Назначение и область применения табличных процессоров

Практически в любой области деятельности человека возникает задача осуществления табличных расчетов, когда данные и расчетные формулы представляются в виде таблиц. При этом часть данных или все могут периодически меняться, следовательно, необходим пересчет по формулам. Если данных, заносимых в таблицу немного и их изменения нечасты, то этот расчет несложно осуществить вручную, используя, например, калькулятор. Если же данных много или они меняются часто, то эта работа становится трудоемкой. Именно для автоматизации такого рода работ были разработаны программы, получившие название электронная таблица или табличный процессор.

Электронная таблица – это программа, позволяющая автоматизировать табличные расчеты.

Иметь дело с обширными таблицами исходных и производных данных, приходится во многих областях жизни. В частности это относится ко всем видам учетной и финансовой деятельности фирмы.

Электронные таблицы используются экономистами, бухгалтерами,банкирами,финансовыми менеджерами для ведения плановой, отчетной документации, проектно-сметных работ.

Первые электронные таблицы появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов появилась программа SUPER CALC. Считается, что именно электронные таблицы произвели переворот в обработке больших массивов информации.

Структура электронной таблицы EXCEL

Файл (документ) представляет собой файловую книгу, которая состоит из одной или многих рабочих листов. Листы одной книги связаны тематически. Каждый рабочий лист имеет название (которое можно менять).

Рабочий лист – это таблица. Таблица состоит из столбцов и строк.

Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С … далее используется двухбуквенное обозначение АА, АВ … Максимальное число столбцов в таблице 256.

Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк – 65536.

Пересечение строки и столбца образует ячейку. Адрес ячейки состоит из буквы столбца и номера строки. Н-р: А1, В3.

Одна из ячеек на рабочем меню всегда является текущей. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, и ее адрес приведен в строке формул.

Диапазон или блок – это прямоугольная область таблицы. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес блока состоит из адресов левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, н-р АН:В13.

Виды данных

Основные (исходные) данные – это данные, значения которых определяется самостоятельно.

Производные данные – это данные, значения которых определяются по значениям других ячеек.

Виды.

1. Текстовые данные – это строка текста произвольной длины.

2. Числовые данные – это отдельное число. Может быть целым, дробным (используется запятая). Если вместо числа ставятся символы # # #, то это означает, что число сохранено, но ширина ячейки мала для отображения данного числа.

3. Формула – это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ - / * % ^). Формула должна начинаться до знака «=». В ячейке вместо формулы отображается результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу надо сделать ячейку текущей и посмотреть в строку формул, н-р, D1 =C1-B1

Excel определяет, является ли введенные данные текстом, числом или формулой по первому символу. Если первый символ – буква или знак «’» (апостроф), то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=», то Excel считает, что вводится число или формула.