Вести автохронометраж (самофотографию затрат времени) не так просто, как это может показаться

Хочу предупредить о нескольких психологических ловушках - причинах, из-за которых часто происходит срыв мониторинга затрат времени.

1. Первая ловушка - у Вас пока не сформирована привычка использования листа учета времени, поэтому будете на первых порах забывать делать отметки в учетной форме. Постепенно должен сформироваться навык ощущения времени, как совокупности дискретных отрезков, имеющих начало и конец, наполненных какими-либо видами деятельности, названия которых необходимо формулировать при записи в листе учета времени. То есть надо реагировать на опорные точки - моменты перехода от одной деятельности к другой. Нужно при этом устраивать маленькие микро-паузы (5 - 10 сек), чтобы сделать очередную запись в листе учета времени.

2. Вторая ловушка - это отсутствие смысла в такой деятельности, как мониторинг затрат времени. Смысл и мотивация быстро теряются в том случае, если учет не заканчивается системным анализом и принятием решений. То есть цикл управления не завершается. Учет не следует делать ради самого учета. Цель другая - использовать данные мониторинга для повышения эффективности оперативного планирования и управления временем. Это канал обратной связи и его нужно использовать по назначению. Тогда будет смысл в этой учетной деятельности.

3. Третья ловушка - ведение записей в листе учета времени, когда у Вас нет детального плана на день, записанного на бумаге. Если Вы планируете в голове и не записываете этот план в форме чек-листа, Вы будете терять много времени. Вы постоянно будете при этом распылять свои ресурсы на какие-то мелкие второстепенные действия и пустое времяпровождение. Чек-лист дисциплинирует, оптимизирует деятельность, при этом намного легче вести записи в листе учета времени, когда все предстоящие задачи уже сформулированы, определена оптимальная последовательность выполнения этих дел.

4. Четвертая ловушка – это состояние депрессии, эмоционального перегорания, когда потерян смысл любой деятельности в результате истощения ресурса нервной системы. В таком состоянии энергодефицита человек просто не способен к целенаправленной деятельности и самоорганизации.

ВЫВОДЫ. Для того, чтобы сформировать и закрепить полезную привычку учета затрат времени на основе использования листа учета времени (хроно-карты) необходимо выполнить несколько условий:

• лист учета времени использовать совместно с детальным дневным планом (чек-листом)

• в конце недели обязательно выполнить системный анализ данных мониторинга затрат времени и принять решения по оптимизации процессов оперативного планирования и управления временем (завершить недельный цикл управления)

• с случае срыва учетных записей снова возобновлять этот процесс столько раз, сколько требуется, пока полезная привычка в конце концов не будет сформирована (упал - поднялся)

• если причина срыва – состояние депрессии, необходимо прежде всего выполнить мероприятия по восстановлению ресурса нервной системы

В конце первой недели (в воскресенье) необходимо выполнить следующие обязательные действия:

• Упражнение "Колесо жизни" - определение болевых проблемных областей

• Структурирование списка задач по сферам жизни и секторам матрицы распределения времени на основе использования соответствующего классификатора. Добавить к этому списку целевые задачи, обеспечивающие выравнивание колеса жизни. При этом самые срочные и актуальные дела вносятся непосредственно в бланк «Список дел – неделя», остальные задачи временно откладываются и фиксируются в специальном бланке «Накопитель дел». Записи вносятся в накопитель постоянно, как только появляется внешняя информация или собственные мысли о необходимости решения каких-либо проблем или выполнения заданий. В накопитель вносятся также стратегические цели.

Вторая неделя обучения:

В течение первой учебной недели мы сформировали начальные умения работы с листом учета времени, начали вести общий список дел - накопитель, подготовили список актуальных задач на неделю и привязали каждую задачу к уникальному номеру (от 1 до 100). Это результат учебных действий за первую неделю.

Продолжаем вести лист учета времени и список дел с недельной матрицей. Добавляем к этим бланкам детальный план работы на каждый день (чек-лист) и бланк «Матрица системного анализа». В бланк «Накопитель задач» продолжаем непрерывно вносить записи о новых предстоящих делах, которые необходимо выполнить, но эти задачи пока не актуальны в ближайшем недельном цикле.

