Режим автоотчета

Создание отчетов

Создание отчетов в MS Access. Презентация

Лекция 24

Модификация запроса

Выполнение запроса

Для выполнения только – что, созданного в режиме конструктора, запроса следует:

– щелкнуть по кнопке! Запуск основного меню базы данных или выполнить команды меню Запрос – Запуск.

Для выполнения ранее созданного и сохраненного в базе данных запроса следует:

– щелкнуть по пункту Запросы меню базы данных,

– щелкнуть по кнопке Открыть панели инструментов базы данных

Для изменения ранее созданного запроса следует:

– щелкнуть по объекту Запросы окна База данных,

– щелкнуть по строке с названием запроса этого окна,

– щелкнуть по кнопке Конструктор панели инструментов окна,

– в открывшемся окне внести необходимые изменения в бланк запроса.

Если в запрос необходимо добавить поля из таблицы, которая отсутствует в бланке запроса, то необходимо:

– щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу или

– выполнить команды Запрос – Отобразить таблицу,

– дважды щелкнуть по названию недостающей таблицы в раскрывшемся окне Добавление таблицы,

– щелкнуть по кнопке Закрыть.

Удаление ненужного поля производится с помощью клавиши Del.

В MS Access предусмотрено создание такого объекта как отчет.

Отчет – это наглядная форма представления информации в печатном виде. Проще говоря, это документ для печати. Структура отчета, созданного средствами MS Access, предусматривает:

– заголовок,

– основную (информационную) часть,

– верхний и нижний колонтитулы.

В отчетах предусматривается возможность сортировки записей и их группировки по различным признакам. Кроме этого разработчику предоставляются необходимые средства для предания отчету нужного вида.

Отчеты могут быть связаны с одной или несколькими таблицами, запросами. В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Элементы оформления отчета (заголовки, даты, номера страниц, поясняющие надписи, разделительные линии) сохраняются в макете отчета.

Предусмотрены три способа создания отчетов:

– в режиме автоотчета,

– с помощью мастера отчетов,

– в режиме конструктора.

Автоотчет – это самый простой, но мощный инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, как одним из объектов базы данных.

Создание отчета в режиме автоотчета происходит на основе только одной таблицы или одного запроса. Возможность выбора полей не предусмотрена. В автоотчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя автоотчет работает только с одной таблицей, но на основании хорошо продуманного многотабличного запроса, он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.

Для создания отчета необходимо:

– щелкнуть в окне База данных по объекту Отчет,

– щелкнуть по кнопке Создать панели инструментов окна База данных,

– в окне Новый отчет выбрать строку Автоотчет в столбец или ленточный,

– в окне Новый отчет выбрать таблицу или запрос, данные из которых должны помещяться в отчете,

– щелкнуть по кнопке ОК этого окна.

После этого будет представлен отчет в режиме предварительного просмотра.

Если результаты отчета устраивают, то его следует сохранить с помощью команд Файл – Сохранить.

Если же возникнет потребность внести в отчет некоторые изменения, то следует щелкнуть по кнопке Закрыть. Это приведет к переключению в режим конструктора для модификации, созданного отчета.