Соотнопхение документной и недокументной коммуникации

Документная коммуникация существует параллельно с недокументной социальной коммуникацией. В недокумент­ной коммуникации информация (сообщение) передается в не закрепленной на вещественном носителе форме — в уст­ной речи, радио- или телевизионной передаче и т. п.

Одно и то же сообщение может быть передано различны­ми каналами — телевидение, радио, личная встреча, публич­ное выступление, уличный щит, газета, журнал и т. п. Отсюда одна и та же информация (сообщение) может быть представ­лена как в документной, так и недокументной форме.

В человеческом обществе первоначально возникли недо­кументные коммуникации. В них для передачи информа­ции использовались жесты, знаки, звуки. Известно, что ин­формация в процессе коммуникации передается словами лишь на 7%, характером звучания и интонацией — на 38%, остальные 55% информации передаются невербальными сред­ствами — жестами рук и ног, мимикой лица говорящего, его внешним видом и окружением.

Устная речь в ряде отношений богаче письменной. Изве­стно, что есть 50 способов сказать «да» и 50 способов сказать «нет», и только один способ написать это. Оперативность (мо-ментальность), избирательность, адресность и обеспечение быстрой обратной связи — основные достоинства этого вида коммуникаций. Недокументные коммуникации широко ис­пользуются и в наши дни. При этом создана и постоянно совершенствуется техника передачи информации по телефо­ну, радио, телевидению. В частности, радио по сравнению с печатью имеет свои преимущества. Уникальность радио — в его вездесущности и общедоступности. Люди слушают ра­дио, занимаясь другими делами. Они пользуются радио, что­бы узнать новости, послушать музыку, развлечься и почув-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

 

ствовать себя причастными к жизни окружающего мира. Синтезируя звук и изображение, телевидение обеспечивает более широкие коммуникативные возможности. Для зрите­ля, наблюдающего прямую трансляцию с места события, те­левидение способно создать «эффект присутствия» больший, чем радио или книга.

Однако недокументные коммуникации имеют существен­ный недостаток — информация не может храниться и ис­пользоваться в неизменном виде в будущем. Этот недостаток практически отсутствует в возникших позже документных коммуникациях, хранящих и передающих в пространстве и во времени документную (фиксированную) информацию.

Понятие «недокументная коммуникация» во многом услов­но, поскольку устная речь тоже имеет свой материальный но­ситель — воздух. В безвоздушном пространстве звук не бу­дет услышан. Слушатель, зритель получает по радио и теле­видению нефиксированную для реципиента информацию. Вообще передаваемая по радио и телевидению информация фиксирована в своей основе. Она идет от аудиовизуальных, электронных документов. Биологическое существование че­ловека протекает в воздушной и электромагнитной средах, которые и служат носителями передаваемых зрительных (визуальных) и звуковых (аудиальных) сообщений. В про­цессе устной речи голосовой аппарат человека создает звуко­вые колебания, которые распространяются на некоторое рас­стояние. По мере продвижения они затухают. Поэтому речь говорящего человека слышна в ограниченном пространстве весьма непродолжительное время, ограниченное скоростью распространения звуковых волн, временем, в течение которо­го воздух способен сохранять измененную структуру. Та­ким образом, воздушная среда не тот носитель информации, на котором можно закрепить каким-либо способом инфор­мацию.

Носителем визуальной информации являются электро­магнитные колебания в определенном диапазоне — свето­вые волны, которые, отражаясь от поверхности предметов, изменяют свою длину, а следовательно, и воспринимаемый цветовой спектр. Из получаемых в результате цветовых ком-

бинаций тонов и полутонов органами зрения воссоздаются образы предметов. Время существования зрительных обра­зов еще более непродолжительно, так как электромагнитные колебания распространяются с большей скоростью, чем зву­ковые. Пространственный же диапазон визуальной инфор­мации несколько шире. Например, можно разглядеть стоящую невдалеке группу людей, но не расслышать, что они говорят. Недостатки нефиксированного способа передачи инфор­мации, сложность, а то и невозможность хранения и переда­чи ее в пространстве и времени поставили человечество пе­ред необходимостью документирования, то есть фиксирова­ния информации на материальных носителях, имеющих дру­гую природу и способных сохранять информацию более про­должительное время.

