Структурные уровни и элементы контроля

 

Один из актуальных вопросов теории и практики контроля — его структур­ные уровни или элементы. Рассмотрим их подробнее.

Формально установленные и реально осуществляемые процедуры контроля.

В целях обеспечения эффективности процедур необходимо следующее:

а) на основе детально разработанных должностных инструкций формальное определение и документальное закрепление порядка деятельности (дей­ствий и взаимоотношений) определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций организации;

б) определение круга первичных документов или других носителей информа­ции, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответ­ствующими работниками своих функций и о реализации этапов соответ­ствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов или иных носителей информации от момента их возникновения до архивирования;

в) определение «точек контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых пара­метров объектов контроля; установление «критических» точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

г) выбор типов и методов проведения контроля.

2) Среда (основные условия) управленческого контроля

Среду определяют:

· управленческая философия и стиль работы руководителей организации (отношение управляющих к коммерческим, финансовым и внутрифир­менным рискам; адекватное понимание ими роли внутреннего контроля в управле­нии организацией; конкретные действия в плане организации контрольной системы и ее совершенствования; склонность к авторитарному стилю в управлении и т.д.);

· организационный статус отдела внутреннего аудита (т.е. положение в оргструктуре);

· принятый организацией курс действий (ее ориентиры), цели и стратегии; виды и масштаб деятельности организации;

· со­ответствие оргструктуры размерам и степени сложности организации;

· регламента­ция взаимоотношений между звеньями организации, сотрудниками, наличие кодек­са поведения;

· определение и документальное закрепление процедур контроля;

· опре­деление и документальное закрепление полномочий и ответственности сотрудников;

· методы доведения установленных правил до сотрудников;

· изучение руководителями выявленных в результате контроля отклонений, своевременность принятияре­шений по данным отклонениям;

· налаженность системы коммуникаций и системы информационного обеспечения управления;

· налаженность систем бюджетирования, бизнес-планирования, подготовки финансовой отчетности для внешних и внутрен­них пользователей;

· адекватность системы документации и документооборота организации ее размерам и структуре;

· рациональность кадровой политики, т.е. механиз­мов управления персоналом; конфликтность в коллективах;

· мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный уровень, наклон­ности, личностные качества, этические принципы, а также физические, психичес­кие, половые и возрастные характеристики работников организации;

· соблюдение действующего законодательства и работа с внешними органами контроля;

· неопределенность и риск деятельности, а также иные условия, специфичные для каждой конкретной организации.

Система учета

Учетная система организации - это упорядоченная и подчиненная внутреннему регламенту система процедур определения, сбора, измерения, регистрации и обработки информации об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации, о затратах и результатах хозяйственной деятельности, а также передачи этой информации менеджерам (управленческому персоналу), осуществляющим контроль и принимающим управленческие решения.

Об эффективности учетной системы можно судить по уровню достижения следующих показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации:

1) наличие: отражены действительно существующие операции;

2) полнота: отражены все реальные операции;

3) арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;

4) разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

5) формальная разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

6) временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;

7) представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Кроме того, при формировании системы учета должно быть учтено следующее:

1. Организационная структура учетных подразделений.

2. Обязанности и полномочия работников, осуществляющих ведение учета и подготовку отчетности.

Во избежание искажений учетной информации за человеком, осуществляющим учет операций с определенными активами, не должны быть одновременно закреп­лены функции санкционирования операций с этими активами, обеспечения их со­хранности и осуществление их инвентаризации.

3. Формально установленные процедуры санкционирования хозяйственных операций.

Должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех хозяйствен­ных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это решение либо относительно общего типа хозяй­ственных операций либо относительно какой-либо конкретной операции. Формаль­ное одобрение — это конкретный случай использования общего разрешения, вы­данного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкци­онирования возрастает вероятность как злоупотреблений (растрата или хищение активов), так и ошибок.

4. Организация подготовки, оборота и хранения документов, отражающих хозяйственные операции; порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, подготовки периодической бухгалтерской от­четности.

5. Качественное информационное обеспечение.

О качестве информации, предоставляемой системой управленческого учета,

следует судить по следующим основным критериям:

- необходимость, которая характеризуется содержательностью информации и степенью ее использования в непосредственных целях управления;

- достаточность, которая характеризуется полнотой охвата, количественного и качественного описания явления, факта, а также существенностью информации, зависящей от возможности ее практического применения в процессе обработки и представления для управления;

- истинность — достоверность (доказательность и обоснованность) и надеж­ность (определяется источником получения, качеством технических средств измерения и контроля, технологии получения, обработки и хранения управленческой информации) данных учета;

- своевременность получения информации — управленческая информация

(в том числе об отклонениях) должна быть представлена лицам,

уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то теряется сам смысл информации (могут быть упущены возможности предприятия и т.п.), кроме того, нежелательные последствия различного рода отклонений усугубляются.