Заповнення та ведення особової картки типової форми П-2

Особова картка заповнюється на підставі опитування працівника та відомостей, які містяться у відповідних документах (паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.) по розділах у такій послідовності (додаток 1).

Документи, за якими здійснюється облік персоналу, визначено нормативно-правовими актами, зокрема Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (далі — Перелік). Відповідно до Переліку обов’язковими обліковими документами є, зокрема, особові картки типової форми П-2, затвердженої наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. № 277, і типової форми П-2 ДС, затвердженої наказом Мінстату України від 26 грудня 1995 р. № 343 (для державних службовців), та особова справа.

Облікові документи заповнюються так:

• особова картка за типовою формою П-2 — на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від строку та виду трудового договору (крім працівників, котрі підпадають під дію Закону України «Про державну службу» від 16 грудня 1993 р. № 3723-XII);
• особова картка за типовою формою П-2 ДС — на працівників органів, установ, організацій, на яких поширюється Закон України «Про державну службу»;
• особова справа — на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних осіб підприємств, установ, організацій.

Зауважимо, що оформлення особових справ державних службовців має свої особливості і здійснюється відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731.

Оформлення і ведення особової картки по формі № П-2

Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі № П-2.

Особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності.

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу — по прізвищах працівників за алфавітом.

На сумісників, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров'я. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12 і 13 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можливими змінами.

Заповнення та ведення особової картки типової форми П-2

Особова картка заповнюється на підставі опитування працівника та відомостей, які містяться у відповідних документах (паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.)