Етапи підготовки і проведення ділової бесіди

Виділимо 3 етапи підготовки і проведення даного виду мовного спілкування

 

Докомунікативний	Комунікативний	Посткомунікативний
1.Планування, оцінка співрозмовників і обстановки	1.Установлення контакту	Аналіз і письмовий запис основних положень бесіди
2.Збір матеріалу	2.Виклад і обґрунтування позиції
3.Аналіз і редагування матеріалу, підготовка тез	3.З'ясування позиції співрозмовника
	4.Спільний аналіз проблеми
	5.Прийняття рішень

 

Підготовка до проведення бесіди починається з попередніх заходів. Необхідний чіткий план - програма дії. Варто визначити тему і мету обговорення, оцінити майбутніх учасників спілкування й обстановку. Треба розробити стратегію досягнення цілей і тактику ведення бесіди.

Збір матеріалу - трудомістка справа, але це найважливіша стадія роботи при підготовці майбутнього контакту. Доцільно відразу ж доповнити зібрані матеріали власними примітками, потім систематизувати інформацію і написати тези.

Розглянемо структуру комунікативного етапу. На початку бесіди треба установити контакт зі співрозмовником, створити робочу атмосферу, привернути увагу й інтерес партнера. При перших словах зустрічі бажано посміхатися, сказати кілька приємних слів особистого характеру, чи пожартувавши використовувати порівняння для короткого викладу ситуації. Правильний початок бесіди припускає вказівку на її цілі, задачі, оголошення послідовності розгляду питань.

Інформацію, з якою ви хочете познайомити співрозмовників, треба представити коротко, точно і ясно, із указівкою на її джерела і підкресленням їхньої надійності.

Наприкінці бесіди необхідно зробити висновки з основних положень, сформулювати чітко і лаконічно основні ідеї. Досвідчені ділові люди радять залишати в запасі один сильний аргумент на той випадок, якщо співрозмовник у момент прийняття рішень почне вагатися.

Після закінчення зустрічі роблять письмовий запис, що фіксує мету, задачі, позиції сторін, досягнуті домовленості, питання. Указують також дату і місце проведення, тривалість, прізвища, імена і по батькові, посади присутніх.

Доцільно проаналізувати бесіду, використовуючи наступну схему:

1.Яка тема і мета бесіди?

2.Чи удалося на початку розрядити атмосферу, установити психологічний контакт?

3.Наскільки доказово викладені позиції? Які аргументи, методи переконання використовуються?

4.Питання яких типів пролунали?

5.Як велася суперечка з помилкових суджень?

6.У якій формі виражається відмова?

7.Чи відмовляються співрозмовники від своїх суджень, якщо аргументація опонента виявляється більш переконливою?

8.Хто робить узагальнюючий висновок?

9.Які рішення прийняті?

10.Чи можна назвати мову учасників спілкування правильною і гарною?

11.Які засоби мовної адресації, «формули» вітання і прощання ужиті?

12.Чи дотримані просторові норми ділового спілкування?

13.Чи установлений візуальний контакт?

14.Які жести використовуються?

15.До якого типу відносяться співрозмовники (за класифікацією П. Міцича)?

ПИТАННЯ

1.Перелічите основні задачі ділової бесіди.

2.Якими способами можна додати бесіді довірчу тональність?

 

ЗАВДАННЯ

1.Розіграйте ситуацію. Ви - менеджер відділу поширення навчальної літератури. Переконайте двох співрозмовників стати вашими дилерами, з огляду на те, що один з них - «чомучка», а інший - «боягуз». Ваша задача - підтримати «мовчазного». Спробуйте під час відповіді на питання «балакучого» дивитися то на нього, то на іншого, неактивного співрозмовника.

Не забувайте про правило: якщо слухаючів більше, ніж 2, не слід реагувати на мовлення, спрямоване не до вас.

 

ПЕРЕГОВОРИ