Печатные средства внутрикорпоративных коммуникаций

Для повышения их эффективности рекомендуется ряд правил.

· Информация для персонала, в принципе знакомого с компанией, должна иметь актуально-новостной ха­рактер. Поэтому печатные материалы должны выхо­дить регулярно.

· Для уменьшения стоимости публикации некоторые из них могут содержать рекламу. Поэтому форма подачи материала должна удовлетворять интересам рекламо­дателя.

· Подбор информации должен учитывать возможность попадания ее к конкурентам.

· Все желающие должны иметь возможность задать воп­росы редакции. Внутренние публикации обеспечива­ют отличный механизм для обратной связи, поскольку сотрудники при непосредственной встрече с руково­дителем не всегда решаются на обсуждение конфликт­ных вопросов.

Рассмотрим некоторые особенности основных средств печатной внутрифирменной коммуникации.

1. Многотиражка. Некоторые крупные предприятия еще выпускают такие газеты, в которых рассказывается о корпоративной жизни. Будет ошибкой относиться к та­кой прессе как к «совковому» пережитку. В мно­готиражках наибольшим спросом пользуются актуальные новости, касающиеся экономического положения, перс­пектив. Здесь должны поощряться выступления работни­ков всех рангов и из всех подразделений с обсуждением горячих проблем. А с точки зрения нематериального сти­мулирования труда, например, номер газеты со своей фо­тографией — это одна из самых ценных наград для лиде­ров производства.

2. Информационный бюллетень — наиболее часто ис­пользуемая форма внутренней периодической публикации.

3. Стенгазета. Чтобы газета стала действенным кана­лом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудни­ков выражали в ней свое отношение к волнующим их вопросам: новостям, проблемам, событиям, мероприяти­ям корпоративной культуры низовых, первичных подраз­делений организации.

4. Ежегодный отчет является эффективным ПР-инструментом. В результате оглашения конкретных цифр и фактов сотрудники получают полное представление о го­довых итогах развития и перспективах роста компании.

Такой отчет может содержать:

o письмо руководителя, в котором выражается благо­дарность сотрудникам и описывается работа компа­нии, ее основные достижения в течение года;

o отчет об использовании фондов. Этот документ часто оформляется в виде графиков и диаграмм, характе­ризующих использование организацией поступивших средств;

o анализ финансового положения предприятия, данный, как правило, в диаграммах, в динамике отражающих активы и пассивы компании, доли ее акционеров;

o характеристика основных средств компании, данная в простой, графической форме: что представляет собой предприятие, где и в каком виде находятся его основ­ные средства;

o отчет об участии компании в социальных программах;

o характеристика расходов на аппарат. Заметим, что в большинстве случаев основной статьей расходов компании является именно содержание аппарата. Освещение расходов на зарплату и прочие издержки, связанные с содержанием сотрудников и управлен­ческого аппарата, является важной частью подобного отчета;

o вопросы управления. В этой части, как правило, диску­тируются наиболее важные действия менеджмента, по­ложительный и отрицательный опыт в этой области;

o информация о контингенте сотрудников. Это — клю­чевая тема, которая призвана проходить красной нитью через весь отчет, подчеркивая важность тех людей, которые работают в организации: интервью с сотрудниками, их комментарии по поводу условий и результатов работы в компании, фотографии сотруд­ников на рабочих местах и т.д.

К сожалению, для подавляющего большинства рос­сийских компаний проблемой в подобных публикаци­ях, как правило, является несоответствие представляе­мых в них данных реальной ситуации, особенно в части, описывающей финансовые активы и результаты органи­зации.

5. Доски объявлений. Для повышения их привлека­тельности используются графика, фотографии, элементы декора, цветное оформление и т.д. Крайне важно регу­лярное своевременное обновление информации назна­ченным ПР-менеджером.

6. Агитационные плакаты обычно размещают на сте­нах или колоннах внутри рабочих помещений. Они напо­минают обычно о:

- корпоративной миссии;

- славных традициях;

- поставленных перед подразделением целях;

- трудовой дисциплине;

- охране труда;

- производительности труда и пр.

7. Брошюры, руководства, справочники можно разде­лить на три вида:

1. литература общего плана, типа проспектов, предна­значенная для новых сотрудников, студентов-практи­ков или визитеров. Они содержат правила организа­ции, отмечают преимущества, которые может полу­чить новый сотрудник (клиент, партнер) организации, если будет с ней сотрудничать и придерживаться этих правил. Такая литература необходима новичку для адаптации, она дает возможность проникнуться идея­ми организации, ознакомиться с ее культурой;

2. справочная литература. Здесь могут рассматриваться, например, виды и способы страхования, пенсионные и медицинские программы, распределение прибыли, формы и методы поддержания безопасности, инфор­мация о стажировках и обучении, различные органи­зационные вопросы.

