Информационно-справочные

Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:

• письма;
• докладные (служебные) и объяснительные записки;
• сводки;
• справки;
• акты;
• телеграммы и телефонограммы.

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

29.Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)

Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части указываются установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены. Акт подписывает председатель и члены комиссии.

30 Протокол — организационно-распорядительный документ,

фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на

собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных

органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех слу-

чаях, когда заседание стенографируется или производится запись на

магнитную ленту, протокол может составляться после их рас-

шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально

назначенное лицо.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его

формуляр входят следующие реквизиты:

- наименование ведомства, наименование организации

(структурного подразделения);

- вид документа (протокол);

- дата заседания;

- номер;

- место заседания;

- гриф утверждения (в случае, когда протоколятся вопросы, 21

вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, подлежащего

утверждению);

- заголовок;

- текст;

- подписи.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях

протоколы делятся на полные и краткие.

31 Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации

Правила оформления

Бланк официального письма

представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским

способом постоянными элементами.

Для официального письма рекомендуется следующий состав

реквизитов:

1) Государственный герб РФ;

2) код организации по ОКПО, если он есть (для

внутрироссийской переписки);

3) наименование организации (полное или сокращенное);

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего до-

кумента (при письмах-ответах);

8) адресат;

9) заголовок: к тексту;

10) текст;

11) подпись;

12) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон

исполнителя.

Виды писем.

Служебные письма

Инициативные письма

Исходящие письма письма-ответы

34. Справка — это документ, содержащий описание и подтверж- дение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

35 Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграф- ной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, 24 фамилия получателя. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания.

36 Докладная записка — документ, адресованный руководителю энного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

37.Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа