Структура системы СПС

Структура системы СПС основана на иерархии классов справочников в соответствии со следующими уровнями архивныхдокументов:

1. Архивный фонд Российской Федерации в целом.

2. Сеть государственных и муниципальных архивов.

3. Архив.

4. Фонд.

5. Дело или отдельный документ.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболеераспространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам:

1. Архивный фонд Российской Федерации:

– Справочник «Государственные архивы СССР». Ч. 1-2. —М., 1989.

– Справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеяхи научно-отраслевых архивах». — М., 1991.

– Справочник «Архивные документы в библиотеках и музеях РФ». — М., 2003.

– Указатель «Личные архивные фонды в государственныххранилищах СССР». Т. 1-2. — М., 1963; Т. 3. — М., 1980.– Центральный фондовый каталог АФ РФ в ГА РФ.

2. Сеть архивов отдельного региона:

– Фондовый каталог субъекта Российской Федерации илимуниципального образования.– Путеводитель «Центральные архивы Москвы». Вып. 1-3. —М., 1999; Вып. 4. — М., 2000.

3. Архив:

– путеводитель или краткий справочник;

– описи;

– каталоги;

– тематические обзоры;

– указатели.

4. Фонд:

– опись;

– обзор фонда;

– каталоги;

– указатели.

5. Отдельное дело или отдельный документ:

– тематические путеводители;

– каталоги;

– указатели;

– обзоры фондовые и тематические;

– внутренняя опись дела;

– аннотация;

– заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:– межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

– внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов илиих частей);

– внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Идентификационные элементы описания архивных справочников — это минимальная совокупность элементов описания, позволяющая идентифицировать единицу описания, вычленить ее из множества подобных, установить полное соответствиемежду единицей описания (первичной документной информацией) и представляющим ее архивным описанием (вторичной документной информацией). Для идентификации единицы описания на уровне архивногофонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) состав элементовописания должен включать:

– архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);

– название фонда;

– крайние даты документов фонда;

– объем фонда (количество ед. хр.).

Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:

– архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела);

– заголовок дела;

– крайние даты документов дела;

– объем дела (количество листов в деле).

Для идентификации единицы описания на уровне документасостав элементов описания должен включать:

– архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);

– заголовок документа;

– дату документа;

– объем документа (количество листов в документе).

Интеллектуальные элементы описания архивных справочников — это набор элементов описания, раскрывающий историюформирования и хранения единицы описания, ее состав и содержание.

Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять изупорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначениемсправочного средства, для которого оно составляется. Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, чтообусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формированияединого информационного пространства.