3. справочники предназна­чены для обеспечения сотрудников специфичной ин­формацией по тому или иному важному вопросу; институциональная литература служит для понимания философии организации. Она описывает ее ценности, принципы функционирования (управления), а также касается качества работы, конкурентоспособности, социальной ответственности, роли организации в об­ществе. Здесь могут описываться празднования юби­леев, вручение наград, рассказываться об истории, успехах, деятельности основателей и «героев» органи­зации.

8. Письма призваны как бы имитировать прямое, личностное общение ведущих руководителей с целевы­ми аудиториями в разговорной, персональной манере общения.

Среди преимуществ использования писем — экономия средств, прямой и индивидуализированный гуманистиче­ский подход, скорость и убедительность воздействия. Письма направляются от официальных лиц компании, со­трудниками и их семьями лидерам общественных органи­заций, законодателям, поставщикам, журналистам и т.д.

9. Поздравления. За рубежом и во многих крупных российских банках и компаниях важная информация о со­трудниках, клиентах и партнерах компании вводится в базу данных. В соответствии с ней специальные программы ав­томатически отслеживают направление поздравлений по поводу дней рождения, праздничных дат и юбилеев.

10. Памятки и репринты отвечают на вопросы по пово­ду выступлений руководителей, а также на слушаниях, обсуждениях, пресс-конференциях. Распечатка выступ­лений и их опубликование иногда является средством защиты организации от недобросовестных журнали­стов, использующих отдельные реплики из выступле­ний руководителей компании в средствах массовой ин­формации.

Основной целью использования этого метода комму­никации является необходимость проинформировать и успокоить людей, озабоченных теми или иными пробле­мами, связанными с организацией. Такие материалы рассылаются сотрудникам, официальным правительствен­ным лицам, финансовым аналитикам, руководителям групп, средствам массовой информации, лидерам обще­ственных организаций и т.д.

 

8.

Особенностью этого рынка является то, что свободное предпринимательство и демократизация политической жизни находятся только в стадии развития. Поэтому еще не все российские руководители, деловые люди, адми­нистраторы, политические и общественные деятели мо­гут оценить все преимущества связей с общественностью. Следствием этого является не слишком высокая востре­бованность ПР-услуг.

В результате не многие представители консалтинговой инфраструктуры рискуют позиционировать себя как уз­коспециализированные фирмы исключительно по связям с общественностью. Чаще ПР-услуги рекламируются агент­ствами полного цикла как сопутствующие наряду с таки­ми, как маркетинг и реклама.

Если кратко описывать данный рынок, высшее место в иерархии отечественных рекламных и ПР-агентств зани­мают так называемые «сетевые» агентства. Они являются российскими подразделениями крупнейших мировых рек­ламных сетей и обеспечивают рекламную поддержку таких же крупнейших мировых производителей товаров и услуг.

Однако все более серьезную конкуренцию составляют крупные российские агентства (по происхождению и капита­лу), коммуникационные группы. Они представляют собой холдинги, в состав которых входят рекламные, ПР-агентства, дизайн-студии, полиграфические компании и т.д.

Эти две группы агентств обеспечивают весь техноло­гический рекламный процесс: от разработки креатива (творческих концепций) до размещения рекламных и ПР-материалов. Они занимают доминирующие позиции на рынке, диктуют свои правила «игры» и являются ос­новными подрядчиками как крупнейших рекламодателей российского рынка, так и государственных (правитель­ственных) учреждений.

Многочисленные средниерекламные агентства работа­ют преимущественно по заказам среднего и малого биз­неса, а также муниципальных и региональных органов власти. Они охватывают 10—15% российских рекламода­телей. Для этих агентств характерно наличие одного - двух крупных (по меркам данных агентств) клиентов, от кото­рых напрямую зависит жизнедеятельность самого агент­ства, а также некоего числа мелких и эпизодических заказчиков. Такие агентства отличаются высокой клиенто-ориентированностью, достаточным профессионализмом и способны при удачном стечении обстоятельств перейти во вторую группу данной типологии.

Широко представленная в начале 1990-х гг. категория мелких агентств в настоящее время явно сокращается. При­чина — отсутствие собственных специалистов, технологи­ческой базы и меньшие скидки, которые они могут полу­чить от СМИ. Такие агентства занимаются скорее посред­ническими услугами и поиском неопытных заказчиков.

Специализированные агентства спе­циализируются:

1) на выполнении определенных функций (например, творческих или по закупке площади и времени в СМИ);

2) на анализе определенных аудиторий (например, национальных меньшинствах или молодежи);

3) на изучении определенных отраслей (например, здравоохранение, компьютеры, сельское хозяйство или бизнес-коммуникация);

4) в разных областях связей с общественностью:

• корпоративная культура;

• фирменный стиль;

• печатная продукция;

• телевидение;

• радио;

• пресса;

• выставки, семинары, пресс-конференции, презента­ции и шоу-мероприятия.

К сожалению, в рейтингах ПР-агентств наблюдаются такие разбросы, что доверять им не приходится.