Технология работы с заявками

Технологический цикл работы с заявками начинается в период получения предварительного заказа, далее регистрация заказа, потом следует составить письмо ответ и отправить его потребителю.

В гостиничном предприятии «Визави», в течение двух часов с момента получения заявки на бронирование подтверждают гостю бронирование либо в удовлетворении заявки отказывает.

В случае подтверждения заявки на бронирование гостиница направляет гостю сообщение о подтверждении бронирования. В случае отказа гостиница направляет гостю сообщение об отказе в подтверждении бронирования.Указанные сообщения направляются гостю по факсу или с помощью электронной почты.

Гостиница подтверждает гостю заявку на бронирование только при наличии свободных номеров запрашиваемой категории в Гостинице.

Бронирование

Централизованное резервирование. Глобальная сеть бронирования разработана и принадлежит крупным компаниям. Такие компании имеют собственные системы бронирования, которые занимаются не только бронированием номеров или мест в отеле, но и продажей туристических путевок, авиабилетов, прокатом автомобилей и др. Наиболее крупными системами бронирования являются: Galileo/Apollo (United Airlines, British Airlines), Sabre (American Airlines), Amadeus (Lufthansa, Air France), Worldspan (Delta Airlines, Northwest Airlines), Sirena, Edelweiss, Fidelio. Бронирования часто переходят из одной гостиницы в другую через автоматизированную сеть бронирования. Если одна гостиница полностью забронирована, то после уведомления заказчика это бронирование может быть переведено в другую гостиницу этой же цепочки, находящейся в этой же географической местности. Такая система бронирования значительно повышает загрузку не только в данной гостинице, но и остальных гостиницах цепи. В целом выигрывает вся цепь.

Неприсоединенная система бронирования соединяет независимые гостиницы, т. е. не принадлежащие какой-либо гостиничной цепи. Наиболее крупные гостиницы заключают контракты с двумя или более Центрами систем бронирования. Гостиница, имеющая неприсоединненую систему бронирования, может получать информацию о бронировании из Глобальной сети бронирования. Для этой цепи создаются объединяющие системы, позволяющие осуществлять информационный выход в Глобальную сеть бронирования и в Интернет-бронирование. Поэтому неприсоединенная система бронирования позволяет использовать многие преимущества присоединенных систем бронирования.

Интернет-бронирование. На современном рынке гостиничных услуг Интернет-бронирование наиболее распространенный и перспективный способ бронирования гостиничных номеров. Интернет предоставляет клиенту возможность самостоятельно выбирать гостиницу, получить информацию о стоимости номера, услугах гостиницы, увидеть выбранный им номер и т. п. При работе Интернетом клиент может задавать наиболее подходящие для него параметры поиска гостиницы. Гостиницы в системе Интернета имеют не только возможность рекламировать свои услуги, но и поддерживать связь со своими постоянными клиентами через электронную почту, предлагая им всевозможные скидки и разнообразные льготы.

В отеле «Визави» существует следующий порядок работы порядок работы в Интернет-бронировании:

1. Клиент заходит на сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования;

2. Далее он находит себе гостиницу по вкусу и, убедившись в наличии свободных номеров и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ в систему по e-mail;

3. Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания;

4. После получения соответствующих гарантий от клиента агент дает окончательное подтверждение брони;

5. Копия окончательного подтверждения отправляется в гостиницу;

6. Затем информация о бронировании заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда у агента.

В случае, когда гостиница содержит свою собственную страницу в Интернете, реакция на поступающие заявки является функцией службы резервирования самой гостиницы.

При этом процедура взаимодействия выглядит следующим образом:

1. клиент заходит на сайт системы Интернет-бронирования и знакомится с правилами бронирования.

2. далее он находит себе гостиницу по вкусу и, убедившись в наличии свободных номеров и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ прямо в гостиницу по e-mail.

3. АСУ гостиницы автоматически обрабатывает заказ и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а имя потенциального клиента заносится в лист ожидания.

4. после получения соответствующих гарантий от клиента гостиница дает окончательное подтверждение о бронировании номера или места.

5. информация о бронировании заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда на Интернет-странице. Заявки, размещенные на сайте отеля снимаются группой бронирования ежечасно и имеют первоочередной приоритет при бронировании.

Если в гостинице 100% загрузка, то в день заезда, до 12:00 администратор контролирует все негарантированные брони, обзванивая всех гостей на подтверждение бронирования, таким образом, гостиница избегает сверх бронирования. В первую очередь, при 100% загрузке, номера предоставляются гостям с гарантированным бронированием. При загрузке 50% соответственно ждут всех гостей