Понятие об описании документов и дел

Для того чтобы первичную информацию можно было легкои быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов — описание.

В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечениябыстрого поиска и использования документов. Описание документов и дел начинается в делопроизводствеи находит свое отражение в номенклатуре и на обложках дел, атакже при подготовке описей для сдачи дел на архивное хранение.

Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик, которые в наиболее полном объеме указывают наобложках дел. Этапы и способы описания. Описание начинается в делопроизводстве организаций и производится непосредственно наобложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах организаций, государственных и муниципальныхархивах описание производится, если поступили дела, заголовкикоторых неудовлетворительны или отсутствуют. При обработке значительного комплекса документов, находящихся в россыпи, описание в архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел. Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

– название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть);

– название филиала или представительства (если проводитсяописание их документов и дел);

– название структурной части (функции, отрасли);

– индекс дела по номенклатуре;

– заголовок дела;

– аннотация (при необходимости);

– крайние даты документов дела;

– количество листов;

– архивный шифр.

Название организации является в то же время и названиемфонда. Дается полное наименование учреждения с указаниемведомства, в систему которого оно входит. Название структурной части помогает быстро и правильнопровести классификацию дел внутри архивного фонда. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию делвнутри архивного фонда, показывает степень сохранности иполноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов — это краткое изложение содержаниядокумента, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываютсязаголовком дела

Крайние даты определяются по датам заведения и окончаниядела в делопроизводстве. Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.Специфику в нумерации имеют различные виды документови дел.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранениядела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Требования, предъявляемые к заголовку. Заголовок долженбыть кратким, точным и литературно грамотным. Не следуетмеханически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.