Способы изложения материала в документе

Тема 3. Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. Автобиография.

План

1. Определение понятия «текст», структура текста.

2. Способы изложения материала в тесте документа.

Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.

Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.

В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.

При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».

Рассмотрим детально структуру каждой части документа.

Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.

В основной части (доказательстве) составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.

В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.

Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.

… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).

Цель пассивного окончания – проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).

…Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).

Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.

Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).

Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.

Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.

Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.

Примером может служить текст заявления.

Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.

Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.

Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.

Существуют следующие требования к тексту документа:

1. Он должен быть достоверным и объективным.

2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.

3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.

4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».

5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.

6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.

Способы изложения материала в документе

По способам изложения информации, содержащейся в документах, принято выделять: описание, повествование, рассуждение.

Рассмотрим каждый из этих способов изложения информации отдельно.

В повествовании речь идет о событиях, явлениях, фактах реальной действительности в их хронологической последовательности. Повествование как тип текста широко используется в таких служебных документах, как автобиография, отчет, протокол, информационное сообщение, инструкция. В повествовании важно выделить главные события, наиболее существенные факты. При этом следует заметить, что продолжительность событий во времени и степень важности их не всегда напрямую связаны между собой. Например, выступление на собрании может быть многословным, но не содержательным и наоборот лаконичным и емким по содержанию.

Как известно, последовательность изложения в повествовании подчиняется зачастую хронологическому принципу. Нарушение этого принципа приводит к таким ошибкам, как: "Я, Коваленко Петр Иванович, родился 20 августа 1972 года в с. Бобрава Белгородской области. Не женат. Имею родителей: Коваленко Ивана Александровича и Коваленко Марию Петровну. В 1979 году пошел в первый класс средней школы....

Для повествования как способа изложения информации характерна широкая применяемость глаголов совершенного вида прошедшего времени, числительных.

Описание характеризует явление (предмет, лицо, событие) путем передачи его признаков, особенностей, свойств. Конечно, описание включает общую характеристику явления, которая конкретизируется элементами описания. Описание как способ изложения информации употребляется в отчетах, актах, приказах, постановлениях, аттестационных характеристиках. Следует помнить, что в тексте-описании элементы описания должны раскрывать действительно важные признаки предмета. Поэтому элементы описания необходимо располагать в такой последовательности, которая указывала бы на степень важности перечисляемых признаков. Например, в аттестационной характеристике следует сначала перечислить особенности профессиональной деятельности человека, его отношение к служебным обязанностям. А такие признаки, как личные способности, увлечения, необходимо рассматривать в последнюю очередь или оставить без внимания. Расположение сведений в порядке их важности даст возможность сформировать общее впечатление об объекте или субъекте описания. В тексте-описании чаще всего употребляются прилагательные, наречия (например, Коваленко И. П. - чуткий товарищ, к выполнению служебных обязанностей относится ответственно).

В тексте- рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и выводов раскрывает внутреннюю связь явлений и доказывает определенное положение. В рассуждении приводятся факты и обоснования. Рассуждение как способ изложения материала используется в письмах, записках. Для этого способа характерно употребление причинно-следственных предложений, вводных слов. Конечно, большинство документов имеет смешанный способ изложения, где все способы сочетаются, взаимодействуют, дополняя друг друга

Автобиография

Автобиография – это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме. Этот документ может быть написан от руки.