Функції керівника діловодної служби

Функції діловодної служби

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу і Типової інструкції та затверджується керівником установи. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

1. розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

2. організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

3. організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

4. організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

5. уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

6. здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення строк проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

7. приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

8. забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;

9. удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і персональних комп’ютерів;

10. здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;

11. організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;

12. впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

13. завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією по роботі з документами.

Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації (установи). Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в організації, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

1) з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в слу­жбових цілях

2) з юридичною службою - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;

3) із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб, зайнятих роботою з документами;

4) із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи, і зокрема працівників діловодної служби, засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування працівників діловодної служби.

Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

а) контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

б) доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

в) вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;

г) вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

д) підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

ж) бере участь у засіданнях колегії, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.

Керівник діловодної служби має право:

1. залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

2. вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

3. повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

1) забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в організації;

2)виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

3) дотримання трудової і виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.