Вопрос 3. Претензионно-исковая документация

Претензионные письма — это письма, в которых изложе­ны обоснованные и подтвержденные документами требования о возмещении убытков, связанных с нарушениями основных усло­вий поставки.

Претензионные (рекламационные) письма служат средством решения споров на добровольных началах, поэтому являются обя­зательным звеном в предъявлении иска через народный суд или Госарбитраж.

Претензии по количеству и качеству товаров покупатель (получатель) должен предъявить отправителю (поставщику) не позднее чем через 10 дней после составления акта.

Поставщик товара обязан в 10-дневный срок после поступле­ния претензии тщательно ее проверить и сообщить получателю (покупателю) о согласии удовлетворить претензию или об отказе с указанием мотивов.

Претензии к органам транспорта о возмещении за утрату, не­достачу или повреждение (порчу) груза предъявляют и течение шести месяцев. Указанный срок исчисляется по претензии за порчу или частичную утрату груза со дня его выдачи, а по претен­зиям за полную утрату груза — по истечении 30 суток со дня окон­чания срока доставки.

Днем предъявления претензии считается день сдачи ее на поч­ту, определяемый по почтовому штемпелю, или день вручения заявления поставщику, устанавливаемый по дате расписки.

Претензия, как правило, составляется в трех экземплярах, один из которых направляют поставщику, второй остается в делах заявителя, а третий приобщают к исковому заявлению при передаче дела в суд. Претензии к транспортным организациям рас­сматриваются органами Государственного арбитража.

Реквизиты содержания в зависимости от предмета письма мо­гут видоизменяться. Претензионное письмо должно быть состав­лено так, чтобы из него было видно, какое допущено нарушение, кто и когда это нарушение допустил, в чем заключается сущность предъявляемого требования, сроки и порядок выполнения. Реквизиты содержания этого письма:

-наименование недополученных ценностей в количественном и суммарном выражении;

-наименование полученного груза и его документация (номер и дата счета — платежного требования);

-способ, условия и документация транспортировки с указанием станции (порта) отправления и станции (порта) назначения;

-где, когда и при каких обстоятельствах обнаружена недостача ценностей, кем и как она оформлена;

-предполагаемые причины недостачи;

-сущность требования, порядок и сроки его выполнения;

-перечень приложений, подтверждающих требования заявите­ля претензии (копия транспортной накладной, акт, удостове­ряющий недостачу, расчет суммы недостачи).

Претензия подписывается руководителем предприятия, глав­ным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию предусматривает следующие варианты: о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

-об удовлетворении претензии полностью или частичное ука­занием даты и номера платежного поручения при оплате;

-об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представ­лены необходимые документы, оформленные в виде приложения.

Подписывается ответ на претензию руководителем предпри­ятия и заверяется печатью.

Исковое заявление — это документ, в котором излагается обоснованная просьба в народный суд или арбитраж о решении спорного дела, которое не могло быть разрешено на доброволь­ных началах.

Иск предъявляется в тех случаях, когда попытка заинтересо­ванной стороны решить спор на добровольных началах была без­успешной, т.е. когда на претензию заинтересованной стороны контрагент ответил отказом или совсем не ответил.

Реквизиты исковых заявлений:

-наименование отравителя с датой составления и номером до­кумента (штамп). В этом реквизите нужны только дата состав­ления и номер документа, так как наименование отправителя указывается особо;

-наименование органа суда или Госарбитража, куда направля­ется исковое заявление. Этот реквизит пишется в полстроки справа в винительном падеже;

-точное наименование истца (организации предъявляющей иск) и его адрес — пишутся в именительном падеже в пол­строки справа ниже первого реквизита через один лишний интервал;

-точное наименование ответчика (организации, привлекаемой к ответу) и его адрес — пишутся в именительном падеже в полстроки справа ниже второго реквизита;

-сумма иска — пишется слева;

-заголовок;

-текст, в котором точно и ясно излагаются сущность спора, меры, предпринятые истцом для решения спора на доброволь­ных началах, и их результаты, сущность требований истца, предъявляемых к ответчику, аргументация и доказательства справедливости требований. При решении спора в Госарбит­раже можно ссылаться только на документальные доказатель­ства, при решении спора в суде — на документальные доказа­тельства и на показания свидетелей;

-приложения — перечисляются все документы, обосновыва­ющие требования истца (договоры, акты, свои и ответные письма, расчеты и т.д.);

-подписи — руководителя учреждения и главного (старшего) бухгалтера или юрисконсульта. Исковое заявление заверяется печатью.

Кассационная жалоба (обжалование решения суда по исковому заявлению)

На решение народного суда стороны (истец или ответ­чик) имеют право принести кассационную жалобу в вышесто­ящий суд (областной).

