Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Служебной ко­мандировкой признается поездка работника по распоряжению нани­мателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Все вопросы, связанные с направлением работников в служебные командировки за пределы Республики Беларусь, регулируются Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министер­ства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 г. № 115 (далее — Инструкция № 115).

Направление работника в служебную командировку за границу осуществляется на основании приказа, подписанного руководителем организации. Если организацией получено приглашение от иностран­ного партнера, направление работника в командировку производится в соответствии с приказом и данным приглашением, которые явля­ются документальным основанием для расчета валютных средств командированному работнику. Наниматель обязан обеспечить пере­вод приглашения с иностранного языка на белорусский или русский языки.

Порядок направления в служебную командировку за границу ру­ководителя организации определяется учредительными документами. Так, если такое право дано непосредственно руководителю, в коман­дировку он направляет себя сам.

Для оформления поездки за границу в другие государства коман­дировочное удостоверение не выписывается, так как фактическое время пребывания в командировке фиксируется отметками в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. Для подтверждения командировки в Российскую Федерацию может быть выписано командировочное удостоверение.

При направлении работников в командировку руководитель уста­навливает техническое задание на командировку, в котором указыва­ются: цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм. Техническое задание подписывается руководителем и командируемым работником. Кроме того, руководитель определяет форму письменного отчета, который представляется работником в 10-дневный срок со дня прибытия из командировки.

За работниками, направляемыми в краткосрочные командировки за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка.

При служебных командировках за границу наниматель обязан вы­дать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы:

на проезд к месту служебной командировки и обратно;

по проживанию вне места постоянного жительства (суточные);

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником расходы с разрешения нанима­теля.

Расходы на проезд автомобильным транспортом возмещаются исходя из стоимости билета пассажирского транспорта (кроме такси). Возмещение расходов на про­езд производится в случае представления документов в оригинале.

Нанимателем также возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования на вокзал (аэропорт, пристань), если они нахо­дятся за пределами населенного пункта. Транспортные расходы в пре­делах места командирования работнику не оплачиваются. Расходы на провоз багажа возмещаются в случае выполнения служебного поруче­ния по его провозу.

Расходы по проезду возмещаются при обязательном представле­нии работником подтверждающих документов в оригинале (проезд­ные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд). В исключительных случаях при от сутствии у работника распечатанного электронного билета и (или) уте­ре посадочного талона по решению руководителя работнику может быть возмещена стоимость билета на основании официального ответа авиакомпании-перевозчика.

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Бела­русь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные вы­плачиваются в белорусских рублях по нормам, предусмотренным дей­ствующим законодательством, при оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь. Днем отъезда принято считать день отправления (выезда) пассажирского транспортного средства, а днем прибытия — день прибытия независимо от времени пересечения госу­дарственной границы Республики Беларусь.

Для работников, направленных в командировку на легковом авто­мобиле, водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, а также лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда и днем прибытия считаются дни пересечения бело­русской границы.

Если во время проезда в страну командирования произошла вре­менная остановка для выполнения служебного поручения или по дру­гим, не зависящим от работника, причинам на территории другого го­сударства продолжительностью 12 и более часов (по расписанию с мо­мента прибытия транспорта в пункт временной остановки), то выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится по нормам, установленным для страны, в которой работник находится проездом. Такой порядок выплаты суточных не применяется в отноше­нии водителей, осуществляющих международные автомобильные пере­возки, и лиц, командированных вместе с ними, — им суточные выпла­чиваются по нормам, утвержденным для страны командирования.

При выезде в командировку и возвращении назад в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные пе­ревозки грузов, работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, оплачиваются расходы по прожива­нию вне места постоянного жительства в размере не менее 40% от ус­тановленных норм. Наниматель не имеет права устанавливать норму возмещения суточных ниже.

Согласно Инструкции № 115, если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению работника питанием, транспортом и ино­странной валютой на личные расходы, то организация, направляющая работника в командировку, суточные не выплачивает. За время нахож­дения в пути суточные выплачиваются в установленном порядке. Если принимающая сторона берет на себя расходы по питанию, но не обес­печивает транспортом и не выплачивает иностранную валюту на лич­ные расходы, суточные выплачиваются в размере 30%, при выплате наличной иностранной валюты — 15% от нормы, установленной для страны командирования. Работникам, не обеспечиваемым питанием, суточные выплачиваются в полном объеме. Если принимающая сторо­на берет на себя расходы по обеспечению одноразовым питанием, су­точные выплачиваются в размере 70%, двухразовым — 30% от нормы. Оплата взносов для участия в международных мероприятиях произво­дится нанимателем на основе подтверждающих документов независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения.

Размеры возмещения расходов за проживание вне постоянного места жительства, по найму жилого помещения установлены постанов­лением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. № 7 (с изменениями и дополнениями).

Организации негосударственной формы собственности могут про­изводить возмещение суточных расходов и расходов по найму жилого помещения сверх установленных норм в соответствии с положением о командировании работников данной организации, утвержденным ее высшим органом управления. Однако для целей налогообложения за­траты на командировки принимаются в пределах, установленных за­конодательством.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится при представлении документов в оригинале. При отсутствии подтвер­ждающих документов возмещение расходов производится в размере 5— 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный раз­мер возмещения определяется нанимателем в локальных нормативных актах. Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом суточ­ные возмещаются в полном размере в соответствии с законодательством.

При командировании работников в государства — участники СНГ возмещение расходов по бронированию мест в гостиницах и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах прогшо-дится сверх установленных норм расходов по найму жилого помеще­ния на основании подтверждающих документов.

Кроме того, командированным работникам выдаются авансы на:

приобретение ГСМ;

плату за стоянку;

страхование автотранспорта и гражданской ответственности пе­ревозчика;

оплату дорожных, таможенных сборов за границей;

оплату вынужденного мелкого ремонта.

Другие расходы, связанные с поездкой на автотранспорте (оплата разрешений на проезд по территории иностранного государства, ветери­нарный и фитосанитарный контроль, мойка автотранспортных средств, услуги по приграничной обработке автотранспортных средств на объ­ектах приграничного сервиса, конвоирование грузов, экологические налоги и сборы, факсимильная связь, эвакуация транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и другие расходы, свя­занные с выполнением международных автомобильных перевозок), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждаю­щих документов.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отража­ются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лица­ми», остаток которого показывает состояние расчетов с подотчетными лицами: дебетовый остаток — сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией, кредитовый остаток — сумму задолженности ор­ганизации перед подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведут по каждой сумме, выдан­ной под отчет.

В учете выдача авансов на служебные командировки отражается следующим образом:

Содержание операции операции

Корреспонденция счетов

Дебет Кредит

Выданы авансы в валюте в подотчет по курсу Националь- 71 50, 52

ного банка Республики Беларусь на дату выдачи_______________________________________

Работник организации представляет авансовый отчет о произве­денных расходах в иностранной валюте по курсу Национального бан­ка Республики Беларусь на день составления авансового отчета, но не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, ис­ключая день прибытия.

При использовании корпоративной либо личной карточки работ­ник предъявляет отчет об израсходованных суммах иностранной ва­люты не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия. В случае использования кор­поративной или личной карточки исключительно для получения на­личной иностранной валюты работник предъявляет отчет не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, под­тверждающие произведенные расходы. Первичные учетные докумен­ты, составленные на иностранных языках, должны иметь подстроч­ный перевод или перевод на отдельных листах. Производить подстроч­ный перевод может как работник организации, так и сторонняя орга­низация.

Списание задолженности с подотчетного лица оформляется сле­дующими записями

Утвержден авансовый отчет по командировке в пределах 20, 26, 44 71

установленных норм по курсу Национального банка Республики

Беларусь на дату составления авансового отчета

Возвращен в кассу остаток неиспользованных средств
Отражена курсовая разница по дебиторской задолженно­сти подотчетных лиц: при росте валютного курса при снижении валютного курса
Отражена курсовая разница по кредиторской задолженно­сти по расчетам с подотчетными лицами: при росте валютного курса при снижении валютного курса

Выдача денег из кассы оформляется записью 71 50