Редактирование формул

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок мышью по этой ячейке. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна сама формула, а не результат ее вычисления.

Информационные связи

В программе EXCEL довольно легко ввести ссылку на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Построение и оформление диаграмм

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или поместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе EXCEL. Построение диаграммы с его помощью выполняется в несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова «Конструктора диаграмм».

Построение диаграмм

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование.

Вызовите Конструктор диаграмм (ChartWizard), щелкнув на основной панели по пиктограмме.

«Конструктор диаграмм» будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы «Конструктор». Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамку из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. После чего «Конструктор» открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов. Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Следующий и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге «Конструктор» предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т. е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключение щелкните по командной кнопке Готово, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

Актуализация диаграмм

Если вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, то программа EXCEL автоматически модифицирует диаграмму. Если же вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Поставьте указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее на диаграмму. Как только вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта техника получила в корпорации Microsoft название Drag & Drop или Drag & Plot.

Функции

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа EXCEL предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

Конструктор функций

Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно «Конструктора».

В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом – функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции All в поле категорий. Щелкните мышью по названию нужной вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с «Конструктором». Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке Следующий. На втором шаге в диалоговом окне «Конструктора» указываются аргументы функции. «Конструктор» различает обязательные аргументы (которые должны учитываться обязательно) и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна «Конструктора».

При работе с «Конструктором» всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Back, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, то в правом углу поля Результат появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Готово, чтобы закрыть окно Конструктор функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

 

Вычисление суммы

Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения.

В наборной строке появится знак равенства и слово SUM, за ним в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если EXCEL «угадала» правильно, щелкните по пиктограмме с галочкой. В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

Комбинирование функций

Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора функций. Далее активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры знак арифметической операции, которая связывает функции. Для ввода второй функции также запустите Конструктор функций непосредственно из наборной строки (пиктограмма со значком fx). Так можно связать друг с другом произвольное число функций. Функции могут связываться оператором композиции, когда одна (внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции. Для образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и промаркируйте ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть вставлена внутренняя функция. После этого запустите Конструктор функций и выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой внутренней функции, если вложений несколько. Следует помнить, что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные ячейки, группы ячеек и другие функции.

Функция «ЕСЛИ».

Иногда бывает что необходимо выполнить одну задачу, а при несоблюдении этих условий – другую. Такие указания программе можно сообщить с помощью функции ЕСЛИ.

Функция «ЕСЛИ» проверяет числовое значение ячейки и выполняет определенное действие, если проверка дает положительный результат (истина – true), и другое действие, если результат отрицателен (ложь – false).

Функции «ЕСЛИ » требуется три аргумента:

· проверяемое выражение;

· действие, выполняемое, если результат проверки – истина;

· действие, выполняемое, если результат проверки – ложь.

Эти аргументы последовательно вводятся в круглых скобках и разделяются точкой с запятой.