Прохождение внутренних документов

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

1) составление проекта документа;

2) его изготовление;

3) визирование проекта документа;

4) подписание;

5) регистрация;

6) размножение и доставка приказа исполнителям;

7) контроль за исполнением;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Регистрация и учёт документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска.

Документы регистрируются в организации один раз: поступаю

щие — в день поступления создаваемые — в день подписания или

утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного

подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Организация контроля за исполнением документов

Регистрации документа - это одновременно и начальный этап контроля за его выполнением.

Основная цель контроля - обеспечения выполнения тех документов, которые по поручению руководителя взяты на контроль

Контроль обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов Ответственность за это несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, решении, указанию т.п.)

Сроки исполнения документов рассчитываются в календарных днях с даты подписания или утверждения.

Документ считается исполненным только если поставленные в нем вопросы решены.

Общие требования к оформлению документов

Особенности официально-делового стиля документов

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка

Структура и композиция документа

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

Реквизиты документов

1. Государственный герб РБ..

2. Эмблема или товарный знак.

3. Код организации..

4. Код документа. 5. Название организации.

7. Название структурного подразделения.

8. Название документа.. 9. Дата.

10. Регистрационный индекс.. 11. Место издания. 12. Почтовый адрес.