А) встановлення бажаного результату (стандарту)

Види контролю

Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської операції, можна виділити попередній, направляючий, фільтруючий та заключний контроль.

 

 

t0-t1 – попередній контроль (до початку господарської операції);

t1-t4 – направляючий контроль (під час виконання операції, безперервний);

t2-t3 – фільтруючий контроль (за певними етапами виконання операції, на ви­значеному етапі);

t4-t5 – заключний контроль (після завершення операції).

Man. 1. Використання загальних видів контролю на різних стадіях здійснення господарської операції

Направляючий та фільтруючий – це дві складові поточного контролю.

За допомогою попереднього контролю визначаються необ­хідність і можливість досягнення бажаної мети шляхом виконання за­планованої операції, а також якісні, кількісні та структурні характери­стики оптимального варіанту операцій, які плануються, через їх моде­лювання у часі та просторі. Під час попереднього контролю пере­віряється правильність поставлених цілей, достовірність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами та доцільність здійснення самої операції.

Систему процесів управління операцією можна зобразити так:

бажана загальна мета => стратегія досягнення => планування досяг­нення мети => організація досягнення. Завданням попереднього кон­тролю є визначення правильності сформульованої мети, визначення передумов і стратегії. Прикладами попереднього контролю є: розраху­нок потенційної потреби у новій продукції (роботах, послугах), можли­вості забезпечення виробництва капіталовкладеннями, сировиною або іншими ресурсами тощо.

Направляючий (спрямовуючий) контроль застосовується від початку практичного здійснення господарської операції і до моменту досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимірювання, порівняння та оцінка стану та поведінки контрольованого об'єкта, а також розробляються та застосовуються коригуючі дії, що дозволяють у визначений строк і якісно досягти на­мічених результатів. При здійсненні направляючого контролю пере­віряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація та мотивація. Визначальна риса такого кон­тролю – безперервне стеження за станом і поведінкою контрольо­ваного об'єкта.

Фільтруючий контроль також застосовується при перевірці здійснення господарської операції. Якщо хід операції не відповідає встановленим нормам, то виконання операції зупиняють до того часу, поки вона не буде відповідати вимогам.

За допомогою фільтруючого контролю відокремлюють добро­якісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановле­ним вимогам, то його відсилають на виправлення. Якщо виріб відповідає всім технічним характеристикам, то він надходить на діль­ницю складання, де з окремих деталей роблять вузли. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безперервно, на відміну від спрямовуючого. Як практичну ілюстрацію розглянемо процедуру візування наказу в уста­нові. Зміст та форма наказу коригується до того часу, поки він не буде задовольняти вимоги усіх працівників, що мають відношення до його розробки та виконання.

Заключний (остаточний) контроль, чи контроль за результа­тами, проводиться після закінчення операції. Прикладом такого кон­тролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів та рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

Всі чотири види контролю необхідні для того, щоб контролюва­ти роботу підприємства в цілому чи якусь одну важливу операцію. Найбільші можливості для ефективного управління виробництвом маємо при використанні направляючого контролю, оскільки є можли­вість наперед скоригувати ті чи інші дії і тим самим успішніше реа­лізувати визначену мету.

 

Процес контролю

Плани та організаційна структура дають лише певну уяву про те, якою буде організація у майбутньому. На практичну реалізацію планів впливає безліч обставин: зміни у законодавстві та технології, соціальні пріоритети, умо­ви конкуренції та ін. Контроль виступає ефективним механізмом оцінки впливу цих змін, а також попереджує деструктивність бізнесу та кризові ситуації.

Процес контролю – це діяльність об'єднаних у визначену структуру об'єктів контролю (органів контролю, керівників, контро­лерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управління. Найбільш ефек­тивно та продуктивно це досягається через реалізацію визначених зав­дань контролю і застосування відповідних принципів, типів, методів і техніки контролю.

Суть процесу визначають такі характеристики: змістова, ор­ганізаційна і технологічна.

Змістова характеристика дає відповідь на питання: що робиться в межах процесу контролю? Організаційна – ким робиться й у якому порядку це відбувається? Технологічна – як робиться?

Існує два підходи у виділенні стадій процесу контролю.

