Управление рабочими листами

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг за другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов (см. рис. 1.1), расположенные в порядке возрастания номеров: Лист 1, Лист 2 и т. д. Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Лист 2.

Добавление рабочих листов

Директивы добавления расположены в меню Добавить при нажатии на нижней линейке правой кнопкой мыши. Новый лист всегда помещается перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название «Лист» с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц.

Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются, начиная с Диаграмма 1 и т. д. Для удаления рабочего листа нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

Перемещение рабочих листов

Установить указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню. С помощью директивы Переместить/скопировать открыть диалоговое окно с тем же названием и указать в нем новую позицию переставляемого листа. Закрыть окно щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Создать копию, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например Лист 1(2).

Переименование рабочих листов

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором имеется директива Переименовать. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. При задании имен рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные скобки «[ ]»; двоеточие «:»; правая косая черта «/»; левая косая черта «\».

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Ширина столбца следует указать число 10. Директива Автоподбор ширины автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым. Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши: нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов – указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

Построение таблиц

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой EXCEL в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта. В программе EXCEL имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек

Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются) автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол). Чтобы отменить маркировку области, можно просто щелкнуть по немаркированной ячейке. Для маркирования нескольких ячеек с помощью клавиатуры необходимо установить указатель ячеек в начальную ячейку области, а затем, удерживая клавишу Shift нажатой, распространить маркировку на всю область с помощью клавиш управления курсором.

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру (адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить манипулятор в нужную позицию.

Отмена операций

Действие, которое выполнено последним, можно отменить директивой Отменить из меню Правка или комбинацией клавиш Ctrl–Z. Операцию отмены можно также выполнить, щелкнув мышью по пиктограмме на панели управления. Предыдущее действие можно повторить – для этого служит директива Повторить из меню Правка. Для повторения последнего действия можно также нажать клавишу F4 или щелкнуть по пиктограмме на панели управления.

Копирование данных

Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать директиву Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое маркированной области появится в новом месте. Если область, в которую нужно поместить копию, тоже маркирована, то размеры обеих групп должны быть одинаковыми, в противном случае будет выдано сообщение об ошибке. В контекстном меню правой кнопки мыши также есть директива копирования.

Для копирования можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl–C или пиктограмму на панели управления. Если нужно удалить содержимое группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует использовать директиву Вырезать из меню Правка. На панели управления этой директиве соответствует пиктограмма (ножницы), а на клавиатуре – комбинация клавиш Ctrl–X.

Удаление данных

Сначала нужно промаркировать группу ячеек, содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним из способов удаления данных. Для этого в меню Правка есть подменю Очистить, которое содержит следующие четыре директивы:

· Все – удаляет содержимое и отменяет формат ячейки;

· Форматы – отменяет только формат ячейки;

· Содержимое – удаляет только содержимое ячейки;

· Примечание – удаляет только комментарии к ячейке.

Директива удаления есть также в меню правой кнопки мыши. С помощью этой директивы можно удалить только содержимое ячеек. Тот же результат достигается просто нажатием клавиши Del. Если Вы случайно удалили нужную информацию, то воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl–Z, которая отменит директиву удаления.

Форматирование чисел

В первую очередь нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат ячеек, либо вызвать директиву Ячейки из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Числовые форматы приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Пиктограмма со знаком ($) доллара на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком (%) процент на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).

Выравнивание данных

Для выравнивания содержимого ячеек в программе EXCEL можно использовать либо директивы меню, либо пиктограммы на панели форматирования (4-я, 5-я, 6-я). Сначала надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее можно открыть контекстное меню правой кнопкой мыши и вызвать директиву Формат ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат ячеек. В верхнем поле этого окна выберите опцию Выравнивание.

После этого в поле По горизонтали можно выбрать одну из селекторных кнопок выравнивания: по левому краю Left, по центру Center и по правому краю Right. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, а числа по правому.

Проще всего выравнивать данные непосредственно с помощью пиктограмм на панели форматирования. Тогда нужно промаркировать соответствующие ячейки и выполнить щелчок по нужной пиктограмме.

Если щелкнуть Отображение переносить по словам и Автоподбор ширины, данные в ячейке будут умещаться по ширине ячейки и раздвигать высоту ячейки автоматически. Также можно выбрать Ориентацию направления отображения данных в ячейке.

Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа EXCEL могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: «сложение» (+); «вычитание» (–); «умножение» (*); «деление» (/).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный «Менеджер формул» помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Ввод формул

Программа EXCEL интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А 1 таблицы находится число 100, а в ячейке В 1 – число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С 1, в ячейку С 1 следует ввести соответствующую формулу (= А 1 /В 1) и нажать Enter. Ввод формул можно существенно упростить. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Сложные формулы

Применение сложных формул продемонстрируем на примере (рис. 1.2).

В столбце B приведенной таблицы указано время, затраченное на выполнение работы, в столбце C – стоимость одного часа работы, а в столбце D – промежуточная сумма, которую надо заплатить за эту работу. В ячейке D 5 нужно вычислить общую стоимость всех работ. Для этого туда надо записать формулу

= D 2 + D 3 + D 4.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей можно использовать функцию суммы SUM(), тогда формула будет выглядеть следующим образом:

= Sum(D 2 :D 4 ).

A	B	C	D
Работа	Время, ч.	Цена, р.	Сумма, р.
Настройка клавиатуры
Обслуживание машин
Подготовка формуляров
Сумма