Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії (служби діловодства) є звіти, які вона подає керівництву організації про потік документів. Звіти умовно можна поділити на дві групи: оперативні та аналітичні.

Оперативні звіти. Основне їх призначення - одержати об’єктивну інформацію про рух документів, їх обсяг і проблеми, які виникли під час їх виконання в оперативному управлінні процесом. Призначення даного виду звітів - одержання інформації для оперативного управління організацією. Звіти готуються щодня або що тижня. Основний їх зміст - список робіт, які необхідно завершити найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці й керівництво організації.

Звіти бувають зведеними та індивідуальними. І ндивідуальні звіти являють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї або іншої посадової особи.

Зведений звіт - це список робіт, які перебувають у стадії завершення в заданий період часу (можливо, розподілений на окремі частини за різноманітними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва організації або канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надсилають безпосередньо виконавцям або контролюючим особам.

Оперативний звіт може мати поділ на підпункти, в основу яких закладається фактор часу, тобто період, в який відбудеться завершення робіт. Дані про такі підпункти подаються в заголовку звіту. Типовими прикладами таких підпунктів можуть бути:

= документи, робота над якими завершується, по відповідальних виконавцях;

= зведені звіти по підрозділах організації;

= зведений звіт по контрагентах.

Аналітичні звіти слугують для аналізу загальної картини документообігу в організації. Типові періоди підготовки звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік. Аналітичні звіти містять інформацію про виконану роботу. Хоча відомі стандартні звіти, але кожна організація може складати їх за власною формою.

Ці звіти служать для планування роботи організації в майбутньому, для аналізу номенклатури справ організації, списку її контрагентів тощо. Аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації.

Звіти повинні відображати роботу організації за значний проміжок часу, зокрема:

= за місяць (із зазначенням конкретного місяця року);

= за квартал (з посиланням на конкретний квартал);

= за рік (без зазначення року - поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання й розповсюджують у межах організації. У зв’язку з цим до них ставляться достатньо високі вимоги щодо якості оформлення. Вони повинні мати логотипи організації, герби й іншу графічну символіку. Зразками таких звітів можуть бути: виконані документи по виконавцях, по контрагентах, по номенклатурі справ.