Методика организации анимационных программ

Планирование анимационной программы

 

Анимационная программа – это объединенный общим замыслом комплекс взаимоувязанных по срокам, ресурсам и результатам действий мероприятий (развлекательных, познавательных, спортивно-оздоро-вительных и т. д.), направленный на достижение определенных цели и задач. Ее качество напрямую зависит от степени владения аниматорами методикой анимационного сервиса, представляющей собой некий алгоритм по использованию совокупности организационных методов, способов, приемов и действий, преобразующих замысел программы в конкретный проект с последующей его реализацией. Как правило, он включает в себя следующие этапы по организации анимационной программы: планирование, подготовку, проведение и оценку.

Первый из них – планирование – определяет цель программы, конкретные действия и мероприятия по ее достижению, сроки их выполнения, требования к исполнителям, а также ожидаемые результаты. Оно является фундаментом, на котором в дальнейшем выстраивается весь организационный процесс. Поэтому от того, насколько тщательно планирование будет проведено, зависит успех всей программы в целом. В самом общем виде оно подразумевает выполнение следующего алгоритма действий:

1. Формулирование задумки анимационной программы исходя из существующей проблемы (наличия социального, частного или официального заказа на определенные анимационные услуги). В дальнейшем в зависимости от задумки продумывают общий сюжет, схему развития событий, а также конкретные детали, через которые программа будет реализована (место и дата проведения, масштаб, оформление, наличие дресс-кода и т. д.);

2. Оценка задумки анимационной программы.

Это важная процедура проводится с целью определения уникальности замысла, реализуемости и «жизнеспособности», а также предварительной оценки возможных результатов исходя из имеющихся ресурсов. При этом если задумок существует несколько, каждая из них проходит данную процедуру и в итоге из всех вариантов путем сравнения выбирается наиболее оптимальный в зависимости от конкретных заданных условий и возможностей.

3. Формулирование цели и задач анимационной программы.

Цель – это то, чего хочет достичь организатор в результате проведения программы, а задачи – действия, которые необходимо предпринять для ее достижения. Первая отвечает на вопрос «что?», а вторые – на вопрос «как?».

От того, насколько правильно определены цель и задачи во многом зависит качество воплощения задуманной программы, поскольку они служат ориентиром для всех дальнейших действий по ее организации – выбору средств и ресурсов, определению формата и т. д. Поэтому для постановки цели и задач зачастую используют так называемую SMART-технологию, которая позволяет сделать это грамотно и без ошибок.

Данный этап является ключевым моментом в организации анимационной программы, так как при его пропуске в ходе подготовки можно потерять смысл и направление всей работы и целиком погрузиться в творческий процесс, разработку деталей. В то же время наличие четкой цели и задач позволит постоянно соотносить выполняемые действия с ними и не отклоняться от задуманного. Особенно это актуально для организации масштабных анимационных программ, которые предполагают их разделение на конечные и промежуточные посредством построения «дерева целей и задач».

4. Проработка концепции анимационной программы.

Она заключается в описании видения будущей программы, определяет условия ее проведения и визуализацию в символах и образах, способствующих усилению эмоциональной составляющей. Как правило, этот процесс включает в себя:

выбор общей темы программы в зависимости от предпочтений заказчика, повода и других факторов;

определение ее масштаба;

формулирование названия программы, которое зачастую становится брендом ее организатора или места ее проведения. Поэтому стоит хорошо подумать, прежде чем окончательно его утвердить. Особенно это касается масштабных программ, организуемых на регулярной основе (международные фестивали, ежегодные карнавалы, шоу и т. п.);

определение целевой аудитории по различным признакам (географическому, возрастному, социальному, психологическому, профес-сиональному, половому, национальному и т. д.), из которых формируются ее характеристики с целью определения ведущих мотивов потенциальных участников, содержания программы, выбора методов работы, способов подачи материала, видов номеров, от чего категорически нужно отказаться, а что, наоборот, непременно в нее включить. Это достаточно сложный вопрос, требующий максимума внимания, так как зачастую состав аудитории может быть весьма неоднородным. В случае наличия множества различных групп встает перед организаторами задача сделать такую программу, которая произвела бы впечатление на каждую из них;

выбор вида и формата программы в соответствии с ее целью, задачами и целевой аудиторией, что позволит определить, какие формы анимационного сервиса будут более уместны и принесут ожидаемые результаты;

определение дня и времени проведения анимационной программы на основе анализа календарей событий (государственного, регионального, местного) и деятельности конкурентов с целью предотвращения ее наложения на другую программу, а также с учетом пожеланий заказчика и занятости ее предполагаемых участников;

