Предварительная подготовка

Надо иметь в виду, что у большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 9-12 кв. м (на Миланской BIT -20 кв. м), а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 кв. м, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма - консолидатор берет на себя риск и затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспоненты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставки (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонентов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

 

При подготовке к выставке также требуется:

n внимательно изучить выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия ваших конкурентов;

n взять у организатора выставки предварительный список участников, отметить своих конкурентов, сравнить с данными прошлых выставок;

n подготовить контрольный список по каждой категории продукции, ознакомиться с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией туристского продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения разнообразия вашего выставочного предложения;

n следует сообщить организаторам точное название вашей фирмы и другие необходимые данные;

n сформировать твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложений на выставке;

n подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов;

n решить заранее, как выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды;

n подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников вашего стенда;

n подготовить два вида рекламных буклетов для раздачи: один - обзорный (о ваших возможностях), другой - более подробный (для интересующихся вашим предложением клиентов);

n сформировать квалифицированную стендовую команду, в которой двое или все говорят на иностранном языке. Провести предварительный инструктаж команды;

n подготовить достаточное количество визитных карточек с названием и данными вашей фирмы;

подготовить бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки могут называться «Переговорный лист», «Лист посетителя», «Журнал контактов» и др.

Работа на стенде

Работа на стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при вхо­де на выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Пред­почтительны угловые стенды, а также стенды в проходах.

Необходимо решить, как лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию или, наоборот, показать как традиционно-сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по вашему выбору.

Старайтесь использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

n Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стенда - работники выставки по контракту или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

n Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

n Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты и пр.).

n Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенде и каким образом.

n Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (авто­фургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

n Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация обычно содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента.

Планирование экспозиции

 

При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта.

Во-первых, необходимо определить, что вы хотите демонстрировать: фирму, технологии, продукцию или услуги.

Во-вторых, следует ответить на вопросы по подбору экспонатов:

n Будет демонстрироваться вся производимая фирмой продукция (услуги) или будет сделан выбор отдельных продуктов (услуг)и каких?

n Что обязательно следует показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящими аналогичные у конкурентов?

n Какие моменты следует особо подчеркнуть?

n В какой стадии жизненного цикла находятся продукты, которые вы хотите экспонировать?

n Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы ваших потенциальных клиентов?

n В порядке ли дизайн стенда? Соответствует ли цветовая гамма экспозиции и рекламных материалов вкусам посетителей выставки?

n Нужно ли изготавливать демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т. п.?

n Что должно быть показано на видеоматериалах и графических табло?

n Какой размер стенда вам необходим?

В-третьих, необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия планируется провести на стенде:

n демонстрацию продукции;

n прямую продажу;

n переговоры;

n пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т. д.);

n презентацию фирмы;

n наглядную демонстрацию продукции и услуг в действии;

n проведение опросов, анкетирования;

n проведение исследования товара;

n обучение персонала.

Все это оказывает существенное влияние на размер, конфигурацию и оборудование стенда.

В-четвертых, необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

 

Средства создания и оформления композиции:

n флаги, знамена, транспаранты;

n фирменные логотипы;

n диорамы, мозаика, фотообои;

n цветы, зелень, деревья;

n оригинальные конструкции, фонтаны;

n воздушные шары и зонды;

n цветовые панели;

n настенные украшения, панно;

n скульптуры, вазы, керамика;

n манекены и др.

 

Методы показа экспозиции:

n статическая демонстрация;

n демонстрация в действии;

n предоставление посетителям возможности попробовать, увидеть, услышать, понюхать, потрогать, действовать;

n игровая демонстрация;

n демонстрация объектов с помощью технических средств (компьютерной видеотехники, лазерных устройств и пр.).

 

При этом следует помнить, что выставка - это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют сотни туристских фирм и предприятий и каждое из них принимает свои меры для при­влечения посетителей к своему стенду, используя:

n движущиеся объекты;

n живые объекты (животные);

n людей в необычной одежде - старинной, сказочной, в теат­ральных и купальных костюмах и т. д.;

n оригинальную подсветку и освещение;

n шары, транспаранты, табло над стендом;

n музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

n оптические и лазерные эффекты;

n компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

n неожиданные объекты (большая пальма посередине стенда);

n оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т. д.).

 

Основные правила выставочной работы:

 

n регулярно проводите инструктаж вашей стендовой команды;

n будьте другом каждому посетителю, подходящему к стенду;

n обслуживайте стенд служащими в количестве не менее двух человек;

n имейте под рукой достаточное количество информационных материалов;

n регистрируйте каждого посетителя по имени, профессии, компании, цель его посещения, интересы, вопросы;

n отдайте ему визитную карточку вашей фирмы и спросите у посетителя карточку или фирменный буклет его компании, фирмы. Это покажет ваш интерес к посетителю;

n не пейте, не курите на выставочном месте, но пепельницу всегда предоставляйте посетителям;

n проверяйте и поправляйте экспонаты каждый день перед открытием показа;

n используйте некоторое время для осмотра стендов ваших конкурентов на выставке. Проверьте и запишите все имена, компании, которые вы сможете увидеть или встретить здесь.