Известно, что общение может быть прямым и опосредо­ванным. Массовая коммуникация всегда носит опосредован­ный характер. Для документной коммуникации дистанция пространственно-временная. А для недокументных комму­никаций (радио, телевидение) дистанция может быть лишь пространственной — в случае прямого вещания.

Пространственный барьер. Диапазон передвижения не­документированной информации в пространстве ограничен. Например, звуковые волны устной речи распространяются в очень ограниченном пространстве возле источника их воз­никновения — говорящего человека. Пространственный ба­рьер начинается там, где ухо собеседника уже не в состоянии уловить речь говорящего. Но если говорящий возьмет рупор или микрофон, он значительно отодвинет пространственный барьер, который еще более сократится при наличии средств связи, радио, телефона, телевизора. Однако такая информа­ция может рассматриваться как условно документная, по­скольку существует возможность ее воспроизведения.

Зафиксированная на материальном носителе документ­ная информация также может быть разделена пространством с воспринимающим ее субъектом. Например, нужная книга или журнал находятся в библиотеке, интересующая репро­дукция — в музее другого города, а видеомагнитофон работа­ет в другой комнате. Но этот барьер в принципе преодолим.

Раздел I. Теоретические основы документовсдения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

 

Различные технические средства фиксирования и воспроиз­ведения информации, тиражирования документов позволяют преодолеть пространственный барьер. Наличие специального носителя позволяет перемещать документную информацию в пространстве в соответствии с потребностями общества.

Временной барьер. Материальный носитель с закодиро­ванной информацией распространяется не только в простран­стве, но и во времени. Передающий информацию документ и воспринимающий субъект должны состыковываться во вре­мени. Но в реальном мире объекты разделены пространством, существуют в разных временных отрезках, что делает невоз­можным их взаимодействие. Это противоречие в процессе передачи информации устраняет специальный посредник — материальный носитель информации, имеющий более дли­тельный временной диапазон, чем электромагнитные коле­бания или звуковые волны. Благодаря документированию появляется возможность читать тексты, написанные ранее, рассматривать фотографии, которые уже стали достоянием истории, кинопленки, документально воспроизводящие собы­тия прошлых лет и т. д. Следовательно, документная инфор­мация является одним из способов преодоления простран­ственного и временного барьеров.

Ни одно тысячелетие люди передают друг другу сообще­ния с целью высказаться и довести до сведения нынешнего и грядущих поколений свои мысли, чувства, знания. Коммуни­кация осуществляется ради некоего содержания, которое от­правитель информации хочет передать получателю. Уже Ношо зархепз ^озШв — человек палеолита — наносил камен­ным орудием на поверхность скал рисунки (наскальные рисунки или петроглифы) для передачи неких сведений адре­сату; фиксирование сохранило их до нашего времени, В те времена люди фиксировали свои мысли с помощью изобра­жений, символов и других знаков. Для этой же цели исполь­зовались различные мнемонические средства: перуанские кипу, палочки с зарубками («бирки»), вампумы ирокезов, символические послания ароко, тростниковые «трубки мира» и т. п.

Первоначально краткие пиктографические записи нано-

сили на необработанную заранее поверхность. В эпоху нео­лита и бронзы, в связи с развитием орудий труда, керамики и архитектуры, у материального носителя появляется гладкая поверхность (между VII и П1 тыс. до н. э. — Ближний Вос­ток, между 4700 и 2000 годами до н. э. — Южная Европа),

Постепенно рисунки и письмена, нанесенные на гладкую, симметричную плоскость, приобрели форму прямоугольни­ка: глиняные таблички, свитки, покрытые воском дощечки, кодексы. Эту же классическую форму имеет картина, книж­ная иллюстрация, рамка кинокадра, карточка, плакат, экран телевизора и компьютера. Прямоугольная форма имеет ряд преимуществ: ее легко получить путем сгибов и разрезов, вдоль ее сторон удобно размещаются графические знаки, на­правление которых не раз менялось, в ней сложилось и на­правление чтения.