выбор места проведения программы в зависимости от ее цели и задач; соответствия статусу и вкусам участников; местонахождения; вместимости; стоимости аренды; наличия сцены, танцпола, охраны, парковки, гардероба, гримерок, подсобных помещений, мест для курения; эстетического вида; состояния туалетных комнат, вентиляционного, отопительного оборудования и кондиционеров; оснащенности аппара-турой, мебелью, посудой, необходимым инвентарем и др.;

разработка символики, представляющей собой условные знаки или предметы, выражающие ее идею. Она может быть цветовой, графической, музыкальной, словесной, предметной, поведенческой; дает возможность программе выделиться из общей массы, подчеркивает ее уникальность, делает ее узнаваемой и привлекательной для целевой аудитории, идентифицирует ее организаторов на рынке анимационных услуг.

5. Написание сценария анимационной программы.

Если концепция программы отражает ее общую задумку, то сценарий описывает ее ход. Работа над ним проходит в два этапа:

составление сценарного плана;

разработка развернутого сценария.

6. Планирование ресурсного обеспечения анимационной программы.

Ресурсы – это количественная мера, выражающая наличие опреде-ленных возможностей, средств и условий для осуществления какой-либо деятельности и достижения желаемого результата. При организации анимационной программы могут быть использованы различные их виды: время (временные рамки для подготовки, занятость сотрудников и исполнителей);

знания (в сфере сценаристики, режиссуры, анимационного сервиса, маркетинга, рекламы и т. д.);

персонал (его количество, квалификация, творческий и интел-лектуальный потенциал);

опыт (в постановке анимационных программ и работе с клиентами определенных категорий, поставщиками услуг, спонсорами, СМИ и т. п.);

методические разработки и авторские методики;

личные связи (поддержка единомышленников, приобретение различных ресурсов на выгодных условиях);

базы данных (статистические сведения, клиентские базы, аналитические отчеты);

«банки сценариев» (типовых и оригинальных);

«банки идей»;

известность на рынке анимационных услуг (расширенные рекламные возможности, более широкий охват целевых аудиторий);

хорошая репутация (поддержка со стороны организаций, влиятельных людей, органов власти и их содействие в организации и реализации программы);

материально-технические средства (музыкальное, звуковое, проекционное, мультимедийное, светотехническое, сценическое, офисное оборудование; плазменные панели; оборудование для различных спецэффектов; мебель и предметы быта; костюмы; грим; декорации; реквизит; инфраструктура; транспортные средства; расходные материалы; помещения);

специфические ресурсы (запоминающийся легко адрес электронной почты или номер телефона, наличие у сотрудников хобби, полезных для дела и т. п.);

финансы. Использование данного вида ресурсов предполагает определение бюджета анимационной программы, размер которого определяется как сумма затрат по следующим статьям расходов:

аренда площадки;

гонорары артистам и исполнителям;

производство декораций, пошив костюмов, изготовление реквизита;

аренда или покупка необходимого технического оборудования;

рекламная кампания;

зарплата организационно-административной группы;

подарки, призы, сувенирная продукция;

обеспечение безопасности;

транспорт;

изготовление билетов или других пропускных документов (бейджев, браслетов и т. п.);

отчисления в общество по управлению авторскими правами;

кухня и бар;

изготовление и рассылка приглашений;

маркетинговые исследования;

непредвиденные расходы и др.

Ресурсное планирование анимационной программы предполагает:

составление перечня всех необходимых ресурсов с указанием того, каким образом они будут использованы;

определение нужного их объема;

установление сроков ресурсного обеспечения конкретных мероприятий и действий по организации программы;

оценку наличия ресурсов;

составление сметы на приобретение недостающих компонентов;

разработка плана фандрайзинга – целенаправленного поиска средств или ресурсов для реализации анимационной программы.

Логика решения последней задачи может выглядеть следующим образом:

определение, в какой сфере будет реализована анимационная программа;

составление перечня возможных заинтересованных структур и лиц в ее реализации, к кому можно было бы обратиться (органы власти, общественные организации и ассоциации, коммерческие структуры, частные лица, финансовые организации, благотворительные фонды, грантодатели, продюссерские центры, творческие коллективы, профессиональные сообщества, спортивные центры, туристские фирмы, музеи, выставочные центры, ресторанные и гостиничные комплексы, базы отдыха, развлекательные центры и т. д.);

определение, кто из данного списка какие конкретно ресурсы может предоставить и какова их возможная форма участия в организации программы (инвестирование, спонсорство – финансовое или инфор-мационное, бартер и т. п.);

продумывание возможных мотивов участия заинтересованных лиц и структур и разработка вариантов предложений для них (получение прибыли или определенных услуг, размещение рекламы, укрепление имиджа, получение льгот, выход на новую аудиторию и др.);

определение, насколько доступны возможные заинтересованные структуры и лица;

оценка того, как может отразиться сотрудничество с ними на имидже организаторов анимационной программы.