Перший передбачає три етапи:

1) встановлення стандартів (норм функціонування), тобто кон­кретних цілей, що підлягають виміру та визначенню у часі. Для управління необхідні стандарти у формі показників результативності виробництва для всіх його основних галузей (продуктивність, собівартість, рента­бельність, фондо- та матеріалоємність), що встановлюються при плану­ванні діяльності;

2) оцінка виконання встановлених норм. При цьому досягнуті ре­зультати порівнюються з визначеними стандартами на основі обраного масштабу допустимих відхилень. Система контролю повинна реагувати лише не істотні критичні відхилення від заданих меж функціонування, в іншому випадку вона стає нестабільною та неекономічною;

3) коригування відхилень від встановлених норм і планів.

 

Maл. 2. Принципова схема процесу контролю

Згідно з другим підходом процедура контролю по кожній сис­темній характеристиці передбачає чотири основні стадії:

1) встановлення стандарту або початкової стадії контролю (для кожної характеристики повинні бути встановлені базисні специфікації);

2) власне процедура виміру;

3) контрольні механізми;

4) оцінка ефективності контролю.

У даному випадку запроваджується новий елемент – контроль контролю, тобто оцінка механізму контролю. На мал. 2. в принци­повій схемі процесу контролю виділені чотири основні стадії:

· встановлення норм функціонування;

· збір даних про фактичний результат виконання;

· порівняння та оцінка фактичного й очікуваного результатів виконання;

· вироблення і здійснення коригуючих дій (впливу).

На мал. 2 зображено сфери стадій управління. Встановлен­ня бажаного результату – це сфера попереднього управління. Хід ви­конання господарської операції – сфера оперативного управління. Вимір фактичного результату виконання, порівняння та оцінка фак­тичного і очікуваного виконання, вироблення та здійснення кори­гуючих дій (впливу) – сфера контролю. На мал. 2 подається лише один цикл контролю, але на практиці їх буде стільки, скільки необ­хідно для отримання бажаного результату до встановленого терміну.

Етапи контролю

Процес контролю поділяється на кілька послідовних етапів:

• визначення бажаного результату (стандарту):

• вимірювання фактичного результату виконання;

• оцінка результатів виконання;

• коригуючі дії.

А) встановлення бажаного результату (стандарту)

Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочи­нається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити. бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо,

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись на норми функціонування – критерії, за якими оцінюється дія системи управління або хід виконання вироб­ничого процесу.

Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і де­скриптивна. При числовій формі контрольовані параметри ви­мірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило, подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні – ди­зайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою.

Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивне, описово. Норми час­то встановлюються графічно.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, на­лежать: обгрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Основні види норм і нормативів:

• норми витрат живої праці;

• норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);

• нормативи використання засобів праці (виробничих потужно­стей, машин, обладнання та устаткування);

• норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).

Під нормами розуміють максимально допустиму величину аб­солютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготов­лення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).

Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.

Окремо виділимо такий елемент норм функціонування, як нор­ма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосе­редній підлеглості одного функціонального керівника. Її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.

Параметри контролю – це рівні досягнення норм функ­ціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру.

Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотива­ційною метою, яку виконавець прагне досягти, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Б) вимірювання фактичного результату виконання

Процедура виміру фактичного результату виконання – це засіб отримання необхідної інформації для суб'єкта управління та контро­лю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величи­ни з еталоном.

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізич­ного виміру – штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір ха­рактеризує рівень використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бу­ти показники фондовіддачі, енергоозброєності, рівня продуктивності.

В) оцінка результатів виконання

Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного резуль­татів безпосередньо стосується ходу виконання господарської опера­ції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.

Завдання даної фази процесу контролю:

• визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призна­чається?);

• отримання інформації, що відповідає таким характеристикам –швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, регулярність, корисність та ін.;

• адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, доповідях, довідках).

Г) коригуючі дії

Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За резуль­татами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються ва­ріанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням кори­гуючих дій.

Існує два типи коригуючих дій:

1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників за­твердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі;

2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою.

Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки порівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого відхилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значущості відхилень для діяльності підприємства – най­важливіше завдання для особи, що здійснює контроль.

Обрати відповідну лінію поведінки при застосуванні коригую­чих дій – значить визначити вид коригуючого впливу. Тут можливі такі варіанти:

• ліквідація причин відхилення (наприклад, зміна профілю продукції, що випускається при її моральному застарінні);

• пошуки кращого способу пристосування до зовнішніх умов;

• перегляд планів і стандартів;

• відсутність впливу при нормальному функціонуванні.