Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания.
Логические элементы документа:
доказательство и введение.
1) Заключение – деловая часть письма, содержащая формулировку его цели.
Заключение может быть:
1) активное – заключение точно указывает, какое действие должен произвести адресат. Прошу выслать проект договора на поставку обуви в 2008 г.
а. прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: "Прошу", "Приказываю", "Предлагаю", "Объявляю" и т.д.
б. косвенное – в заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: "Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада".
2) пассивное – цель пассивного заключения - уведомить адресат о каком-либо факте, обстоятельстве и т.д. Полученные от Вас товары по счету № 9874 от 20.01.2008 г. соответствуют предъявляемым требованиям ГОСТа.
|
|
В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.
2) Доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: "В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию".
В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: "Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию".
В доказательстве могут быть изложены обстоятельства и доводы, показывающие необходимость выполнения требования заключения, например: "Обнаруженная недостача в магазине № 3, по заявлению заведующего, произошла в результате пересортицы. По нашему мнению, не исключена возможность злоупотреблений. Необходимо срочно выяснить действительные причины недостачи. Предлагаю произвести документальную ревизию в магазине ".
Факты, доводы, соображения, приведенные в доказательствах, излагаются в самых различных вариантах в зависимости от обстоятельства дела. При этом не следует прибегать к многословным доводам и рассуждениям, несоизмеримым с заключением.
3) Введение. Во введении указывают причины составления документа, иногда кратко излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов. В отдельных случаях во введении указывают зависимость между данным письмом и посланным ранее, например:
|
|
" В дополнение к приказу директора фирмы № 145 от 14.02.2008";
"На Ваш М 01-4/130 от 15.02.2008".
Тема 2.1. Организационно-распорядительная и справочно-информационная документация
План лекции:
Система организационной документации
Система распорядительной документации
Система информационно-справочной документации
Самостоятельная работа студентов:
Стадии подготовки организационно-распорядительных документов
Служебная переписка на предприятии (служебное письмо)