После этого, как правило, следуют:

оформление заявки на предоставление необходимых ресурсов;

разработка в случае необходимости презентации будущей анимационной программы;

продумывание стратегии ведения переговоров;

подготовка документации и материалов, которые могут пона-добиться в ходе переговорного процесса;

выбор благоприятной ситуации для проведения переговоров;

реализация переговорного процесса;

оценка результатов фандрайзинга по итогам переговоров со всеми запланированными заинтересованными лицами;

проведение еще одного или нескольких циклов поиска, если все необходимые ресурсы не найдены.

7. Планирование работы по продвижению анимационной программы.

Оно включает в себя:

выбор каналов продвижения (пресса, радио, телевидение, интернет, почта);

отбор инструментов продвижения (реклама, PR, пресс-конференция, автограф-сессия, конкурс, розыгрыш и т. п.).

При этом необходимо продумать, как будет происходить продвижение на всех этапах организации программы: до ее проведения, во время проведения и после.

8. Документальное оформление анимационной программы в виде проекта.

Проект является документальным способом выражения задумки программы, в котором указывают совокупность мероприятий по достижению запланированной цели в рамках установленных сроков воплощения и с учетом определенных ресурсов. Традиционно он включает в себя разделы:

1) «Обоснование проекта» (актуальность и новизна проекта, какую проблему решает, какового его функциональное назначение и стратегия).

2) «Задание заказчика на оказание услуг по организации программы» (если оно имеется).

Как правило, в нем указывают:

цель программы;

задачи программы;

ее концепцию;

дату и время проведения;

длительность;

количество участников;

требования к месту проведения;

звуко-музыкальному сопровождению;

трансферу;

питанию;

фото-, видеосъемке;

перечню мероприятий;

отчетной документации предъявляемой заказчику;

необходимую полиграфию;

необходимую наградную продукцию;

порядок оплаты;

требования к организатору;

порядок приемки выполненных работ и пр.

Пример его формы – на рис. 1.

 

Задание на оказание услуг по организации анимационной программы ___________________________________________________________ (название программы)
Заказчик ______________________ ______________________ (реквизиты)	Исполнитель ______________________ ______________________ (реквизиты)
Цель программы
Задачи программы
Дата и время проведения
Длительность программы
Количество участников
Раздел 1. Виды услуг (работ)
№ пп.	Наименование вида услуг (работ) и их содержание	Срок выполнения услуг (работ)	Примечания
Раздел 2. Требования, предъявляемые к услугам (работам)
№ пп.	Требования к услугам (работам) по каждой позиции, указанной в разделе 1	Примечания
Раздел 3. Порядок приемки выполненных работ
№ пп.	Требования к порядку приемки и утверждения оказанных услуг (работ)	Примечания
Раздел 4. Требования к отчетной документации, предъявляемой заказчику
№ пп.	Перечень требований к отчетной документации
Раздел 5. Порядок оплаты услуг (работ)
№ пп.	Регламент оплаты услуг (работ)	Примечания
Раздел 6. Прочие условия
№ пп.	Перечень прочих и особых условий
Заказчик ______________ (подпись)	Исполнитель ______________ (подпись)

 

Рис. 1. Примерная форма задания на оказание услуг

по организации анимационной программы

3) «Резюме проекта», где содержатся сведения:

классификация вида проекта (по различным критериям – целям, срокам реализации, масштабу, направлению деятельности, способу финан-сирования и т. д.);

цель проекта;

его задачи;

заказчик проекта с указанием контактных данных;

автор проекта с указанием контактных данных;

общий бюджет проекта.

4) «Описание проекта», где указывают:

название программы. Оно должно быть запоминающимся, выражать ее идею, при необходимости содержать смысловую расшифровку;

классификацию вида программы (по виду используемых технологий, функциональному назначению, финансовым целям, месту проведения, целевой аудитории и др.);

события, к которому она приурочена;

целевую аудиторию программы (ее характеристики и основные сегменты);

общее количество участников;

место проведения (адрес, контактные данные, схема проезда, общее описание, обоснование выбора данного места с указанием его преимуществ и недостатков);

дату проведения;

время проведения;

программу мероприятий (временные рамки, наименование действия, при необходимости – краткое описание);

сценарий программы;

символику (эмблему, девиз, гимн и т. п.);

учредителей программы (если есть) с контактными данными;

организаторов программы с контактными данными;

партнеры программы с контактными данными и видами оказываемой поддержки;

спонсоры программы с контактными данными и видами оказы-ваемого спонсорства;

поставщики услуг с контактными данными и наименованиями видов предоставляемых услуг;

план продвижения программы.

