Подготовка офиса туристической фирмы

Оформлением офиса туристической фирмы можно начинать одновременно с оформлением лицензии на производство туристической деятельности. В Лицензионных условиях содержатся общие требования служебным помещениям для выполнения деятельности в сфере туризма.

Основные требования к служебным помещениям выглядят следующим образом:

1. При входе в помещение офиса на видном месте размещается информация о режиме работы туристической фирмы.

2. На внешней рекламе должно присутствовать наименование туристической фирмы, согласно учредительным документам. Чтобы разместить внешнюю рекламу, необходимо получить разрешение в архитектурном управлении по месту расположения. Такое разрешение выдается на срок до одного года и каждый год должно продлеваться.

3. В тех случаях, когда офис закрывается на ремонт, санитарную обработку, смену расположения, или приоставление своей деятельности, не позднее, чем за пять дней до этого необходимо вывесить при входе в офис соответствующее объявление, а также в тот же срок известить своих клиентов, с которыми были заключены договора на оказание туристических услуг.

На видном месте в офисе туристической фирмы должны быть размещены следующие документы:

1. Копия свидетельства о регистрации фирмы.

2. Копия лицензии органа лицензирования.

3. Лицензионные условия.

4. Информация об условиях обслуживания и тарифах на услуги, предоставляемые туристам за рубежом, различные информационные, справочные и рекламные материалы.

5. Перечень телефонных номеров туристической фирмы.

6. Сведения о сотрудниках фирмы (фамилия, имя, отчество) руководителя, его заместителя, главного бухгалтера, менеджеров.

7. Книга отзывов и предложений посетителей.

Для вновь созданной туристической фирмы общая площадь офиса должна быть в пределах от 70 до 100 кв.м. При планировке помещений самое большое место следует уделить залу для обслуживания клиентов. В этом зале изначально следует предусмотреть три рабочих места – для секретаря и двух менеджеров, кабинет для директора и главного бухгалтера, комнату для переговоров, служебное помещение, санузел.

Также необходимо оборудовать помещения необходимой оргтехникой, компьютерами, различными рекламными материалами.

Следует также помнить о том, что перед открытием офиса необходимо получить разрешение на открытие в пожарной инспекции, а также разрешение от санэпидемстанции района.

Перед началом работы необходимо иметь заключенные договора с транспортными компаниями, гостиницами или с туроператорами.

После заключения необходимых договоров следует составить программу туристического обслуживания, разработать различные проекты договоров с туристами на предоставление туристических услуг.

После получения лицензии на осуществление хозяйственной деятельности, следует подать пакеты документов в различные консульские учреждения для получения аккредитации туристической фирмы. Перечень необходимых документов и условия их предоставления, в большинстве случаев, определяются консульскими учреждениями.