Обновление оглавления. Для обновления оглавления после изменения документа необходимо

Для обновления оглавления после изменения документа необходимо:

· Установить ТК в любое место оглавления (оглавление является полем WORD, поэтому размещение ТК внутри оглавления соответствует выбору поля);

· Нажать клавишу F9 или выбрать пункт Обновить поле в КМ;

· В диалоговом окне Обновление оглавления выбрать вариант Обновить целиком.

Для удаления оглавления его нужно выделить и нажать клавишу DEL.

Разные колонтитулы в документе.

При вставке колонтитула в один раздел тот же колонтитул автоматически добавляется во все разделы документа – это происходит потому, что по умолчанию между колонтитулами соседних разделов установлена связь. Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, необходимо:

1. Разорвать связь между колонтитулами соседних разделов:

a) Установить ТК в раздел, для которого нужно создать уникальный колонтитул;

b) Вид – Колонтитулы – отжать кнопку Как в предыдущем (при этом исчезнет надпись «как в предыдущем», которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула).

2. Изменить существующий или создать новый колонтитул для текущего раздела.

Чтобы восстановить связь между колонтитулами соседних разделов, необходимо нажать кнопку Как в предыдущем. После подтверждения удаления колонтитула собственный колонтитул текущего раздела будет заменен колонтитулом предыдущего. Надпись «Как в предыдущем» вновь появится на правой верхней границе области колонтитула.

Для включения названия главы в колонтитул необходимо:

· сделать каждую главу отдельным разделом;

· перейти в режим создания колонтитулов, для каждого раздела разрывать связь с колонтитулом предыдущего раздела, Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка;

· в списке Тип ссылки выбрать Заголовок, Вставить ссылку на – Текст заголовка;

· из списка Для какого заголовка выбрать нужный заголовок - Вставить- Закрыть.

 

Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Формы

Форма – это особый вид документа WORD, в котором пользователю разрешено вводить информацию лишь в определенные области, называемые полями формы. В основном формы предназначены для «электронного» заполнения (с клавиатуры компьютера), хотя в принципе могут использоваться и для документов, предполагающих «ручное» заполнение. Формы могут дополняться контекстно-зависимой справкой и графическими элементами.

Создание формы

1. Набрать и оформить неизменяемую часть будущей формы.

2. Вставить поля формы. Поля формы могут быть трех типов: текстовое, флажок (для установки и снятия) и список (для выбора одного из нескольких вариантов). Для вставки поля нужно:

a) вывести на экран ПИ Формы;

b) поместить ТК в нужное место и нажать на ПИ Формы на кнопку вставки требуемого поля – поле появляется в документе в виде затененного прямоугольника;

c) выделить поле и выбрать на ПИ кнопку Параметры поля. Настроить параметры:

· Для текстового поля указать вид (обычный текст, число, дата, текущая дата, текущее время, вычисления), выбрать вариант форматирования, ввести при необходимости значение по умолчанию и максимальную длину. При выборе варианта Вычисления в поле Выражение записывается формула, начинающаяся со знака «=». В формуле можно использовать числа, адреса ячеек таблицы, закладки и др.

· Для списка варианты значений вводятся в поле Элемент списка с последующим Щ по кнопке Добавить. Для изменения порядка следования значений можно воспользоваться кнопкой Порядок.

· Для флажка можно изменить размер, если вариант АВТО не устраивает. Поле флажок представляет собой маленький квадрат, который пуст, если флажок сброшен, и заполнен крестиком в противном случае. Для электронной формы флажок по умолчанию можно поставить во включенное состояние. Для печатных форм флажок по умолчанию должен быть сброшен.

· Для задания контекстно-зависимой справки используется кнопка Текст справки. Справка может быть двух видов: пояснительный текст в строке состояния и/или текст, появляющийся при нажатии клавиши F1.

3. Защитить форму с помощью кнопки Защита формы. Проверить правильность работы формы. При необходимости внесения изменений защиту снять, воспользоваться кнопкой Очистить поля, внести изменения, вновь защитить. Во избежание несанкционированного изменения формы можно защитить ее с помощью пароля.

Форма является основой для создания будущих документов, т.е является разновидностью шаблона документа. Файлы шаблонов в WORD имеют расширение.dot. Для сохранения созданной формы как шаблона необходимо выполнить Файл – Сохранить как – Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.