5) «Бюджет проекта», который включает в себя расчет производственных расходов на разработку и организацию программы: материально-комплексных издержек, расходных материалов; заработной платы организаторам (включая отчисления в фонды обязательного страхования (ФОС), оплату работ и услуг, выполняемых сторонними организациями); внепроизводственных, связанных с ее реализацией (реклама, транспортные расходы).

Формы для расчета бюджета программы представлены ниже в табл. 1, 2 и 3 (ПФР – Пенсионный фонд России, ФСС – Фонд социального страхования, ФОМС – Фонд обязательного медицинского страхования).

 

Таблица 1. Форма расчета материально-комплексных издержек,

расходных материалов, работ и услуг,

выполняемых сторонними организациями, внепроизводственных расходов

 

№ пп.	Статьи затрат	Стоимость единицы, руб.	Едини-ца из-мерения	Кол-во единиц	Сумма, руб.	Поставщики услуг

 

Таблица 2. Форма расчета оплаты труда организаторов

анимационной программы

 

№ пп.	Должность работника	Кол-во чел.	Тарифная ставка, руб./ч	Количество рабочих часов	Всего, руб.
Итого:________________
Отчисления в ФОС
№ пп.		Ставка, %	Сумма, руб.
	ПФР
	ФСС
	ФОМС
Итого:________________
Общая сумма:

 

Таблица 3. Форма расчета общей стоимости анимационной программы

 

№ пп.	Статьи расходов	Сумма, руб.
	Производственные расходы:
1.1. Материально-комплексные издержки
1.2. Расходные материалы
1.3. Оплата работ и услуг, выполняемых сторонними организациями
1.4. Оплата труда организаторов программы

 

Продолжение табл. 3

№ пп.	Статьи расходов	Сумма, руб.
	Производственная себестоимость	(сумма п. 1)
	Внепроизводственные расходы
	Полная себестоимость	(п. 2 + п. 3)
	Налог на прибыль (ставка % от п. 4)
	Стоимость анимационной программы	(п. 4 + п. 5)
	НДС (ставка % от п. 6)
	Отпускная цена	(п. 6 + п. 7)
	Непредвиденные расходы
Итого __________________

 

После расчета итоговой стоимости программы обязательно указываются источники и объемы финансирования.

6) «Оценка рисков проекта».

Здесь содержится анализ сильных и слабых сторон проекта, имеющихся угроз и возможностей для их преодоления на основе создания различных прогнозов. Чаще всего при этом используют SWOT-анализ.

7) «План-график мероприятий».

Анимационные мероприятия – это определенные действия, направ-ленные на осуществление цели и задач анимационной программы. Их последовательное изложение в плане определяет логистику всех работ, которая доводится до сведения всех исполнителей через общий план работ, план заключительного этапа и поминутный тайминг (хронометраж) сценария программы.

Его разработка включает в себя:

составление общего списка всех работ;

расстановку работ в логической последовательности;

определение списка контрольных точек и событий;

согласование списка работ с календарем (выходные дни, праздники и т. п.), занятостью организаторов и исполнителей и внесение в него по необходимости корректив;

схематическое изображение хронологической последовательности всех запланированных работ и мероприятий. Чаще всего это делается в форме сетевого плана-графика или диаграммы Ганта;

документальное оформление окончательного плана работ и его утверждение.

Форма плана-графика мероприятий анимационной программы представлена на рис. 2.

 

Утверждаю ______________________ (должность) ______________________ (Ф.И.О.) _________ ____________ (подпись) (дата)
План-график мероприятий по подготовке и проведению анимационной программы _________________________________________________ (название программы)
Дата проведения:
Место проведения:
№ пп.	Виды работ	Сроки выполнения	Ответственные	Примечания

 

Рис. 2. Форма плана-графика мероприятий анимационной программы

 

Тщательная проработка плана-графика мероприятий анимационной программы помогает избегать в ходе реализации проекта различных неприятных организационных неожиданностей и непредвиденных расходов.

8) «Сопутствующая проектная документация».

В данном разделе размещаются все документы, которые необходимы для организации и проведения анимационной программы. Это могут быть:

проекты договоров на оказание услуг;

форма заявки на участие в программе;

методические рекомендации по проведению анимационной программы;

различные положения (например, Положение о фестивале, Положение о конкурсе и т. д.);

бланки оценочных листов жюри (если программа подразумевает его работу);

правила участия в программе и т. п.

Таким образом, планирование анимационной программы является сложной и кропотливой работой, в ходе которой необходимо учесть множество нюансов. Поэтому оно требует к себе самого серьезного отношения, ведь от того, насколько грамотно все будет спланировано, зависит успех всей программы в целом.