2018-01-21
604
Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях и включает в себя следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- полное оформление дел;
- составление описи дел;
- составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Структурные подразделения передают полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу в архив предприятия по описям.
При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста структурного подразделения и специалиста передавшего (принявшего) дела на хранение в архив.
При реорганизации структурного подразделения правительства области ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив правительства области независимо от сроков хранения документов.
На завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи.
Каждое структурное подразделение составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они были заведены.
Специалистами, ответственными за ведение архива, на основе описей дел структурных подразделений правительства составляется годовой раздел сводной описи дел по установленной форме.
После составления сводных описей дел постоянного хранения за соответствующий период специалистами, ответственными за ведение архива, производится отбор документов к уничтожению и составляется акт о выделении дел к уничтожению.
Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия
