Понятие номенклатуры дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. В целях правильного формирования и учета дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения срока их хранения. Она используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения в центральном архиве организации, используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Таким образом, номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

· номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

· каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, содержащихся в нем. С помощью номенклатуры дел намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

· номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного хранения;

· номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел выполняет следующие задачи:

· закрепление индексов дел;

· систематизация дел;

· установление сроков хранения дел;

· учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура – обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур. В негосударственных организациях также небесполезно её использование.