Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування

Організація роботи з документами у районній державній адміністрації здійснюється відповідно до інструкції з діловодства, що затверджується головою райдержадміністрації згідно з Типовою інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків), керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів.

Організацію та методичне керівництво роботою по контролю виконання, перевірці його стану у відділах та управліннях здійснює заступник голови райдержадміністрації з організаційних питань та загальний відділ.

Виконавцями є посадові особи відповідних відділів, управлінь райдержадміністрації та підприємств, установ і організацій району.

Оперативний контроль за строками виконання документів здійснює загальний відділ. Контролю підлягають документи, в яких поставлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення. Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України, розпоряджень голови міської держадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.

Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови райдержадміністрації, у разі необхідності, розробляється план контролю, у якому визначаються проміжні контрольні терміни стану виконання завдань і управління, відділи та інші структурні підрозділи райдержадміністрації, які відповідають за організацію і контроль за виконанням окремих завдань, та структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за їх виконанням у цілому. План контролю затверджує заступник голови райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).

Контроль за ходом виконання актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови міської та районної державних адміністрацій здійснюється шляхом:

= аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;

= систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

= періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;

= розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови райдержадміністрації або його заступників (відповідно до розподілу обов’язків) з виконання встановлених завдань.

Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, надаються голові районної державної адміністрації або його заступнику (відповідно до розподілу обов’язків) не пізніше ніж у десятиденний строк, визначений актом законодавства, дорученням Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженням голови райдержадміністрації або планом контролю.

За матеріалами, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова райдержадміністрації або його заступник (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдання.

Інформацію (звіт) про стан виконання законів України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня підписує голова райдержадміністрації.

На виконання контрольних документів вищестоящих органів можуть видаватися розпорядження голови райдержадміністрації.

Відповідають за виконання розпоряджень особи, які названі у документі та у резолюціях керівників першими або визначені відповідальними.

Усі розпорядження голови адміністрації протягом одного дня реєструються і передаються на розгляд керівнику управління, відділу, іншої служби адміністрації, а в разі їх відсутності - заступнику, які в резолюціях визначають конкретні доручення відповідним працівникам для організації виконання, вказують строки, ставлять свій підпис і дату.

Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою контрольних папок, контрольних карток, комп’ютера.

Відповідальний за контроль працівник, розпорядження чи інший контрольний документ передає виконавцю під розписку. В реєстраційній картці він занотовує резолюцію, зазначає, кому і коли передано документ. Відповідальний за контроль працівник стежить за своєчасним його виконанням документа.

На виконання розпоряджень голови райдержадміністрації, де передбачено здійснення заходів, що стосуються роботи управління, відділу чи іншої організації, у разі потреби, видаються накази начальниками відділів, управлінь та інших структурних підрозділів адміністрації не пізніше як через 10 робочих днів після одержання.

На кожне розпорядження голови райдержадміністрації, що підлягає контролю на місцях, відповідальний за контроль працівник заповнює контрольну картку із зазначенням, хто, коли і яке доручення повинен виконати, стежить за виконанням і вимагає від безпосередніх виконавців інформацію та доповідає керівництву про стан виконання.

У разі неможливості одержання даних з органів статистики інформація з місць не запитується.

Інформація про виконання розпорядження голови райдержадміністрації підписується керівником відділу, управління іншої служби, а в разі їх відсутності - заступниками, і надсилається в адміністрацію у визначені строки. В інформації коротко і конкретно викладається, які здійснено заходи, які їх наслідки, наявні недоліки і яка робота планується на майбутнє.

Облік і контроль за дотриманням порядку розгляду службової кореспонденції здійснює загальний відділ. Безпосередній контроль за виконанням доручень забезпечують начальники відділів та управлінь адміністрації.

Строки розгляду службових документів, що надійшли до райдержадміністрації, не повинні перевищувати 30 днів (за винятком тих, де встановлено конкретний термін) від дня їх реєстрації в загальному відділі. У разі необхідності продовжити строк виконання окремого доручення начальник відділу чи управління готує доповідну записку на ім’я голови райдержадміністрації або його заступників про продовження строку виконання документа не пізніше як за дві доби до закінчення строку. В інших випадках документ вважається не виконаним в строк.

Документи вищестоящих органів підлягають виконанню протягом 30 робочих днів, якщо в документах не встановлено інший строк (термін) виконання.

Доручення вищестоящих органів (Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України) виконуються не пізніше ніж за 10 робочих днів з часу їх надходження до установи, якщо в дорученні не визначено інший строк виконання.

Депутатські запити розглядаються не пізніше як у 15-денний строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення депутатів усіх рівнів влади розглядаються протягом 10 днів з дня їх одержання.

Телеграми, телетайпограми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом одного- двох робочих днів, якщо в них не визначено інший термін виконання, решта - протягом 10 днів.

Індивідуальні строки виконання найбільш важливих документів встановлює голова адміністрації. ці строки затверджуються підписом керівника.

Виконані документи формуються у справи, затверджені номенклатурою.

До проведення перевірок, виконання окремих завдань можуть залучатися працівники відділів та управлінь за поданням заступника голови райдержадміністрації з організаційних питань, після по­годження з заступниками голови адміністрації за напрямками.

Виконані документи знімаються з контролю головою райдержадміністрації, заступниками голови на підставі доповідних записок начальників відділів, управлінь та пропозиціями загального відділу.

