Письмо-предложение (offer)

Example

Письмо-запрос (inquiry)

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

ü получить подробную информацию о товарах (goods);

ü узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);

ü уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

ü получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);

ü получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

ü получить каталоги (catalogues) и образцы товаров (samples of goods) и т.п.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа. В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компанию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей компании.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

Строго придерживаться данной последовательности совсем не обязательно. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Dear Sirs,

We have seen your advertisement in the Metal Worker Journal, and would be grateful if you kindly send us the details of your aluminium fittings.

Would you kindly quote your prices c.i.f. Southampton and terms of delivery (terms of payment, etc.) for the items listed on the enclosed enquiry form. Will you please inform us about the details of discounts for regular purchases and large orders.

Our annual requirements for metal fittings are considerable, and we may be able to place regular orders with you if your prices are competitive and your deliveries are prompt. We look forward to receiving your quotation.

Yours faithfully,

Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.

Структура письма-предложения:

1. Повод написания.

2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.

3. Дополнительные предложения.

4. Выражение надежды на заказ.

Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).

Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.