Вопрос 3. Понятие системы документации

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые функции управления:

1) прогнозирование и планирование,

2) организационно-распорядительная деятельность,

3) мотивация персонала,

4) учет и отчетность,

5) финансирование.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функцио­нальных систем документации выделяют также отраслевые систе­мы, которые используются при документировании соответству­ющих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (обще­му и специальному), нотариальные, судебные и др. Организацион­но-распорядительная документация тесно связана как с отрасле­выми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, плани­рования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией обще­ственной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упоря­дочения потоков информации, установления необходимого и до­статочного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная об­работка не позволяла вовремя и качественно переработать расту­щие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автома­тизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для об­работки которой они предназначены.

 

 

Тема 1.3. Способы и правила создания и оформления документов

 

План лекции:

Способы создания документов

Понятие и особенности электронного документа

Особенности деловой речи

Логическое построение документов

Самостоятельная работа студентов:

Электронная подпись и печать