Информационная технология обработки данных

ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач (по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки). Эта технология применяется на операционном уровне персоналом невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.

На операционном уровне решаются задачи: обработка данных об операциях, производимых фирмой; создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме; получение отчётов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

К рутинным операциям можно отнести проверку на соответствие нормативу уровня запасов товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного количества товара и сроков поставки. Или операцию поддержки товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчёта может послужить ежедневный отчёт о поступлениях и выдача наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств. Пример запроса - запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Особенности, связанные с обработкой данных, отличающие данную технологию от всех прочих:

· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ;

· решение только хорошо структруированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

· акцент на хронологию событий;

· требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Рис.2.4. Основные компоненты ИТ обработки данных

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

• классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей. Например, при расчёте зарплаты каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т.п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

• сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• вычисление, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
• укрепление или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.