Определение вида каталога

Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации этонедостаточно. При использовании архивных документов запросы, чаще всего, формируются по предметам, вопросам, темам, событиям. Для решения этой задачи в архивах создаются каталоги как межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документнойинформации, что дает исследователю широкие возможности дляпоиска информации. В отличие от описи каталог:

– во-первых, охватывает подавляющее большинство фондовархива, потому что его структура не зависит от системыхранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись жесоставляется на документы одного архивного фонда илиего части;

– во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел;

– в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества дел идокументов; единственная его функция — информационный поиск;

– в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки. Особое значение имеют картотеки документов по личномусоставу, которые в архивах организаций, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистамсвоевременно исполнять социально-правовые запросы граждан.

В государственном или муниципальном архиве необходимо создать систему каталогов архива, а также в совершенствеовладеть методами поиска информации с помощью архивногокаталога. Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняющих каталогов архива.

Каталогизация архивных документов.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов. Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

– определение вида каталога;

– разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

– выявление и отбор документной информации для каталогизации;

– описание документной информации на каталожных карточках;

– индексирование каталожных карточек;

– систематизация карточек и ведение каталога.

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также отналичия других видов каталогов.