Жалоба подается в 10-дневный срок со дня вынесения судом решения по делу через суд, вынесший это решение.

Реквизиты кассационной жалобы:

-наименование суда, куда подается жалоба;

-наименование суда, вынесшего решение;

-время вынесения решения с указанием дела;

-наименование (заголовок) документа;

-краткое содержание обжалуемого решения;

-указание жалобщика, на то, в чем, по его мнению, заключается неправильность решения;

-просьба жалобщика о полной или частичной отмене решения и передаче дела на новое рассмотрение или о прекращении производства по делу и т.д.;

-дополнительно прилагаемые документы;

-дата составления жалобы;

- подписи жалобщика или его представителя.

 

 

Тема 3.1. Порядок систематизации и хранения документов

План занятия:

1. Организация документооборота:

1.1. Понятие и принципы организации документооборота

1.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

1.3. Прохождение исходящих и внутренних документов

2. Формирование и хранение дел:

2.1. Составление номенклатуры дел

2.2. Формирование и оформление дел

2.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение

Самостоятельная работа студентов:

1. Порядок ведения электронного архива электронных документов

Вопрос 1. Организация документооборота

Вопрос 1.1. Понятие и принципы организации документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота:

1. прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

2. каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

· входящие (поступающие) документы;

· исходящие (отправляемые) документы;

· внутренние документы.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

 

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нуж­на для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.

Основ­ные формы организации работы с документами:

1. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с не­большим документооборотом;

2. При децентрализованной форме ра­боты с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения;

3. Смешанная форма работы с докумен­тами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а ос­тальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хра­нение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

 

Вопрос 1.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

· документы вышестоящих организаций, органов власти;

· документы подведомственных организаций, присыла­ющих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

· документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

· жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

· прием входящих документов;

· первоначальная (экспедиционная) обработка;

· предварительное рассмотрение и распределение;

· регистрация;

· рассмотрение документов руководством;

· исполнение резолюций;

· отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметку при поступлении документа (реквизит 29) проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

 

 

Вопрос 1.3. Прохождение исходящих и внутренних документов.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Обработка исходящих документов состоит из следующих опе­раций:

· составление проекта исходящего документа;

· визирование проекта документа;

· проверка правильности оформления проекта документа;

· подписание документа руководителем;

· регистрация документа (журнал, РК, персональный компью­тер);

· проставление номера на документе;

· проверка правильности адресации;

· отправка документа адресату;

· подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

 

 

Вопрос 2.Формирование и хранение дел

Вопрос 2.1. Составление номенклатуры дел

 

Специальным классификационным справочником, определя­ющим порядок распределения документов в дела, служит номен­клатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится вГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98). Иначе го­воря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз­воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, орга­низации, предприятии, фирме и охватывать все документы, со­здаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел быва­ют трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учрежде­ниях, не имеющих структурного деления, и в структурных под­разделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреж­дении номенклатуры дел структурных подразделений объединя­ются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет струк­турную схему построения, в которой названиями частей (класса­ми) являются наименования структурных подразделений.

Каждая организация обязана иметь смою конкретную (индиви­дуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следу­ющего года ее можно было бы ввести в действие.

Основные правила работы ведомственных архивов указы­вают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории ор­ганизаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекоменда­тельный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных ор­ганизаций.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одо­бряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государст­венный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хра­нение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК выше­стоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с кото­рым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, чет­вертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для за­ведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотрен­ными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью мож­но быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

 

 

Вопрос 2.2. Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

· оперативность поиска документов;

· надежность документационного обслуживания управления;

· сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение и раскладка исполненных документов в дела;

2. расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

3. оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.

 

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.
Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

 

 

Вопрос 2.3. Подготовка и передача документов на архивное хранение

 

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

· экспертизу ценности документов;

· оформление документов, сдаваемых в архив;

· составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение сохранности дел;

· передачу дел в архив.

Экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурною, прак­тического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хране­ния.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько эта­пов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

· первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хра­нения создаваемых документов;

· второй этап — проведение экспертизы ценности самих доку­ментов через два года, когда документы вышли из оператив­ной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

· третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государст­венный архив.

 

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством ЭК, действующей постоянно.

В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

В зависимости от значимости документов устанавливаются постоянные или временные сроки их хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончании дела.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

1. постоянного хранения;

2. временного хранения (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов и дел оформляется актом.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Все дела, отобранные на архивное хранение, оформляются следующим образом:

· документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

· нумеруют листы дела в правом верхнем углу;

· в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

· на наиболее важные документы составляют внутренние описи дел и подшивают их в начале дела;

· переплетают дело;

· на обложке дела дополнительно указывают количество листов, срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.