Матриця розподілу відповідальності проекту RAM

Код	Пакет робіт	Команда управління проектом
Керівник проекту	Юрист	Бухгалтер	Системний адміністратор	Менеджер з організації відділу продажів	Менеджер з організації транспортно-експедиційного відділу	Майбутній керівник транспортно-експедиційної компанії «Дніпро-Логістик»
0.	Проект створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик" (ТЕК)
1.	Розробка концепції проекту
1.1	Призначення керівника проекту та формування команди	О, В, У
1.2	Розробка бізнес-плану проекту	В		У
1.3	Розробка та затвердження статуту проекту	О, В	У
1.4	Розробка та затвердження змісту проекту	О, В
1.5	Розробка обґрунтувань інвестування проекту	О, В		В
1.6	Розробка та затвердження концепції	О, В, У
2.	Планування проекту
2.1	Оцінка та планування ресурсів проекту (трудових, матеріальних та ін)	О, В		В
2.2	Формування календарного графіку проекту	О, В

 

Продовж. табл. 3.1.

2.3	Випуск робочої документації на пошук, ремонт та підготовка офісу ТЕК	О, В
2.4	Розробка робочої документації на серверне приміщення та комутаційну мережу ТЕК	О, В			В
2.5	Розробка технічного завдання на створення сайту ТЕК "Дніпро-Логістик"	О, В				В
2.6	Проведення тендеру на поставку комп’ютерної та мережевої техніки згідно технічного завдання	О, В		В	В
2.7.	Пошук розробників сайту, підписання контракту	О, В		В
3.	Реалізація проекту
3.1.	Реєстрація підприємства, як ТОВ	О, В	В	В
3.2.	Облаштування офісного приміщення	О, В
3.2.1.	Пошук та оренда офісу	О, В		В
3.2.2.	Ремонт офісу	О, В
3.3.	Автоматизація робочих місць (АРМ) транспортно-експедиційної компанії	О
3.3.1.	Поставка комп’ютерної та мережевої техніки згідно технічного завдання	О, В		У
3.3.2.	Монтаж та інсталяція програмного забезпечення серверу Microsoft Windows 2007 та іншого спеціалізованого програмного забезпечення	З			О, В

 

Продовж. табл. 3.1.

3.4.	Розробка комерційної пропозиції для клієнтів, перевізників та коворкерів	О
3.4.1.	Розробка алгоритму створення розрахунків для клієнтів	З	У	В		О, В	У
3.4.2.	Підготовка комерційної пропозиції для коворкерів та розробка типових договорів на оренду "робочого місця" в ТЕК	З	У	В		О, В
3.4.3.	Формування бази перевізників	З				О, В	В
3.5.	Сайт ТЕК	З
3.5.1	Розробка сайту	З				О, В	В
3.5.2	Наповнення сайту	З				О, В
3.6.	Прийом персоналу ТЕК	З
3.6.1.	Прийом на контрактній основі керівника ТЕК	О, В
3.6.2.	Розробка керівником ТЕК посадових інструкцій, структури офісу та кваліфікаційних вимог до співробітників ТЕК	У						О, В
3.6.3.	Пошук персоналу ТЕК, проведення співбесід	У						О, В
4.	Фаза закриття
4.1.	Первинне заповнення баз інформаційної системи ТЕК	З
4.1.1.	Впровадження АРМ "Перевізники"	З				В	О, В	В
4.1.2.	Впровадження АРМ "Клієнт"	З
4.1.2.1	Продаж послуг	З				О, В		В

 

 

Продовж. табл. 3.1.

4.1.2.2	Транспортно-експедиційний супровід	З					О, В	В
4.1.3.	Впровадження АРМ "Коворкери"	О					В	В
4.1.4.	Впровадження АРМ "Архів"	О, В						В
4.1.5.	Прийом на контрактній основі працівників ТЕК	У						О, В
4.2.	Проведення стажування та кваліфікаційного навчання працівників	З						О, В
4.3.	Запуск сайту	О, У
4.4.	Реклама компанія в соціальних мережах. банерна реклама, контекстна реклама, просування сайту, електронна розсилка	О, У
4.5.	Формування фінансового звіту за проектом	З		О, В
4.6	Затвердження акту закінчення робіт проекту	О, В

Далі необхідно скласти структуру, яка фіксує ресурси, необхідні на кожному рівні для досягнення цілей і підцілей проекту (RBS) і вартість елементів проекту на кожному рівні (CBS).

Ресурсна ієрархічна структура (RBS-структура) проекту ставить у відповідність ієрархічній структурі робіт (WBS) види необхідних ресурсів. RBS-структура використовується для управління ресурсами підприємства, що використовуються у проектах. RBS-структура описує наступні ресурси:

1. Матеріальні ресурси.

2. Обладнання.

3. Трудові ресурси.

Наявність єдиної структури для всіх проектів портфеля підприємства дозволяє оцінити потреби в ресурсах і більш якісно планувати ресурси всього підприємства.

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS. Загальну схему побудови CBS-структури проекту наведено на рисунку 3.4.

Рис. 3.4. Загальна схема побудови CBS-структури проекту

 

Перший рівень – це всі витрати на проект. Другий рівень – основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати. Третій рівень – подальша розбивка. Для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці. Четвертий рівень – подальша розбивка, наприклад, для оплати праці: оплата праці виконавців; оплата праці аналітиків; операторів. Ця структура дає змогу збирати інформацію про затрати, аналізувати й готувати звіти по затратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.

RBS та CBS структури представлені на рис. 3.5 та 3.6 відповідно.

RBS-структура проекту показала, що у проекті задіяні всі три види ресурсів: трудові, матеріальні та обладнання.

До трудових ресурсів відноситься праця членів команди проекту.

До матеріальних витрат відносяться витрати на: реєстрацію ТОВ «Дніпро-Логістик», налагоджування комп’ютерно-мережевого обладнання; навчання фахівців транспортно-експедиційної компанії постачальником програмного забезпечення та TransTrade, Розумна Логістика, АРМ; будівельно-монтажні роботи, ремонт приміщення офісу, зали перемовин; розробка сайту транспортно-експедиційної компанії «Дніпро-Логістик», реклама компанії «Дніпро-Логістик» в соціальних мережах (банерна реклама, контекстна реклама, просування сайту, електронна розсилка) та інші витрати (що включають витрати на телефонію, інтернет, канцелярські приладдя та ін.)

До витрат на обладнання відноситься витрати на: комп’ютерну мережу на базі доменної структури Microsoft Server – 2007 (15 комп’ютерів класу Pentium G3232, 2 сервери ARTLINE Business T71 v04), програмне забезпечення TransTrade, Розумна Логістика АРМ та серверів.

Кошторис на створення транспортно-експедиційної компанії «Дніпро-Логістик» складає 87,5 тис. дол. США (див. табл. 2.5)

Найбільш «дорогою» фазою проекту є фаза виконання.

Рис. 3.5. RBS-структура проекту

ІВ – Інші витрати – 6,5 тис. $

ЗП – Заробітна платня членів команди по договорам – 16,2 тис. $

Рис. 3.6. СBS-структура проекту

В результаті отримана тривимірна структура, об'єднуюча WBS, OBS і CBS (див. табл. 3.2). У зв’язку зі створенням WBS, ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік затрат (див. табл. 3.2).

Це гарантує розуміння для кожного залученого до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати – час – ресурси» (Cost – Time – Resources, або CTR).

Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і затрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума затрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати затратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.

При цьому WBS служить основою для узгодження. Тривимірна структура проекту дозволяє збирати і аналізувати інформацію про витрати, а також готувати звіти про витрати для будь-якого підрозділу або елементу робіт.

Таким чином, проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і затрат.

 

Таблиця 3.2.