В систему организационно-распорядительной документации (ОРД) входят следующие группы и виды документов:
1. организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, памятки;
2. распорядительные: постановления, приказы, указания, распоряжения, решения;
3. справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсы, служебные письма.
Организационные документы — это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов. К организационным документам относятся устав, учредительные документы, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка организации.
|
|
Основные виды организационных документов:
1) Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения, не зависимо от формы собственности, действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами, уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, уставы частных компаний — их владельцами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях (см. Приложение 1).
Устав должен содержать следующие реквизиты:
1. наименование организации;
2. место составления или издания документа;
3. гриф утверждения документа (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано);
4. текст устава;
5. подпись лица, утверждающего документ.
В реквизите «Текст устава» необходимо предусмотреть такие разделы, как:
1. общие положения;
2. основные функции;
3. права и обязанности;
4. руководство;
5. взаимоотношения и связи;
6. производственно-хозяйственная деятельность;
7. коммерческая деятельность;
8. имущество и средства;
9. контроль за деятельностью организации;
|
|
10. проверка и ревизия;
11. реорганизация или ликвидация организации.
2) Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
3) Положение — нормативно-правовой акт, регламентирующий порядок образования структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государства (например, Положение о министерствах РФ), одного органа управления (например, Положение об автомобильной инспекции) или структурного подразделения организации. Положение разрабатывается по указанию руководителя организации или по инициативе руководителя структурного подразделения.
Положения бывают индивидуальными (положения обо всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией) и типовыми (положения о цехах основного производства, структурных подразделениях организации).
Проект положения составляется исполнителем по указанию руководителя организации. Затем проект согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, прилагаемом ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение подписывается руководителем структурного подразделения, деятельность которого регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение, и разработчиком.
Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. В этом случае Положение об организации обычно является приложением к распорядительному документу.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
1. наименование организации,
2. наименование структурного подразделения,
3. наименование вида документа,
4. дата,
5. гриф утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Организация работы.
Если в структуру организации входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, которым определяются его правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.
Положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка — это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.
4) Штатное расписание — это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
1. наименование организации,
2. наименование вида документа,
3. дата,
4. место издания,
5. гриф утверждения,
6. текст,
7. визы,
8. подпись.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Все изменения в штатное расписание вносятся приказом. Структура и штатная численность организацииопределяются в соответствии с ее уставом и закрепляются специальным документом, в котором перечисляются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.
|
|
5) Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
· организация работы предприятия;
· взаимные обязанности работников и администрации;
· предоставление отпусков;
· командирование сотрудников;
· внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.
6) Инструкция — это правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан.
Инструкция — действующий длительное время документ, определяющий организацию, порядок и правила выполнения работ, а также права, обязанности и ответственность отдельных работников в определенной сфере деятельности.
Инструкция обычно является довольно сложным документом, состоящим из десятков заключений. Иногда и инструкцию вводятся и доказательства, чтобы данные заключения выполнялись сознательно.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Типовыеинструкции действуют продолжительное время и являются нормативным документом в практической работе. К ним можно отнести инструкцию по делопроизводству, которая является руководящим документом для организации делопроизводства в учреждениях; должностную инструкцию, в которой определены общие положения, основные обязанности, права и ответственность должностных лиц в рамках их должностных полномочий. Индивидуальныедолжностные инструкции разрабатывают на основе типовых инструкций на отдельную категорию работников.
|
|
Некоторые виды инструкций носят распорядительный характер.
Изложение положений инструкции должно быть кратким, точным и понятым для работников.
Если позволяет содержание, лучше излагать текст инструкции от второго лица.
Инструкция должна содержать следующие реквизиты:
1. наименование организации,
2. наименование вида документа,
3. дата,
4. место издания,
5. заголовок к тексту,
6. гриф утверждения,
7. текст,
8. подпись.
Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная Инструкция инспектору по контролю...»).
На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:
Должностная инструкция содержит следующие разделы;
1. Общее положение.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе 1 устанавливаются область и задачи деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе также перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться данный специалист в своей деятельности.
В разделе 2перечисляются основные направления деятельности специалиста, в частности предмет ведения или участок его работы, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.
В разделе 3определяется специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи информации, особенности использования определенных форм и методов работы, особенности соблюдения сроков выполнения определенных действий, порядок исполнения поручений и этические нормы деятельности, в рамках корпоративной культуры данной организации.
В разделе 4 определяютсяправа, необходимые специалисту для выполнения порученных ему функций и возложенных на него обязанностей.
В разделе5 указываются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущении в работе.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей данного специалиста, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции в течение трех лет после их замены новыми.