Каждый день, вечером перед сном предлагаю выполнить следующие базовые действия:

• Определить к какой сфере жизни и к какому сектору матрицы распределения времени относится каждая выполненная задача

• На основе данных автохронометража подсчитать фактические затраты времени на выполнение каждой задачи (внесение записей в бланк «Матрица системного анализа»)

• На основе записей в дневном чек-листе заполнить в бланке «Список дел – неделя» соответствующие ячейки недельной матрицы мониторинга, для чего отметить знаком «+» те задачи, которые пока еще не закончены, но по этим делам были выполнены некоторые действия. Если какое-либо дело в текущем недельном цикле было закончено, то соответствующую ячейку матрицы можно просто закрасить.

• Внимательно прочитать общий список задач на неделю и отметить в ячейках недельной матрицы мониторинга те дела, которые Вы намерены выполнить в течение следующего дня (рекомендуется знак «-», который легко превратить в знак «+»)

• Прочитать записи в бланке «Список задач – неделя» и отметить в ячейках недельной матрицы мониторинга те дела, которые Вы намерены выполнить в течение следующего дня. Это может быть знак «-».

• Заполнить чек-лист на следующий день в специальном бланке «План на день – чек-лист» (это - выписка из бланка «Список задач – неделя»)

В конце второй недели (в воскресенье) необходимо выполнить следующие действия:

• Системный анализ задач и затрат времени - отчет за неделю (на основе ежедневных записей в матрице системного анализа). Системный анализ задач и затрат времени по статьям - отчет за неделю (какие цели были поставлены, какие задачи решены и что не удалось выполнить, причины, анализ по Стивену Кови, выводы)

• Новый список актуальных задач на следующую неделю в бланке «Список дел – неделя». В данный список необходимо включать только те задачи, которые актуальны для выполнения в этот период. В течение недели список может дополняться новыми записями

• Просмотр задач в накопителе, определение приоритетов, степени срочности и актуальности - перенос актуальных заданий из накопителя в бланк «список дел – неделя»

• Перенос не актуальных задач из бланка «Список задач – неделя» в накопитель

• Прочитать записи в бланке «Список задач – неделя» и отметить в ячейках недельной матрицы мониторинга те дела, которые Вы намерены выполнить в понедельник (знак «-».

• Детальный план на понедельник (чек-лист) – выписка из бланка «Список дел – неделя»

• Карта жестких мероприятий и задач, привязанных к расписанию (это дополнительный бланк)

Третья неделя:

Далее в течение третьей недели необходимо продолжать ведение листа учета времени, выполнять действия, связанные с ежедневным анализом и планированием, закрепляя полученные навыки. Отправлять ежедневные отчеты и продолжать каждый день дистанционное общение с преподавателем в on-line или off-line режимах

В конце третьей недели (в воскресенье) подвести итоги учебной работы, выполнить рефлексивный анализ учебного процесса и написать эссе "История Успеха". Этап формирования базовых умений использования бланков-вкладышей Модульного Кассетного Старт-Органайзера может быть на этом закончен. Это начальный уровень. Далее недельный цикл управления временем продолжается на основе применения полученных знаний и умений.

Кроме модуля "Тайм-менеджмент" в учебном курсе "Основы управления и организации жизни" предусмотрены дополнительные образовательные модули, которые расширяют представление о возможностях модульного кассетного органайзера (модуль "Основы управления денежными потоками" и модуль "Системный подход к организации деловых и бизнес-контактов").

20 ВОПРОСОВ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ЗАДАВАТЬ СЕБЕ КАЖДОЕ ВОСКРЕСЕНЬЕ

1. Что вы изучили на прошедшей неделе? – Если у вас есть проблема с ответом на этот вопрос, настало время для перемен. Ваш возраст не имеет значения, вы должны узнавать что-то новое каждую неделю.

2. Ваше самое большое достижение за прошедшую неделю? – Размышления над вашими достижениями - хороший повод испытать чувство уверенности и удовлетворенности. Также это эффективный способ отследить ваш прогресс.

