Унификация и стандартизация управленческих документов

Основные понятия.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Организация делопроизводства делится на две части:

• документирование;

• организация работы с документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправления.

Документ и его функции.

 

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Общие:

· Информационная ф-ция

· Функция закрепления

· Социальная

· Культурная

· Коммуникативная функция

Специальные:

· Управленческая

· Правовая

· Учета

· Исторического источника ф-ция

Способы документирования.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

2. Техническое документирование.

3. Фотокино-видеодокументирование.

4. Электронное документирование.

5. Документ на машинном носители

Свойства документа

Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

· Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

· Оригинальность документа - по внешнему виду могут быть: беловичками-это это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Черновик – это документ в предварительной редакции.

· Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

· Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Юридическая сила- должна содержать точный текст подлинника, расшифровка печати, подписи должностных лиц. Должно быть свидетельство юрид.силы о подлинности документа.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов - заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов