Цель или назначение деловых приемов

ТЕМА 12. ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассо­циации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому, подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, прини­мающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая боль­шое число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие ком­поненты и будем говорить о каждом из них. Очередность состав­ляющих не определяется их важностью, они равнозначимы.

ЦЕЛЬ ИЛИ НАЗНАЧЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскован­ную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые перегово­ры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовы­годных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутству­ющим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мне­ниями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенно­сти в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии реше­ний о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит еще и в сле­дующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягивают­ся, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситу­ации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приема - способствовать заклю­чению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фир­мы, достижение значительных финансовых результатов, расши­рение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод про­вести время в непринужденной, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашен­ной организации в деловом приеме - это не просто приятное вре­мяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менед­жер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следова­тельно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знаком­ство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении
всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатле­ние от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

• приемы стоя - без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ

Дневные приемы:

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение прин­ципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих не­велико - не более пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супру­ги бизнесменов не приглашаются.

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5
часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски,
одно - два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина,
шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может
быть исключение).

В Целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.

Вечерние приемы:

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительнос­ти прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как
и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда
такой вид обслуживания дополняется ещё несколькими буфета­
ми-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало при­ема ~ приблизительно в 17 часов.

4- "А ля фуршет" ("a la fourchette" - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, a "la fourchette" -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время Начала приема - также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако назва­ние приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой.

Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, жен­ские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия
места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.

Хотя это и вечерний прием, однако смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслужива­ние, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что
на обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица
фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие пере­
численные формы деловых приемов супруги не приглашаются)*

ПРИГЛАШЕНИЕ

Говоря о правилах этикета, учитываемых в организации дело­вых приемов, следует прежде всего упомянуть о приглашениях.

Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенно­го) могут быть вписаны от руки.

В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (ка­кая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обыч­но используется оборот "приглашает" или имеет честь пригла­сить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фир­ме без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: "Фирма М приглашает двадцать со­трудников фирмы N на банкет по случаю..." В современной дело­вой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фа­милии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает спи­сок фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, Должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность (однако первому лицу приглашаемой фирмы должно быть послано именное приглашение).

Во второй части приглашения указывается, какой будет фор­ма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где.

В приглашении на завтрак, бокал шампанского, бокал вина, коктейль принято указывать время начала и окончания приема,

например 12^00-13.30.

Приглашение, как правило, содержит просьбу о подтвержде­нии намерения присутствовать на приеме. Принято эту просьбу обозначать заглавными французскими буквами: R.S.V.P. (Repondez s'il-vous-plaot - "Ответьте, пожалуйста"). Все общепри­нятые условные тексты в этикете (аналогичные тексту, данному выше) обычно бывают представлены на французском языке, язы­ке "страны галантности", хотя родина этикета - Италия. Однако американская деловая активность пробила дорогу подобным же английским фразам, которые, тем не менее, присутствуют не са­мостоятельно, а после соответствующих французских.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или
сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или
факсу - последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письмен­
но -в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе
кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуме­стными считаются различные украшательские элементы -виньетки, цветочки, фигурки и т.п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использо­ванием обязательных "формул вежливости" - вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

РАССАДКА ЗА СТОЛОМ

При немногочисленном приеме (10-12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек, а крупные фирмы, как правило, устраивают имен­но такие приемы, целесообразно тщательно продумать расстанов­ку столов и определить места для гостей.

Если прием проводится в арендованном помещении, напри­мер в банкетном зале ресторана, то персонал ресторана, учиты­вая специфику своей работы, предложит наиболее эффективную и одновременно удобную расстановку банкетных столов.

Однако современные организации часто имеют собственные помещения, отведенные под деловые приемы; как правило, таких помещений бывает несколько - для разного числа гостей. В не­большом зале неразумно устраивать приемы для большого числа гостей, а небольшое количество приглашенных будет себя чув­ствовать неуютно в большом, просторном зале.

Что считать слишком большим или слишком малым залом для делового приема? Строгих норм на это нет, но представляется, что оптимальным будет расчет - не менее Юм² на человека, вклю­чая и место за столом.

Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довес­ти информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший из глубин светского этикета способ -карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует по­ложить на самый высокий бокал или фужер около каждого мес­та. Такой метод годится, если число гостей - не более 10-12 чело­век. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в несколь ких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе - вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

Отметим, что если гость сел не там, где ему предписывалось, его можно попросить пересесть, сопроводив просьбу словами: "Вам там будет гораздо удобнее". Если гость возражает - на­стаивать не следует, а для гостя, которому положено сидеть на уже занятом месте, можно поставить дополнительный стул. Однако воспитанный человек сядет там, где предписано устро­ителями приема, а, допустив ошибку, в ответ на мягкую просьбу пересесть - сделает это с извинениями, не привлекая к данному факту внимания.

Столы для рассадки гостей могут быть поставлены в помеще­нии различным образом.

Первый вариант (буквой «П»):

Второй вариант (буквой «Ш»):

 

Третий вариант (буквой «Т»):

 

Четвертый вариант (нестандартный):

Знаками "х х х х х" отмечены места почетных гостей.

Можно придумать и другие способы расстановки столов, од­нако классические варианты предпочтительнее.

При определении мест для почетных гостей следует руковод­ствоваться следующими правилами:

· Самые почетные места - это те, которые расположены лицом к свободному пространству, т.е. к входной двери. Однако од­новременно с этим почетное место должно быть максимально удалено от входной двери.

· Если конфигурация помещения такова, что затруднитель­но выполнить два первых требования, почетные места можно выбрать из тех, которые расположены лицом или хотя бы боком к окнам (все та же близость к свободному пространству!).

• Наименее почетные места - в конце стола, спиной к вход­ной двери. Обычно там вообще не делают посадочных мест, но
если все же есть необходимость использовать эти места, имеет
смысл посадить там молодых мужчин из числа сотрудников фир­мы-хозяйки; женщин и мужчин среднего и "более чем среднего"
возраста на эти места усаживать не стоит. Заметим, что некоторые авторы справочных изданий по нормам этикета считают, что
если нет другой возможности, можно посадить на эти места молодых женщин, также из числа тех, кто работает в устраивающей
прием организации, но одно требование непреложно - женщины
должны быть в сопровождении мужчин.

• По возможности гостей - мужчин и женщин - рассаживают, чередуя представителей того и другого пола. Но практика показывает, что на деловых приемах мужчин всегда больше.

• Рекомендуемая минимальная площадь поверхности стола,
выделяемая для одного гостя, - 60(70)х40 см. Хотя некоторые источники дают цифру 50x40 см, следует все же учитывать, что не­
которые полные люди не смогут комфортно чувствовать себя за
столом в этих рамках.