Документи вищестоящих органів знімаються з контролю головою адміністрації після попереднього розгляду їх заступником голови з організаційних питань за поданням доповідних записок начальників відділів та управлінь.

Щомісячно та щоквартально загальний відділ готує та подає голові райдержадміністрації аналітичну довідку про стан виконавської дисципліни.

Контроль в райдержадміністрації здійснюється за допомогою автоматизованої системи контролю на базі електронно-обчислювальних машин.

Організація діловодства. Діловодство в районній державній адміністрації ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює загальний відділ.

Відповідальність за стан ведення діловодства і зберігання документів в управліннях, відділах та інших службах адміністрації покладається на їхніх керівників.

Уся службова кореспонденція, що надходить до райдержадміністрації, приймається й опрацьовується загальним відділом, вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і в той же день передається на розгляд керівникам райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків. Термінові документи реєструються і передаються на розгляд негайно.

Передача документів, зареєстрованих у загальному відділі, відображає у журналах реєстрації видачі службової кореспонденції за встановленою формою.

На дорученнях голови райдержадміністрації, що містять контрольні строки та потребують відповіді заявникам, працівники загального відділу вимічають час взяття їх на контроль.

Резолюції на документах повинні точно визначити характер доручень, строки виконання і відповідальних виконавців. Обов’язковими є особистий підпис керівника і зазначення дати.

Резолюції на документах пишуться українською мовою.

Якщо питання, порушені у службовій кореспонденції, виходять за межі компетенції одного керівника, такий документ направляється особі, яка в резолюції визначена як відповідальна. Якщо відповідальний виконавець не вказується, ним вважається службова особа, прізвище якої стоїть в резолюції першим.

Після розгляду документів заступником голови райдержадміністрації працівники загального відділу знімають з них необхідну кількість копій (по числу виконавців) і передають у відділи та управління виконавцям.

Оригінали доручень з відповідними документами зберігаються в загальному відділі. Якщо службовий документ не підлягає розмноженню, то ознайомлюють з ним осіб, яких він стосується, працівники загального відділу.

Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцям здійснює загальний відділ, як правило, з 9.00 до 13.00 та з 17.00 до 18.00 щоденно.

За вимогою відповідального виконавця співвиконавці надають усі необхідні матеріали не пізніше як за п’ять днів до закінчення строку виконання документа. Співвиконавці рівною мірою несуть відповідальність за своєчасну та якісну підготовку проектів документів.

Зберігання документів у працівників відділів та управлінь адміністрації довше встановленого строку забороняється.

Усі резолюції та службові відмітки на службовому документі, що пов’язані з його проходженням та виконанням, повинні датуватися і підписуватися.

На кожний документ, що надійшов до райдержадміністрації, у загальному відділі заповнюється картка встановленого зразка, де відмічається проходження і розгляд документа за допомогою персональної ЕОМ.

Після розгляду службових документів головою райдержадміністрації, заступником голови вони надсилаються виконавцям, у відповідності до резолюції, через загальний відділ.

Ініціативні плани керівників відділів, управлінь райдержадміністрації на ім’я голови обов’язково візуються відповідним заступником голови згідно з розподілом обов’язків. Проекти листів подаються на підпис голові, завізовані відповідними заступниками голови чи керівниками відділів та управлінь райдержадміністрації, із зазначенням на зворотному боці останньої сторінки прізвища та ініціалів виконавця і його службового телефону.

Всю вихідну службову кореспонденцію реєструє та відправляє загальний відділ, який перевіряє правильність її оформлення. Копії листів формуються у справи згідно з їх номенклатурою та зберігаються в загальному відділі для передачі в архів.

Направлення документів голові Київської міської державної адміністрації, керівникам інших організацій державної виконавчої та законодавчої влади, здійснюється тільки за підписом голови райдержадміністрації, заступникам голови та начальникам відділів та управлінь міської державної адміністрації - за підписом голови або заступників голови райдержадміністрації.

Ведення журналу реєстрації вхідних телефонограм, що надходять на ім’я голови адміністрації, його заступників, покладається на відповідних спеціалістів райдержадміністрації. На них також покладається ведення журналу реєстрації вихідних телефонограм. Тексти вихідних телефонограм в обов’язковому порядку затверджуються заступниками голови райдержадміністрації за напрямком роботи.

Формування справ та підготовка їх до передачі в архів.

Облік і формування справ у діловодстві райдержадміністрації здійснюється за номенклатурою справ, що складається щорічно загальним відділом разом із керівниками структурних підрозділів адміністрації та за участю працівника Державного архіву.

Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується з начальником загального відділу та працівником архіву і підписується керівником структурного підрозділу.

Зведену номенклатуру справ райдержадміністрації підписує начальник загального відділу та затверджує голова райдержадміністрації.

Усі виконані документи райдержадміністрації, після їх оформлення в установленому порядку, формуються у відповідності із затвердженою номенклатурою справ. Справи формуються з оригіналів (за їх відсутності - із засвідчених в установленому порядку копій) лише виконаних документів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.

Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані у справи, підшиваються у твердій палітурці.

На всі документи постійного і тривалого зберігання, після закінчення їх діловодства, керівники структурних підрозділів райдержадміністрації складаються описи.

Оригінали розпоряджень голови райдержадміністрації зберігаються в загальному відділі. Виносити оригінали із загального відділу забороняється.

Закінчені діловодством справи оформляються згідно з описом та за актом передаються до Державного архіву міста.