При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.
Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Особенности языка служебных документов:
1. Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
2. Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
|
|
3. Убедительность служебных документов достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
4. Нейтральность тона документов предусматривает: изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации.
5. Устойчивые словосочетания (использование стандартных оборотов) — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.
Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность: авторам — оперативно составлять документы; адресатам — облегчить восприятие документов; создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлагается...», «выговор объявляется,..», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п.
|
|
6. Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет; уменьшать объемы документов; ускорять восприятие информации.
Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.) и словосочетания (например, и так далее — и т.д.).
При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:
· понятны адресату;
· одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо
в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).