Как уже отмечалось, со временем схематические рисун­ки людей и зверей, геометрические узоры и примитивные изображения предметов, высеченные или нарисованные снача­ла на неровной, необработанной стене пещеры, затем на спе­циально подготовленной поверхности, постепенно превраща­лись в символы, в условные знаки, различные черточки, кру­жочки, линии. Эти примитивные способы записи еще не были осознанной системой письма, но служили первичными сред­ствами фиксирования и передачи документной информации.

Возникновение алфавитного письма, эластичных и лег­ких писчих материалов — древесная кора, пальмовые лис­тья, ткани, папирус, глиняные таблички, навощенные дощеч­ки и, наконец, бумага — обеспечили появление книги с ее непреходящим значением для общения между людьми, пе­редачи смысла в пространстве и во времени.

Дальнейшее совершенствование знаковой системы, мето­дов и способов фиксирования информации (механический, магнитный, фотографический, оптический, электронный), а также материальной основы и формы носителя (карточный, ленточный, дисковой) привело к тому, что документ стал од­ним из основных средств передачи информации, каналом коммуникации между отправителем информации (автором) и потребителем (читателем, слушателем, зрителем).

5 8-379

Раздел I. Теоретические основы документовсдения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

 

Использование электромеханических (телефон, телеграф, ксерокс) или радиоэлектронных (радиовещание, кино, теле­видение, видеозапись, электронная полиграфия) устройств в каналах устной или документной коммуникации не означа­ет ликвидации традиционной бумажной коммуникации. Но­вые коммуникационные средства позволяют более оператив­но, надежно, дистанционно, экономично, комфортно обмени­ваться вербальными и невербальными сообщениями, созда­вать, хранить и тиражировать документы различных, в т. ч. машиночитаемых видов. Электронная коммуникация каче­ственно отличается от книжной тем, что основным матери­альным носителем сообщений (текстов) является не пись­менность, а экранность. Она основана не на линейном, т. е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке элект­ронных изображений, которые свободно вмещают в себя тек­сты, изображения и звук. Для электронной коммуникации характерен динамичный, ежесекундно меняющийся диало­говый характер взаимоотношений экранного текста с парт­нером.

В то же время электронная коммуникация обладает ря­дом недостатков: дороговизна, недолговечность, необходи­мость записывающей и воспроизводящей информацию аппа­ратуры и т. п. Документные коммуникационные каналы во многих отношениях являются более доступными, стабиль­ными, надежными и долговечными, обеспечивающими не толь­ко массовый, но и индивидуальный контакт человека с сооб­щениями. Поэтому невозможно вытеснение электронными коммуникациями документных коммуникационных каналов. Книжное дело и библиотеки сохранятся в информационном обществе, однако должны претерпеть существенную техно­логическую модернизацию и стать пользователями и участ­никами электронной коммуникации.

Таким образом, документная коммуникация является одной из ведущих подсистем социальной, наиболее полно передающей информацию, зафиксированную в документах. Однажды возникнув, документные коммуникационные ка­налы постоянно модернизируются (обогащаются новыми тех­ническими средствами, материальными носителями, знако-

выми системами, новыми способами записи и воспроизведе­ния информации). Развитие электронной коммуникации ве­дет к модернизации документной, их взаимосвязанному су­ществованию и развитию в будущем как главных подсис­тем социальной коммуникации.

5.2. Документная коммуникационная система

Документоведение изучает документные системы, т. е. системы, состоящие из документов, имеющие отношение к документам как таковым.

Документная коммуникационная система (ДКС) — это подсистема социальной коммуникации, обеспечивающая со­здание, обработку, хранение и распространение документной информации в обществе.

