Применение фильтра

После этого следует задать образцы поиска и замены, установить параметры поиска и щелкнуть по нужной кнопке Найти далее, Заменить или Заменить все.

Чаще всего запросы в базу данных создаются с использованием фильтров.

Фильтр в MS Access представляет собой набор условий накладываемых на различные поля одной и той же таблицы. Из этого следует, что фильтр может связываться только с одной таблицей. Проще говоря, позволяет из всей, имеющейся в таблице, информации показывать ту, которая будет оговорена в запросе. Например, в таблице Студенты содержится информация о студентах потока ЭАПУ07 (фамилии, дисциплины, экзаменационные оценки и др.). Если необходимо выбрать информацию о том, какие студенты, с какой группы получили по «Информатике» экзаменационные оценки 4 и 5 за первый семестр, то следует сформулировать запрос, в котором необходимо указать какие следует отобразить поля и какие значения полей. Для рассматриваемого примера, очевидно, что необходимо отображать поля

– Фамилия, Имя, Отчество студента,

– группа,

– дисциплина,

– семестр,

– оценка >= 4.

Следствием этих действий будет сформирован запрос, в котором будут представлены фамилии студентов и их группы, получивших по «Информатике» в первом семестре оценки 4 и 5. То есть из всех записей будут отфильтрованы только те поля, которые содержать интересуемую информацию, остальная информация будет проигнорирована.

Для установки фильтра необходимо выполнить следующие действия:

– известными приемами открыть нужную таблицу или связанную с нею форму,

– щелкнуть по кнопке Изменить фильтр на инструментальной панели или выполнить команды главного меню Фильтр – Изменить фильтр.

В результате этих действий откроется пустая таблица, в полях которой следует установить необходимые значения. Пример такой таблицы приведен на рис. 23.1.

Рис.23.1. Форма таблицы для установки фильтра.

Фильтр показывает, по какому признаку следует осуществлять отбор информации. Щелчок по полю активизирует его и выводит какое–либо значение этого поля. Если оно не устраивает, то можно с помощью кнопки, изображаемой в правой части активизированной ячейки, выбрать необходимое значение поля из числа возможных значений. В полях Оценка и Получение стипендии установить критерий отбора.

После установки всех параметров фильтра необходимо:

– щелкнуть по кнопке Применение фильтра на панели инструментов или выполнить команды Фильтр – Применить фильтр.

В результате этих действий на экране отобразится таблица записей в соответствии с условиями фильтра.

Чтобы снять фильтр, необходимо:

– щелкнуть вторично по кнопке установки фильтра, которая к этому моменту будет уже иметь название Удалить фильтр или выполнить команды Фильтр – Удалить фильтр.

Установленный фильтр можно сохранить для дальнейшего использования. Это делается стандартными способами.