Общие требования к номенклатуре

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

6.2.Виды номенклатур.

Различают типовые, примерные и кон­кретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, од­нородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и яв­ляется нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полно­стью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются на­звания тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенкла­туре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или пример­ной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

 

Список использованной литературы

Основная литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., 2001

2. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций – М.: ИНФРА-М, 2001

3. Кузнецова М.В. Делопроизводство. – М., 2000

4. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие/ 5. Кузнецов И.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Дашков и К, 2014.— 460 c.

5. Медведева О.В. Основы документационного обеспечения управления. 2 -е изд.: учебное пособие/ Медведева О.В.— Электрон. текстовые данные.— Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012.— 175 c.

6. Приходько А.Н. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие/ Приходько А.Н.— Электрон. текстовые данные.— СПб.:Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет, ЭБС АСВ,2013.— 270 c

7. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству / Рогожин М.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: Юстицинформ, 2011.— 256 c.

Программное обеспечение и информационно-справочные системы:

1. Гарант

2. Консультант плюс

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

 

Приложение 2

 

Приложение 3

Приложение 4

 

Приложение 5

 

 

Приложение 6

 

 

Приложение 7