3. Какой момент прошедшей недели был самым незабываемым и почему? – Таким образом вы сможете открыть для себя новые увлечения, цели и пристрастия, а также разнообразить свое времяпрепровождение.

4. Какова цель №1, которую вы должны достигнуть на этой неделе? – Все остальное вторично, и должно рассматриваться именно так. Однако не стоит вовсе забывать о вторичных задачах.

5. Что вы можете сделать прямо сейчас, чтобы следующая неделя была менее напряженной? – Отметьте напоминания в вашем календаре: сходить за продуктами, заняться стиркой, заправить автомобиль. Таким образом вы организуете себя.

6. Что из того, с чем вы боролись в прошлом, может затронуть наступающая неделя? – Идея состоит в том, чтобы извлечь опыт из этой борьбы и лучше подготовить себя к подобным ситуациям в будущем.

7. На что вы потратили время впустую на прошлой неделе? – Постарайтесь избежать этого в будущем. Ограничьте себя от того, что вас отвлекает.

8. Несете ли вы с собой в следующую неделю какой-либо лишний багаж? – Будь то физический беспорядок или психологический, его надо ликвидировать. Устраните все лишнее, таким образом вы внесете ясность.

9. Что из того, что вы избегаете, необходимо сделать? – Начертите табличку, где напротив каждой вашей задачи будет указано время, которое вы планируете на нее потратить. Утро понедельника начните с выполнения тех задач, которые занимают 2 минуты и меньше.

10. Какие возможности лежат на поверхности? – Если они все еще доступны, и вы хотите их заполучить, составьте план, как сделать это на предстоящей неделе.

11. Есть ли кто-нибудь, с кем вы хотите поговорить? – Регулярное общение может разрешить конфликт прежде, чем произойдет его кульминация. Поддерживайте отношения с людьми, окружающими вас.

12. Есть ли кто-нибудь, кому вы должны сказать: “Большое спасибо”? – Каждую неделю уделяйте время на то, чтобы отблагодарить людей, которые помогли вам. Ваш жест не останется незамеченным.

13. Есть ли кто-нибудь, кому вы хотите помочь? – Самый верный способ получить то, что вы хотите, состоит в том, чтобы помочь другим получить то, что они хотят. Люди помнят добро и, когда помощь понадобится вам, они с радостью предоставят вам ее.

14. Каковы ваши главные 3 цели на ближайшие 3 года? – Вы никогда не добьетесь успеха в жизни, если вы не установите для себя реальные цели.

15. Какое из ваших недавних действий продвинуло вас ближе к вашей цели? – Если вы не можете вспомнить таковое, пора что-то менять.

16. Каков ваш следующий шаг для достижения цели? – Знание каждого шага - ключ к выполнению целого.

17. Чего вы с нетерпением ждете от наступающей недели? – Ответ может послужить вам мотивацией. Если вы не можете ответить на этот вопрос, наметьте себе то, чего вы будете ждать.

18. Каковы ваши страхи? – Сознательно обращайтесь к вашим страхам каждую неделю и постепенно работайте над избавлением от них.

19. За что вы наиболее благодарны? – Это хороший способ смотреть на вещи в перспективе, и ничего не терять из виду.

20. Если бы следующая неделя была последней в вашей жизни, как бы вы провели её? – Жизнь коротка. Проводите с близкими людьми больше времени.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Изучение и формирование навыков работы с модульным кассетным бизнес-органайзером - это только прикладной фрагмент образовательной области "Тайм-менеджмент". Потом можно будет изучить дополнительно некоторые теоретические аспекты:

Модуль 1: «Стратегическое целеполагание"

1. Ваше предназначение и миссия. Ваши мечты в различных областях жизни

2. От мечты к глобальной цели. Список Ваших глобальных целей.

3. Стратегическое целеполагание. Хорошо сформулированный результат (ХСР). Образ цели по методу АСТРА.

4. Последствия результатов достижения стратегической цели

5. Системный анализ факторов влияния на процесс достижения цели

6. Убеждения и результаты. Психологические аспекты стратегического целеполагания