Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.

Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).

Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные:

¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;

¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Максимальный набор реквизитов для документов управления – 30. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах:

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – отметка для автоматического поиска документа.

30 - идентификатор электронной копии документа

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.

Реквизиты общего бланка документа: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); наименование вышестоящей организации (если она имеется); наименование организации; трафаретные части рек­визитов (дата и номер документа.

(Согласно ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный герб, его описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом.

Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».)

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для любых документов, кроме писем.

Реквизиты бланка письма: герб (для организаций, имеющих на это право); эмблема организации (при наличии герба не проставляется); код организации по ОКПО; наименование вышестоящей организа­ции (если она имеется); наименование организации; справочные дан­ные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера факсов, адрес электронной почты, и т.д.); трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

На бланках письма рекомендуется проставлять ограничитель­ные уголки для следующих реквизитов: адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) со­ставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида доку­мента. Например: «ПРИКАЗ», РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д. При разработке бланков рекомендуется угловой или продольный варианты размещения реквизитов.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем правом углу листа. Продольное рас­положение реквизитов предполагает их размещение в середине в верхней части листа.

Дата документа - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой Документа является дата проставления последней подписи.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2000. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 апреля 2000 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2000.07.05.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (например, распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:

__________ №_________________.