Система документных коммуникаций — это совокупность всех документов, отправителей документной информации (ав­тор, издательство), ее потребителей (читатель, слушатель, зри­тель), профессиональных посредников (библиотекарей, биб­лиографов, специалистов в области информации и докумен­тации); производственных процессов (создание, обработка, хранение, распространение документов) и отношений между ними, обусловленных как внутренними свойствами системы, так и внешней средой ее общественного функционирования. Отсутствие хотя бы одного из элементов ДКС приводит к рассогласованию системы.

В документно-коммуникационной системе выделяют три исторически сложившиеся подсистемы: атрибутивную, функ­циональную и управленческую.

Атрибутивная подсистема ДКС — это совокупность от­носительно самостоятельных уровней документной комму­никации, образованных по тому или иному признаку доку­мента:

первично-документный уровень, на котором представ­лены все первичные документы с соответствующими кана­лами. Этот уровень — область библиотечной, архивной, му­зейной деятельности;

вторично-документный или докумептографический уро-

Раздел I. Теоретические основы документоведения

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

 

вень — область информационной, библиографической и биб­лиотечной деятельности.

В зависимости от признака документа можно выделить и другие каналы ДКС: канал рукописей, полиграфический, канал машиночитаемых, патентных и др. документов.

Функциональная подсистема ДКС — это совокупность относительно самостоятельных уровней ДКС, образованных по видам документной деятельности.

Различают два контура функциональной подсистемы ДКС:

уровень обобществления или документирования;

уровень обработки, распространения, хранения, использо­вания и утилизации документов.

Общая схема функциональной подсистемы ДКС представ­лена на рис. 7.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ОБРАБОТКА

УТИЛИЗАЦИЯ

РАСПРОСТРАНЕНИЕ

I

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

ХРАНЕНИЕ

Рис. 7. Общая схема функционирования ДКС

Между атрибутивной и функциональной подсистемой ДКС существует тесная взаимосвязь, и рассматривать их раздель­но можно лишь на теоретическом уровне.

Управленческая подсистема ДКС — это постоянное, не­прерывное упорядочение атрибутивной и функциональной подсистем ДКС. Она включает регулирование, изменение (при сохранении качественной специфики) знаковой системы, спо­собов записи, восприятия и воспроизведения информации, со­вершенствование материальной основы и формы документа, приведение их в соответствие с возрастающими документ­ными потребностями общества, а также регулирование всех процессов, связанных с созданием и функционированием до­кумента.

Совокупность документов образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды и т. п.

Документный поток (ДП) — организованное множество документов (первичных и/или вторичных), функционирую­щих (создаваемых, распространяемых и используемых) в со­циальной среде, ДП определяется как изменяемое во времени множество документов, находящееся в движении, динамике. ДП характеризуется интенсивностью, которая выражается количеством единиц изданий, публикаций, единиц хранения и т. д. в единицу времени (месяц, год). Например, книги, вы­пускаемые издательством в течение ряда лет, ежемесячные поступления в библиотеку, информационный центр и т. п.

Документный массив (ДМ) — определенное неизменное во времени множество документов (книг, нот, карт, пласти­нок, дисков и т. п.). ДМ характеризуется количеством, кото­рое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хра­нения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограни­чения: содержательные, языковые, территориальные и т. п. Примером ДМ могут служить: массив законодательных до­кументов, утвержденных Верховной Радой Украины за опре­деленный промежуток времени; издания одного ученого; массив краеведческих документов, выпущенных одним или несколькими местными издательствами и сосредоточенных в фонде библиотеки; массив справочно-библиографических изданий в органе НТИ и т. п.

Раздел I. Теоретические основы докумснтоведения

Документные ресурсы (ДР) — это относительно упоря­доченное множество документов, служащее средством или объектом документооборота (движения документов) или пополнения документного фонда. Это документные ресурсы книжных издательств, редакций газет, журналов и выпуска­ющих их продукцию типографий, учреждений, предприятий, акционерных обществ, имеющих в своем составе редакцион-но-издательские отделы и копировально-множительные под­разделения; студий, фирм и производственных объединений, тиражирующих кинофотофонодокументы; оптовых баз кни­готоргов, книжных магазинов, библиотечных коллекторов, почты и т. п.

