Отправка отчета на принтер

1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области переходов.

2. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Печать.

3. В диалоговом окне Печать задайте нужные параметры, в том числе принтер, диапазон печати и количество копий.

4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Отправка отчета в виде сообщения электронной почты

Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

1. В области переходов выберите отчет, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните пункт Электронная почта .

2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите нужный формат.

3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.

4. После запуска программы электронной почты введите необходимые сведения для сообщения и отправьте его.

К началу страницы

Замечания

Если отчет в формате ACCDB, группировка и сортировка в котором производится по полю подстановок, импортировать в файл MDB, а затем открыть его в более ранней версии приложения Access, возможно, возникнет ошибка.

Внутренний способ сортировки и группировки полей подстановки в ACCDB-файлах не совместим с MDB-файлами. При попытке открытия в более ранней версии приложения Access импортированного в MDB-файл (или сохраненного в MDB-файл при помощи команды Сохранить как) отчета в формате ACCDB, группировка и сортировка в котором производится по полю подстановок, отчет не будет загружен.

Чтобы открыть отчет с целью его последующего импорта в MDB-файл и открытия в более ранней версии приложения Access, выполните следующие действия:

1. Создайте копию отчета в ACCDB-файле.

2. Откройте копию отчета в режиме макета.

3. Если область Группировка, сортировка и итоги не отображается:

§ На вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка.

4. Удалите все строки в области Группировка, сортировка и итоги, нажав кнопку Удалить справа от каждой строки.

5. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить.

6. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Закрыть базу данных.

7. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

8. Найдите MDB-файл, в который требуется импортировать отчет, а затем нажмите кнопку Открыть.

9. Импортируйте копию отчета в MDB-файл.

Инструкции

1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду Access.

2. Нажмите кнопку Обзор.

3. Найдите ACCDB-файл, содержащий отчет, и нажмите кнопку Открыть.

4. При этом импорт таблиц не происходит, поэтому результат не зависит от того, выбран ли вариант импорта или ссылки на исходные данные. Чтобы продолжить, нажмите кнопку ОК.

5. В диалоговом окне Импорт объектов выберите вкладку Отчеты.

6. Выберите импортируемый отчет и нажмите кнопку ОК.

7. Если импортирование завершено успешно, в приложении Microsoft Access отображается приглашение сохранить шаги импорта для дальнейшего использования. Чтобы сохранить шаги импорта, установите флажок Сохранить шаги импорта, введите требуемую информацию и нажмите кнопку Сохранить импорт. Если не требуется сохранять шаги, нажмите кнопку Закрыть.

Приложение Access импортирует отчет и отобразит его в области переходов.

Откройте отчет в режиме макета.

Если область списка полей не отображается:

§ На вкладке Форматирование в группе Элементы управления выберите команду Добавить существующие поля.

На панели Доступные поля в связанной таблице найдите таблицу, содержащую поле, которое требуется отобразить в отчете. Это поле будет содержать те же значения, что и поле подстановки в отчете.

Перетащите это поле в отчет.

Теперь оба столбца содержат одинаковые данные.

Щелкните добавленное поле правой кнопкой мыши и выберите требуемый вариант сортировки.

Удалите добавленное и отсортированное поле.

Если область группировки, сортировки и итогов не отображается:

§ На вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка.

Щелкните ссылку Добавить.

Во всплывающем окне Поле/выражение щелкните имя поля подстановки отчета.

Теперь отчет отсортирован и сгруппирован так же, как и в ACCDB-файле. Сохраните и закройте отчет.

 

 

 

2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

3) создать элементы главной кнопочной формы;

4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

 

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,

в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»

и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

 

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».

 

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы»,

 

в котором выполняем следующее:

вводим текст: Формы для ввода данных;

выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

 

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».

 

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) "Выход из БД".

 

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

 

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма.