Существуют несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и т.д

Административная система документации делится по видам документов на

¨ организационно-распорядительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.

¨ справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты.

¨ по личному составу: приказы по л/с, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Цель классификации.

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Основным признаком классификации является содержание документа.

Содержание документов определяется составом и значением показателей и реквизитов, которые в него входят.

 

2.Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

 

¨ В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами («Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГОСТ 6.30 – 2003.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов, зависят от их вида.

Документ как носитель информации выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранимую и используемую в течение определенного времени.

Общие требования. Форматы бумаги и поля.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД).

Зона документа – то часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Рекомендуемые поля:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.