Виды деловых приемов

ЦЕЛЬ ИЛИ НАЗНАЧЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскован­ную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые перегово­ры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовы­годных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутству­ющим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мне­ниями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенно­сти в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии реше­ний о заключаемой сделке.

Очевидная польза от организации приема состоит еще и в сле­дующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягивают­ся, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сто-

рона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситу­ации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

Итак, цель любого делового приема - способствовать заклю­чению взаимовыгодных договоров.

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фир­мы, достижение значительных финансовых результатов, расши­рение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод про­вести время в непринужденной, радостной обстановке.

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашен­ной организации в деловом приеме - это не просто приятное вре­мяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менед­жер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следова­тельно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знаком­ство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, про­водящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить пред­ставление приглашенных друг другу, организовывать многочис­ленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатле­ние от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслужи­вающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в об­служивании.

Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:

• приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;

• приемы стоя - без посадочных мест.

Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние (коктейль, бокал шампанского, обед).

Дневные приемы:

1. Рабочий завтрак: начало в 8.15-9.00. Длительность- от 30 минут до 1 часа.

Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение прин­ципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени.

Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих не­велико - не более пяти человек.

Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супру­ги бизнесменов не приглашаются.

2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).

В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.

Вечерние приемы:

3. Коктейль, бокал шампанского - небольшой по длительнос­ти прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфета­ми-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало при­ема - приблизительно в 17 часов.

4. "А ля фуршет" ("a lafourchette" - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, a "la fourchette" -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов. Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горя-

чими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако назва­ние приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой.

Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, жен­ские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.

5. Буфет-обед - прием, начало которого назначается пример­но на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "кок­тейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжитель­ности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и при­глашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каж­дым могли разместиться 4-6 человек.

Хотя это и вечерний прием, однако смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслужива­ние, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.

6. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие пере­численные формы деловых приемов супруги не приглашаются).