Использование документов архива

В зависимости от целей использования, состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

Все архивы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам - на основе их личных заявлений о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках.

Допускаются, по письменному заявлению, изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Архивная справка - это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с его руководством, а по научно-технической документации — с разработчиками.

В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании личного заявления читателя или письменного ходатайства направивших его организаций, действительного по установленным правилам в течение года. При отсутствии читального зала документы в составе дел (единиц хранения) в случае производственной необходимости могут быть выданы во временное пользование на сроки, установленные правилами (10 дней для работников организации, в состав которой входит архив; 3 месяца для работников других организаций).

На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие были созданы центральные государственные архивы для хранения в послевоенный период?

2. Что включали в себя федеральные государственные архивы к началу 2000 г.?

3. Назовите задачи профессионального Росархива.

4. Кем осуществляется временное хранение документов?

5. Какие дела должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению?

6. Какие особенности нумерации дела в заверительной записи должны отмечаться?

7. Что должно быть указанно на обложке дел?

8. Дайте определение описи дел.

9. Как оборудуются архивы?

10. Как заверяются архивные копии и выписки?

11. Какие правила и типовые сроки установлены для нахождения дел во временном пользовании?