Організація та облік грошових коштів в касі підприємства

Тема 10. Облік грошових коштів

 

Мета вивчення теми:

розуміти економічну суть та значення грошей;

вивчити порядок ведення касових операцій у національній валюті в України;

вміти проводити контроль за дотриманням порядку ведення операцій з готівкою

знати, форми безготівкових розрахунків;

вміти формувати бухгалтерські проведення за господарськими операціями руху коштів в касі підприємства та на рахунках в банку.

План вивчення теми:

Поняття грошових коштів та методи регулювання готівкового обігу в Україні. Бухгалтерський облік грошових коштів в касі підприємства. Форми безготівкових розрахунків. Бухгалтерський облік коштів на рахунках в банках.

Рекомендовані джерела:

основні - 2, 11, 13, 16, 43.

додаткові - 4, 5, 6, 10, 12, 17, 25, 26, 27, 34, 35, 38, 40, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 57, 77, 92, 100, 102, 113, 120, 121, 132.

Зміст теми

Організація та облік грошових коштів в касі підприємства

Для ведення господарської діяльності кожне підприємство повинно мати в необхідних розмірах грошові кошти. Вони необхідні для придбання запасів, необоротних активів, для оплати праці, для проведення розрахунків тощо.

Грошові кошти суб’єктів господарювання можуть знаходитися в касі підприємства у готівковій формі або зберігатися на рахунках в банку у безготівковій формі.

Готівкові кошти - грошові знаки національної валюти України – банкноти і монети, у тому числі обігові, пам’ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.

Готівкова виручка – сума фактично одержаних готівкових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження;

Готівкові розрахунки – платежі готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна;

Каса - приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів;

Ведення касових операцій покладається на касира який відповідно до законодавства України несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей відповідно до укладеного договору. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. Підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Основним документом, яким керуються при оформленні і здійсненні касових операцій у національній валюті України, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637 (надалі за текстом Положення).

Дія цього Положення поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від форми власності і видів діяльності, від того, чи юридична особа є резидентом (українське підприємство), чи не є резидентом України (іноземна фірма), а також на їх відокремлені підрозділи, що не мають статусу юридичної особи (філії, представництва, відділення тощо). Не поширюється дія цього Положення на таких юридичних осіб:

1) розміщені на території України іноземні дипломатичні, консульські та інші офіційні представництва, міжнародні організації та їх філії, що користуються імунітетом і дипломатичними привілеями;

2) представництва інших іноземних організацій і філії, які не здійснюють підприємницької діяльності.

Цим самим Положення керуються і фізичні особи - суб'єкти підприємницької діяльності у разі здійснення ними касових операції.

Касові операції - операції підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами, що пов’язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку.

Положення не встановлює жодних обмежень для готівкових розрахунків між юридичними особами, а також між юридичними і фізичними особами щодо видів розрахунків. Однак встановлено обмеження суми. Сума платежу готівкою одного підприємства (підприємця) іншому підприємству (підприємцю) не повинна перевищувати 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежена.

Платежі підприємства (підприємця) іншому підприємству (підприємцю) понад встановлену граничну суму (10 тис. грн.) проводяться виключно в безготівковій формі. У разі проведення підприємствами (підприємцями) готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад встановлену граничну суму (10 тис. грн.) кошти у розмірі перевищення вказаної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника готівки одноразово (у той день, коли була проведена така операція), з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси. У разі перевищення розрахункового залишку готівки в касі із затвердженим лімітом каси, то на суму перевищення нараховуються штрафні санкції передбачені Указом Президента України від 12.06.1995 року №436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки"

Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства (або уповноваженою ним особою). Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складається окремий розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства. Для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюється і доводиться до їх відома відповідними внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства – юридичної особи.

Підприємства, що розпочинають свою діяльність, на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності.

Ліміт каси підприємства встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси, за рішенням керівника.

Підприємства, у яких відповідний середньоденний показник, обчислений на підставі касових оборотів, дорівнює нулю або не більше десяти неоподаткованих мінімумів (170 грн.) доходів громадян, можуть встановлювати ліміт каси в розмірі, що перевищує обчислений середньоденний показник, але не більше десяти неоподаткованих мінімумів (170 грн.) доходів громадян.

Касові операції оформляються документами, форми яких затверджені Положенням, і повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підлеглості і форми власності, а саме: прибутковими касовими ордерами, видатковими касовими ордерами, видатковими відомостями, розрахунковими документами, документами за операціями із застосуванням платіжних карток, іншими касовими документами, які згідно із законодавством України підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) готівкових коштів.

Приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Підтвердженням про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами особі, що платила кошти видається засвідчена відбитком печатки цього підприємства квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера) за підписами головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником.

Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями з оформленням видаткового касового ордеру на загальну суму виплачену за відомістю. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.

Приймання готівки в касу та видача готівки з каси оформляються відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з відображенням касиром такої касової операції в касовій книзі.

Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи підприємств, які проводять операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх видатковими касовими ордерами і відомостями, ведуть касову книгу.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юридичної особи).

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – "Вкладні аркуші касової книги", залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – "Звіт касира", є документом, за яким касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери. Виправлення в касовій книзі, як правило, не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів можуть вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі.

Записи в касовій книзі здійснюються на підставі відповідної інформації з касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року – їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у "Вкладному аркуші касової книги".

"Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється відбитком печатки підприємства (юридичної особи).

За порушення юридичними особами всіх форм власності, фізичними особами - громадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, які є суб’єктами підприємницької діяльності, а також постійними представництвами нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, норм з регулювання обігу готівки у національній валюті, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу:

ü за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день;

ü за не оприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) оприбуткування у касах готівки – у п’ятикратному розмірі не оприбуткованої суми;

ü за витрачання готівки з виручки та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банків) на виплати, що пов’язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової заборгованості - в розмірі здійснених виплат;

ü за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у розмірі 25 відсотків виданих під звіт сум;

ü за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, - у розмірі сплачених коштів;

ü за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням – у розмірі витраченої готівки.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства призначений рахунок 30 "Каса".

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса в національній валюті"

302 "Каса в іноземній валюті"

На підприємствах, де працюють операційні каси (роздрібні точки продажу товарів чи надання послуг) відкриваються субрахунки 303 "Операційна каса в національній валюті" та 304 "Операційна каса в іноземній валюті" за наявності ліцензії НБУ на проведення готівкових операцій в іноземній валюті.

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства.

 

Таблиця 10.1