Документация — множество документов, подобранных со специальной целью по определенному предмету: научная (фиксирующая ход и итоги научных исследований), научно-техническая (фиксирующая процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство), организационно-рас­порядительная и т. п.

Документный фонд (лат. Рипйиз — основание) — сово­купность документов, сосредоточенных в библиотеках, инфор­мационных центрах, архивах, музеях и т. п. Специфика доку­ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различ­ные документы подобраны в соответствии с задачами, профи­лем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организова­ны определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования.

ДКС обслуживает все без исключения сферы человечес­кой деятельности. Ее значение в современном мире невоз­можно переоценить. В систему документных коммуникаций как в метасистему входит целый ряд специально созданных общественных институтов: редакционно-издательское дело, научно-информационная и библиографическая деятельность и др. Сформированы соответствующие документные струк­туры: библиотеки, органы НТИ, информационные центры, редакции газет и журналов, издательства, издающие органи­зации, книжные палаты, архивы и т. д.

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

5.3. Документная деятельность

Документ — это результат целенаправленной деятельно­сти, которая, как всякая созидательная деятельность, проте­кает в рамках коллективного действия, образующего функ­циональную подсистему ДКС.

Документ — результат практической документной дея­тельности, которая включает в себя:

♦ документирование, цель которого — создание некоего содержательного сообщения. Этот процесс включает в себя две части: интеллектуальную (творческую) — составление документа — и техническую — его изготовление;

♦ обработку, цель которой — содержательная и формаль­ная оценка документа. На базе этой оценки осуществляются: литературная, научная и техническая обработка авторского со­общения — издательская обработка; техническая и аналити-ко-синтетическая обработка документов, поступивших в фонд библиотеки, информационного центра, архива, музея и т. п.;

♦ распространение, цель которого — доведение документа до потребителя. Различают два вида распространительской деятельности: 1) распространение документов посредством книжной торговли, подписки и т. п.; 2) предоставление доку­ментов, хранящихся в фондах служб обработки, хранения и распространения документов — информационных центров, библиотек, архивов и т. п.;

 

♦ хранение, цель которого — обеспечение длительной физической сохранности и защиты документов от прежде­временного разрушения. Оно включает государственный и ведомственный учет документов, создание и поддержание оптимальных условий хранения, осуществление их консер­вации, реставрации, биохимической защиты, создание и по­полнение фондов страхового хранения;

♦ использование, цель которого — познание документа потребителем, извлечение из него необходимой информации. Потребительскую деятельность можно рассматривать в от­ношении: а) документа как материального объекта, который можно купить или взять на время для прочтения; б) доку­мента как сообщения, которое можно читать, изучать, штуди-

Раздел I. Теоретические основы документоведсния

Глава 5. Социальная документно-коммуникационная система

 

ровать — в зависимости от индивидуального уровня воспри­ятия и целей;

♦ утилизация, цель которой — сдача документа в утиль для последующей переработки. Процесс включает: выявле­ние документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое и не имеюп];их научного и другого обществен­ного значения, отбор их к уничтожению, сдаче в утиль (втор­сырье) для переработки*.

Вся система технологических процессов функционирует на основе прямых и обратных взаимовлияющих связей.

Каждый отдельный процесс специфичен, его особенности зависят от вида и типа документа. В последние годы делают­ся попытки унифицировать технологические процессы, для чего разрабатываются единые стандарты (ДСТУ) для изда­тельств, полиграфических предприятий, библиотек, органов НТИ, архивов и т. п. Это позволяет упорядочить работу по созданию, обработке, распространению, хранению, использо­ванию и утилизации документов, вести ее наиболее рацио­нально, устранить разнобой в ее методах, использовать элек­тронно-вычислительную технику, способную частично или полностью автоматизировать документную деятельность.