Основні теоретичні Відомості

1. Створення та використання запитів

В СУБД Access залежно від задачі, яка розв’язується, може бути створено кілька видів запитів, кожен з яких має свою піктограму:

Ø запрос на выборку, що забезпечує вибір даних із зв’язаних таблиць і таб-лиць побудованих під час реалізації інших запитів;

Ø запрос на создание таблицы, який ґрунтується на запиті на вибирання і за-безпечує формування та заповнення нової таблиці;

Ø запрос на обновление, що дає змогу вносити зміни в групу записів, які від-бираються за допомогою запиту на вибирання;

Ø запрос на добавление, за допомогою якого записи з таблиці результатів запиту добавляються в таблиці бази даних;

Ø запрос на удаление, що забезпечує виключення записів з однієї або кількох зв’язаних таблиць.

Розглянемо спосіб реалізації запитів, який називається запрос на выборку. Для цього виконаємо таку послідовність дій:

1. В вікні База данных необхідно відкрити вкладку Запросы (натискуванням лівою клавішею). Після цього натискується кнопка Создать, вибирається Простой Запрос і натискується Ок. На екрані з’являється вікно Создание простых запросов.

2. Далі необхідно відкрити список таблиць у вікні Таблицы/Запросы і виділити ту з них, в якій необхідно вибирати відповідні поля. Потім ці поля потрібно перенести в область вибраних. Аналогічні операції виконують і з іншими таблицями. Для прикладу, що розглядається, в область вибраних з таблиці Покупець переноситься Прізвище, Ім’я, з таблиці Товар – Наіменування, з таблиці Замовлення – Замовлена кількість. Потім необхідно натиснути кнопку Далее. В результаті вміст вікна зміниться.

3. З двох перемикачів Подробный та Итоговый включаємо Подробный і натискуємо кнопку Далее.

4. Введемо ім’я запиту Відомості і натиснемо кнопку Готово. В результаті на екрані з’явиться запит з іменем Відомості.

Тепер з отриманої таблиці зробимо конкретний вибір, а саме – запит про вибір покупців, які купили більше ніж одну шоколадку. Для цього закриємо таблицю-запит. З’явиться вікно База данных. В ньому виділимо Видомості і натиснемо кнопку Конструктор. На екрані з’явиться вікно Запрос на выборку.

Вікно запиту на вибирання в режимі Конструктор має дві частини. Верхня містить схему даних запиту, яка включає вибрані таблиці із списками полів. У цій схемі користувачем у разі необхідності можуть встановлюватися нові зв’язки між таблицями. Нижня частина вікна є бланком запиту за зразком. Кожний стовпець бланка стосується одного поля. Поля можуть використову-ватися для включення їх в результат виконання запиту, сортування за цим полем і задання умов відбору. Для заповнення бланка запиту необхідно виконати такі дії:

Ø у рядок Поле включити імена полів, які відсутні, але необхідні для запиту. Це можна здійснити за допомогою “буксування” імені поля з відповідної таблиці верхньої частини вікна за допомогою механізму Drag and Drop. При цьому в рядку Имя таблицы автоматично відображається ім’я таблиці, з якої вибирається необхідні поля;

Ø у рядку Сортировка зазначити порядок сортування відібраних записів у підсумковій таблиці. Результати запитів можуть сортуватися по одному або кількох полях. Порядок сортування визначається порядком проходження полів у бланку запиту. В разі необхідності сортування скасовується встановленням параметра Отсутсвует;

Ø у рядку Вывод на экран указати прапорцем поля, що включаються в підсумкову таблицю. В тому випадку, коли поле не цікавить користувача, прапорець знімається;

Ø у рядку Условие отбора сформувати логічні умови (критерії) відбирання записів, які можуть містити метасимволи (*, #,!,? та ін.), а також логічні функції AND та OR.

У рядку Условие отбора у полі Наіменування введемо “Шоколадка”, а в полі Замовлена кількість >1. Закриємо таблицю і викличемо запит на перегляд з допомогою команди Открыть. В результаті одержимо таблицю Відомості: запрос на выборку, яка містить дані, що відповідають поставленим умовам.

2. Обчислювальні поля

В системі Access є можливість в результуючій таблиці запитів представляти окрім значень полів окремих таблиць бази даних спеціальні поля, в яких подається деякий вираз. Цей вираз будується на основі деяких звичайних полів за допомогою спеціальних функцій та арифметичних операторів. Створення такого виразу здійснюється за допомогою спеціальної програми, що називається Построитель выражений.

Використання цього засобу розглянемо на прикладі. Помітимо у вкладці Запросы створений вже нами запит Відомості і натиснемо кнопку Конструктор. На екрані з’явиться вікно Запрос на выборку. Виберемо в рядку Поле першу зліва пусту клітинку і встановимо в ній курсор. Потім на панелі інструментів на-тиснемо кнопку Построить. На екрані з’явиться діалогове вікно Построитель выражений.

Це вікно складається з чотирьох частин (блоків). Верхню частину вико-ристовують для введення логічного виразу. Тут розташовані також кнопки керу-вання вікном, кнопки із знаками математичних та логічних операцій. Трое ниж-чих блоків (вікон) використовуються для вибору елементів, які в них знаходять-ся. Ліворуч розташовані об’єкти бази даних: таблиці, запити та ін. В середній частині перераховано елементи вибраного об’єкта ліворуч.

Виберіть в лівому нижньому блоці вікна розділ Таблицы і двічі клацніть лівою кнопкою миші по знаку “+” перед розділом. Розкриється ієрархічне дерево таблиць бази даних, з якою ми працюємо. Створимо обчислювальне поле Ціна замовлення, значення якого дорівнюють добутку полів Замовлена кількість таблиці Замовлення і Ціна одиниці таблиці Товар.

Виберемо спочатку таблицю Замовлення, натиснувши її лівою кнопкою миші. В середньому нижньому блоці вікна з’явиться перелік всіх полів вибраної таблиці. Виберемо поле Замовлена кількість і натиснемо на кнопку Вставить. В результаті в верхньому блоці вікна з’явиться запис [Замовлення]![Замовлена кількість]. Натиснувши кнопку “*” додамо до цього запису знак множення. Аналогічно, з таблиці Товар виберемо поле Ціна одиниці і кнопкою Вставить доповнимо запис виразом [Товар]![Ціна одиниці]. Після цього, натиснувши кно-пку Ок, знову переходимо в вікно Запрос на выборку.

В вибраному нами чистому полі з’явився вираз: Выражение1: [Замов-лення]![Замовлена кількість]* [Товар]![Ціна одиниці]. Якщо залишити цей ви-раз без змін, то в результуючій таблиці запиту з’явиться нове поле з назвою Вы-ражение1. Змінемо назву цього поля, замінивши Выражение1 на Ціна замовлен-ня і закриємо вікно. Після цього відкриваємо запит на перегляд за допомогою кнопки Открыть.

Приклад 2. В таблицю Співробітники, що містить інформацію про спів-робітників деякої установи, зокрема дату їх народження в полі Дата Народжен-ня, необхідно включити обчислювальне поле Вік працівника. Поле, яке відоб-ражатиме інформацію про вік співробітника буде мати вид:

Вік: Int((Date()-[Покупець]![Дата Народження])/365)