Тема 2.1. Номенклатура дел организации

Раздел 2. Хранение документов

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура предназначена:

1. для группировки исполненных документов в дела;

2. учета и обеспечения сохранности дел;

3. оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры дел подразделяются:

1. на типовые;

2. примерные;

3. конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий), например типовая номенклатура дел школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура дел научно-исследовательских институтов Минатома России. Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.

Разделами номенклатурыявляются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ('дирекция", "отдел документационного обеспечения управления"). Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат - 1, бухгалтерия - 2 и т. д.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1 -соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

название вида документов (приказы, договоры, протоколы);

краткое содержание ("Переписка с ОАО "Эра" по строительству автостоянки");.

дата (период), к которому относятся документы дела ("Приказы по основной деятельности за 2004 г.").

В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например "Документы (акты, договоры, переписка) об аренде технических средств за 2004 г.".

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствую) статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе "Примечание" проставляются отметки о заведении (не заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год.(например, "Переходящее дело с 2003 г."), изъятых или утерянных делах и т. п.

В графе "Примечание" при большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия.

Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке ' шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и. вводится в действие с 1 января нового года.