2018-01-21
3384
Научная разработка проблемы классификацииархивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда началиразрабатываться классификационные схемы в родственных сархивоведением областях — документоведении и источниковедении.
В 2007 г. ВНИИДАД совместно со специалистами федеральныхи региональных архивов подготовили Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ. — М., 2007), а в 2008 г. ВНИИДАД опубликовалМетодические рекомендации по внедрению Единого классификатора документной информации Архивного фонда РоссийскойФедерации в государственных и муниципальных архивах России (М., 2008). Данный классификатор открывает новые возможностидля развития архивных каталогов, являющихся основными справочно-поисковыми средствами, предназначенными для тематического поиска на внутри- и межфондовом уровнях. Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации.
Индексирование — это процесс выбора или составления индексовпо схеме и проставление на каталожной карточке.
Индекс — это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации.
Система индексирования необходима для закрепления местаи отражения взаимосвязей делений схемы. Выявление и отбор документной информации для каталогизации. В архивном фонде для каталогизации определяютсяследующие группы документов:
– организационно-распорядительные, планово-отчетные идругие документы организации или организаций фондообразователя;
– руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к организации или организациямфондообразователя;
– документы подведомственных учреждений, присланныедля контроля, обобщения, анализа;
– печатные издания, относящиеся к деятельности организации или организаций фондообразователя;
– копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудностипоиска, заслуживающие каталогизации.
При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельнойместности, региона и т.д.
При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимости использования документов вплановой, текущей работе архива. При определении фондов для каталогизации должны учитываться также состав и качество системы СПС архивов в целом иотдельных ее элементов, прежде всего описей.
4.Индексирование каталожных карточек.
После отбора иописания документной информации на каталожных карточкахможно приступать к их индексированию. Индексирование — этопроцесс выбора и составления индексов по схеме и их проставления на каталожных карточках. Система индексов — это система построения индексов с учетом методики, определенных правил. Другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.
Системы индексов бывают нескольких видов:
– буквенные;
– цифровые;
– смешанные (комбинированные).
Цифровые, в свою очередь, могут подразделяться на:
– нумерационные;
– серийные;
– десятичные.
Применение каждой из этих систем индексов обусловленоструктурой построения схемы классификации — логической илиалфавитной.
5.Систематизация карточек и ведение каталога.
Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включенияв каталог. Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр. В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным накарточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрикпроизводится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Одним из источников пополнения системы каталогов архива
могу быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тематические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и частоиспользуемых фондов в справочных целях.
Путеводители.
Путеводители, как и каталоги, относятся к обязательным справочникам в системе справочно-поисковых средств в государственных и муниципальных архивах. В ведомственных архивах (отраслевых фондах) также могут составляться путеводители.
Путеводитель — это традиционная форма справочника, предназначенная для публикации с целью предоставления возможности исследователям заранее знакомиться с составом документов конкретного архива.. Видами путеводителя являются:
– путеводитель по архиву (архивов);
– путеводитель по фондам архива (архивов);
– краткий справочник по фондам архива (архивов);
– тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.
Вид путеводителя определяется его целевым назначением
