Моніторинг і контроль проекту

Даний проект є проектом створення нового бізнесу. Для його реалізації вирішено всі можливі операції з управління проектом виконувати силами залучених співробітників. Роботи з монтажу комп’ютерної техніки будуть виконуватися підрядником, що є постачальниками обладнання.

4.1.1. Моніторинг. Одержання інформації в проекті здійснюється з трьох основних джерел:

– документи;

– виробничий процес;

– людина.

Техніка накопичення і аналізу інформації:

– аналіз даних, отриманих з документів;

– спостереження за ходом технологічного процесу;

– довірчі бесіди.

Перед початком збору інформації з офіційних документів, для потреб комплексного аналізу і діагнозу життєдіяльності підприємства, самі документи класифікуються таким чином:

– тип інформації, що підлягає аналізу;

– масштаби фактичної реальності;

– спосіб збереження інформації;

– ступінь обробки інформації.

Тип інформації отриманий з документів, що підлягає аналізу розрізняють за змістом, формою і способом кваліфікації.

Документи. Ділова документація ділиться на наступні типи:

– у сфері організації:

– її схема;

– нормативи трудової діяльності;

– спільні інструкції;

– системи інформації і телекомунікації;

– нормативні акти;

– у сфері економіки:

– оперативні і стратегічні програми;

– програми економічного аналізу;

– результати маркетингових досліджень;

– концепції розвитку транспортної галузі;

– активізація діяльності іноземних інвесторів на українському ринку перевезень;

– результати діяльності провідних транспортно-експедиційних компаній світу та інновації, що ними впроваджуються.

– у сфері фінансово-бухгалтерської документації:

– зв'язки з банківською системою;

– у сфері персоналу:

– особисті справи;

– анкетні дані;

– ступінь і масштаби професійної підготовки і розвитку кадрів.

Масштаби фактичної реальності охоплюють той період часу, який описується в документації, щодо всього підприємства, його підсистем і ланок аж до окремого працівника.

Спосіб збереження інформації:

– письмово в папках і в швидкозшивачах;

– на жорстких дисках комп'ютерів;

– інших електронних носіях.

Ступінь обробки інформації:

– первинна інформація;

– готові дані;

– частково оброблені дані;

– скомбіновані дані (зібрані в таблицю або графік);

– інформація у вигляді остаточних виводів.

Для легкості ведення бухгалтерського обліку задіяна програма «1С-бухгалтерія». Для ведення проекту, що реалізується задіяна програма Microsoft Project 2007.

Для нагляду за процесом реалізації проекту, використовується «метод моментальних спостережень» полягає в принципі відстеження реалізації робіт, а також реєстрації (на аркуші спостережень) всього того, що спостерігач визнає потрібним відзначити в моменти спостереження.

Частота моментів спостережень – довільна.

Людина. Для отримання потрібної інформації від людей (співробітників, підлеглих, членів команди проекту) окрім спільних оперативних засідань, використовується «техніка довірчої бесіди» – розмова на суто обмежену тему по предмету досліджень, тобто, цілеспрямованою бесідою в безпосередньому контакті між дослідником і респондентом з метою здобуття інформації.

Метою довірчої бесіди є ознайомлення із перевагами проекту, з його істотними сторонами, з рівнем зв'язків з оточенням, з його проблемами, дисфункціями та інше. Місце проведення бесід – довільне.

4.1.2. Контроль проекту. У зв'язку з невеликим обсягом проекту, функції контролю за ходом виконання робіт і координації зусиль всіх виконавців здійснюватиме керівник проекту. До контролю проекту віднесено:

– контроль розкладу;

– контроль витрат;

– контроль якості;

– контроль реагування на ризикові події.

Контроль розкладу.

Входи:

– календарний план проекту;

– звітність про виконання від керівника проекту;

– запити на зміни від співробітників або членів команди проекту;

– план управління розкладом.

Методи і засоби:

– система контролю змін розкладу;